檔案信息化資源管理中的問題分析

孔曉紅

【摘 要】在當代檔案信息化的過程中，只有完善了對于各類信息資源的智能化、科學化以及集約化管理后，才能更全面的提升現代化檔案管理工作的質量保證和實際效率。檔案信息化資源管理需要得到全社會的高度重視，特別是檔案館、各級黨政機關和信息服務單位應該根據現階段檔案管理工作的實際需要，增強對信息資源管理的分析，并不斷地完善管理方法和模式，這樣才能更快的促進檔案信息化管理的全面實現。

【關鍵詞】檔案信息 資源管理 管理措施

【中圖分類號】F812.8 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672-5158（2013）03-0350-01

1.前言

檔案的信息化管理指檔案的管理模式從面向以檔案實體的保管方式為重點， 轉變向以檔案實體數字化為主要形式來給社會提供服務作為重心的過程。在此轉變過程中需要實現檔案信息存儲、傳遞和接收提供利用的一體化過程；要實現提高檔案信息的共享率；要實現檔案信息的網絡化和數字化。社會信息化和經濟市場化，都要求檔案工作需用現代化的信息技術手段，科學的管理檔案信息資源，實現現代化信息的管理，已成為了檔案工作的新任務。

2.資源管理中經常出現的問題

2.1事物發展具有不平衡特性

檔案信息化建設也會出現事物發展的不平衡現象。這是因為不同的區域、部門和單位在經濟或社會等方面的人力和財力積累及其發展的起點不同，社會支撐的大環境和人們的主動性不一，所以致使檔案信息化規模建設、進程與效果出現差異。

2.2 檔案信息管理整體較弱

在檔案信息化安全保障體系建設、人才隊伍以及標準規范等方面，都存在現代信息化的一專多能復合型人才和專業技術性人才缺乏。人員的綜合素質、專業素質和隊伍的整體素質都有待提高；檔案信息化的規范和標準都需要完善；安全管理措施和安全技術措施也需要增強，因此看來，檔案的信息化建設任務十分艱巨。檔案的信息化，從根本上說，是指檔案館拓展的服務功能，以及對檔案信息化資源管理實行現代化的科學管理。這不僅需要運用科學的管理方法，還要合理的利用現代技術手段，二者缺一不可。

3.在檔案信息化管理的過程中，加強信息資源的管理是當代檔案事業發展的必由之路，同時，必須引起相關部門、單位以及工作人員的高度重視，這一舉措具有重要的意義。聯系現階段的國內檔案信息化中存在的問題和弊端， 加強檔案信息化資源管理的途徑主要表現在以下幾個方面：

3.1 加強相關部門和單位的聯合，實現信息資源共享

建立社會信息系統的中心和前提條件的內容之一是，創建聯合目錄，以便實行檔案信息資源的共享。創建聯合目錄要求需用統一的編排和著錄格式作為標準，聯系兩個或兩個以上圖書館、檔案館的館藏檔案目錄。實現信息資源共享后，能使圖書、檔案和情報等文獻的相關部門進行相互分享各自的信息資源， 還能使利用者方便地獲得更廣泛、更豐富的信息、知識和情報，從而實現文獻資源的互補， 防止出現不必要的浪費和重復現象，提高館藏資源的利用率，同時也有利于各類各級圖書館和檔案館館藏朝著專業化、系統化、有特色、有側重的方向迅速發展。

3.2 加強信息資源儲備

加強檔案信息資源的管理首要任務就是要緊緊地抓住檔案信息儲備情況，讓一切有開發價值的檔案信息細水長流般的進入到檔案信息資源的管理范疇，因為，只有經過組織管理的、具有開發價值且具有一定數量的信息才能構成信息資源，所以，在收集渠道上和在重視接收與歸檔等傳統渠道外，要讓檔案館要主動出擊，還要加對大非主渠道的收集。在收集形式上面要加強主動收集；在信息資源供給和信息資源儲備上，要保持一種良好的狀態；同時，還要對有關檔案信息進行監控和收集，這些都能充分體現到信息資源的可開采性和再生性。

3.3 充分利用網格技術，確保檔案信息資源安全

充分利用網格技術有利于全面共享并推動檔案信息資源的信息化進程，但它存在的安全性問題卻不容忽視。一個信息服務的過程中有多個程序間存在的通信機制是不一樣的，網格環境中的資源數量和用戶數量都很大并且動態可變， 信息資源可以支持不同的授權機制和認可，同時也可以屬于多個組織。正是因為這些特性的存在使得用戶對網格的安全要求提高， 它必須保證網絡和系統兩方面的安全能力。網格技術一般是通過網絡安全的基礎設施來保障計算網格環境的安全性。這種安全性基礎設施支持計算機網絡環境中各主體之間的安全通信， 避免數據泄漏或主體假冒， 支持在網格環境中單點登錄的用戶，包括多個地點和資源的信任轉移和信任委托等；支持跨虛擬組織的安全。

3.4 重視信息資源的利用與服務

檔案信息資源的管理工作，既包含對原始資料的整理、收集和保管的過程，還包含了以利用為中心信息作為開發的工作。開發檔案信息的資源是發展檔案工作的根本，是檔案信息資源的管理工作生命線。如果檔案信息資源不能有效地被開發利用，就稱之為死檔案。檔案信息管理工作者只有通過結合本單位的實際情況， 并積極、主動以及創造性地開發出檔案信息資源，才能更加適應社會發展的需要，才能滿足需求者對檔案信息不同層次的要求，所以，檔案信息的管理人員一定要切實的抓好對檔案信息化資源的開發與利用。

3.5 推動檔案產業全面發展

從信息資源的開發角度看，在現代這個信息化的社會中，信息檔案的管理人員不單純的只是檔案保管員，現在還是檔案信息財富的提供者和擁有者；檔案館也不再單純的是收藏機構，而且還是檔案信息的交流中心、聚集中心以及信息技術的用戶。在現在，面對經濟建設主戰場的主動出擊，檔案信息管理人員應在提供社會檔案信息服務的基礎上，努力創建檔案信息的服務產業，還要建立以檔案信息為主要內容的工作實體。對改革知識經濟時代的檔案館，改革方向應該是以創新作為方向，就是走信息化的發展道路，正確的樹立產業意識和服務意識。

4.結束語

在我國現代化新經濟建設的形勢下，加強檔案信息化管理具有重要意義，同時也對加快我國檔案事業的建設有著很大的影響。檔案信息的資源管理對電子文件形成部門、檔案部門都有著現實意義。檔案部門應在積極參與信息管理的同時，和法律界、技術部門等各界人士保持密切的配合，正確的樹立他們的檔案管理觀念及檔案法制觀念，并共同推進檔案信息化資源管理的網絡化、社會化、標準化發展。

參考文獻

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