改進高校教學檔案類目劃分的建議

紀玲

【摘 要】本文在對高校教學檔案類目劃分的原則與要求的基礎上，提出了改進高校教學檔案類目劃分的建議，分別對教學檔案類目代號與檔號的模式、對綜合性文件的分類、教學檔案教育層次的分類進行改進。

【關鍵詞】高校教學檔案；類目劃分；改進建議；

【中圖分類號】G275 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672-5158（2013）03-0349-01

0 前言

近一些年來，如何對高等院校的教學檔案進行正確、科學的分類一直是高校檔案管理研究領域的熱點之一。這一問題之所以能夠引起高校檔案工作者的極大關注，是因為教學檔案作為教學實踐過程中的原始記錄，它可以真實、完整地記錄教學活動的過程，并通過它可以完整、系統地反映教學活動的規律與特征，從而具有極其重要的價值。

1 高校教學檔案類目劃分的原則與要求

如果將檔案作為人類認識世界的關鍵工具，那么教學檔案則可以反映教學活動中人的認識與實踐活動的特點。教學檔案在教學評價、教學改革、課程改革與、重點學科建設上面，起著憑證、借鑒、參考和總結的作用。

1.1 高校教學檔案劃分的原則

高校教學檔案的類目劃分準側，是指導相關工作人員進行科學正確劃分檔案類目的工作準側。根據高校教學檔案形成的獨特規律和特征，本文認為教學檔案的劃分應該遵循實踐性原則、職能性原則、來源性原則與適用性原則。

1.1.1 實踐性原則

由于高校教學檔案是人們從事教學管理、教學過程、教學研究等活動中形成的具有存儲價值的，并按照檔案歸檔要求保存起來的文件材料。所以，在進行高校教學檔案類目劃分應該從教學檔案的實際應用出發，并將教學實踐中的要求作為類目劃分的最終服務對楊，也就是說在進行高校教學檔案類目劃分時應該考慮最終劃分的結果可以指導組織館藏、排列檔案、編制檔案目錄與檔案統計活動等等。

1.1.2 職能性原則

隨著教育改革的不斷進行與深化，我國高等教育已經從原來的全日制本科教育的辦學模式向多層級、多形式的辦學體系進行轉化。為了適應高校教學改革的發展，我國高校內部的教學行政管理機構也要進行改革，從而出現了新的職能分工，一般在高校中，除了原有的教務處之外，還設立了研究生處函授處、成人教育學院、繼續教育學院、教師培訓中心等新的教學管理機構。除了滿足現代高等教育的辦學與管理需求，我國的高校教學檔案類目劃分應該滿足現行教學教育機構的劃分的需要，并體現新的職能分工。

1.1.3 來源性原則

為了滿足上文所述的教育機構的分工與教學職能的分工，高校教學檔案材料的內容也應該有所區別。一般在原來的全日制本科生、專科生的教學檔案管理的基礎上，又有不同層次、不同形式的教學檔案，如研究生教育、成人教育、教師進修等。這些教學檔案來源于不同的管理機構與個人，為了保持統一教育機構教學檔案材料之間的聯系，應該按其來源進行類目劃分。

1.1.4 適用性原則

這一原則是指由于各個不同高校的教學規模與教學性質的不同，教育教學的職能分工與相機的機構設計也是不同的，所以說，高校教學檔案的類目劃分應該根據不同高校的教學檔案的實際應用。

1.2 高校教學檔案類目劃分的要求

高校教學檔案類目劃分的是否科學、是否滿足實際需求，將會對高校教育產生直接的影響。為此，對高校教學檔案類目劃分應滿概括性和具體性的統一、穩定性和發展性的統一與規范性與靈活性的統一的要求。

概括性和具體性統一要求某一教學檔案類目對其上層類目，要有獨立或特殊的具體內容；對于這一類目的同層次類目，必須相互區別；對于這一類目的下一層類目，則需要有意義明確的概括性，能夠包容其下一層類列。這一要求說明，在劃分類目的時候要注意與上層類目與下層類目，同層類目間的關系，嚴格要求按照從總到分，從一般到具體的邏輯關系。

穩定性和發展性的統一是指在教學檔案類目不能經常變動，特別是主要類目或根類目要保持穩定，以免給整體的工作帶來影響。發展性要求高校教學檔案類目劃分不能完全固定，可以接收補充和休息的類目。

規范性與靈活性的統一要求性質相同的類目，應在明確同一的標準嚇死，進行統一的處理，要有章可循。而靈活性是在滿足規范性的條件下，使用一個特殊的方法，使校教學檔案類目劃分應試不同類型、不同性質的檔案管理要求。

2 改進高校教學檔案類目劃分的建議

根據上文所述，本文認為高校教學檔案類目劃分應該從以下幾個方面入手：改進教學檔案類目代號與檔號的模式、改進對綜合性文件的分類、改進教學檔案教育層次的分類。

教學檔案類目代號與檔號的模式是指，可以將學籍冊與學位評審的材料也根據機構設置的三級類目進行類目劃分。由于高校內部的教學管理機構基本上是按照教育層次設置，及哦啊夠與教育的層次并不矛盾。例如：研究生教育的管理機構可以與研究生院或研究生處想對于；全日制本、專科教育的管理機構也已與教務處與學生處相對應；而成人教育的管理機構應該對應于成人教育學院等等。

改進對綜合性文件的分類是將教學檔案的公務文件與文書檔案按照機構設計類目。采用時間-機構-保管期限的格式進行類目匪類。所以，可以將機構設為為三級類目，按大難的載體設置二級類目。并在二級類目設置中，將上級類目文件成為上級文件綜合；本級本件稱為本級文件綜合。這種分類方式可以將一個部門的公務文件全部分為兩大部分，易于部門的線管人員整理，而且對于計算機對同一機構的歸檔文件錄入的檢索也非常容易。

改進教學檔案教育層次的分類，主要是針對由于教學檔案的文件材料載體不同，不能直接使用《高等學校檔案實體分類法》中的二級類目設置。只能將二級類目代表教學管理環節，三級類目代表教育層次。這種分類方式是一種不便捷、非常繁瑣的分類方案，往往只有兩分文件也要設置一個卷。

參考文獻

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