組織機構代碼電子檔案的作用

李嵐

【摘 要】隨著組織機構代碼信息應用的不斷深入，組織機構代碼電子檔案已成為信息共享的橋梁，現就電子檔案的優缺點進行分析，并簡要分析組織機構代碼電子檔案的作用。

【關鍵詞】組織機構代碼 電子檔案 作用

【中圖分類號】G276 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672-5158（2013）03-0351-01

組織機構代碼是我國社會誠信的基石、信息共享的橋梁，是為了適應改革開放和建立社會主義市場經濟體制的客觀要求，是依法成立、注冊、登記的各類法人及其分支機構頒發唯一的、始終不變的代碼標識，對建立社會主義市場經濟體制和推動社會進步具有非常重要的意義。隨著電子政務、電子商務和社會誠信體系對信息需求的不斷增加，促使組織機構代碼工作迅速發展。組織機構代碼標識制度是以標準化的科學理論為指導建立起來的。建立這項制度至今，經過三個階段、二十年的發展，組織機構代碼已列入國家電子政務、電子商務和社會誠信體系建設等重大工程的統一規劃，解決部門各自的業務流與國家信息化管理需要的信息流不統一的問題。目前，組織機構代碼已在銀行、稅務、統計、公安、外匯管理、社會保障、海關、質檢、法院等二十多個領域得到廣泛應用。并逐漸在電子政務、電子商務、金卡工程和社會信用體系建設中發揮越來越重要的作用。

電子檔案是經數字電子計算機處理的檔案。電子檔案是用來區別于一些客觀存在的檔案實體，是將實體檔案信息以字節、比特方式表示并使之在計算機網絡上流動，只有引入正確的軟件，硬件與足夠的背景細節，這些字節與比特方可隨機定位到用戶所在的網絡終端，以可被理解的文字、數字元、圖像、圖表、符號等到顯示用戶所需求的檔案實體的真實信息。目前電子文件所采用的介質主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。

電子檔案和紙質檔案有相同的本質，都是文件存在的一種方式，是信息與載體的統一體，都具有物理實態的特征，電子檔案和紙質檔案都需要存檔備查。電子檔案的特點：

1、依賴性和非人工識讀性。電子檔案要依賴于計算機軟、硬性和數據庫與網絡系統，和傳統的檔案在載體質量上是根本不同的。紙質檔案人可以直接讀出來，而電子檔案都是數字代碼，只有借助計算機解碼，才能轉換成人可識讀記錄。

2、信息存儲的高密度性。無論是磁盤、磁帶還是光盤，其存儲量大于過去各種信息介質，這種信息存儲的高密度性可減少檔案的存儲空間，便于存放。

3、信息與載體之間的可分離性。電子檔案的信息不具有固定的位置，可以以非實體進行加工和管理，這種可分離性造成了電子檔案信息易于更改，不留痕跡，易于復制、傳輸、便于異地調閱或形成文件。

4、信息共享性。傳統檔案由于受原件的約束，在同一時間只能有一個用戶利用一卷檔案，且要身到現場；但電子檔案可以人在異地，在同一時間多人不受空間的限制，同時共享同一信息。

5、載體的多樣性。傳統的檔案記錄信息的載體是紙，變化的是紙張的大小，而電子檔案的載體有磁盤、磁帶和光盤，呈現多樣性。

盡管電子檔案信息利用快捷方便，并且可以登上“信息高速公路”但也帶來了一些新的問題，如：1、數據的易消失性能；2、信息的不安全性；3、信息的易改動性；4、信息的易出錯性。由于這些特性，決定了電子檔案在收集、鑒定、編目、檢索等方面與傳統的紙質檔案有本質的不同。

為解決這一問題，普遍的做法是是采用“雙套制”，即在保持電子文檔的同時，把電子文件拷貝輸出成為紙質文件。

現在全國組織機構代碼管理中心與全國其它各分中心都已經將所有的紙質檔案掃描成電子檔案，并且將舊檔案已經掃描完畢。所有組織機構代碼中心將每天新產生的新的紙質檔案掃描歸檔，并且在規定期限內上傳到省、國家電子檔案服務器。保證了電子檔案的更新和覆蓋率。實現了有組織機構代碼就有電子檔案。但為了保證組織機構代碼的信息的準確，在有的時候還要用到紙質的檔案。同時由于電子檔案的特性，也彌補了紙質檔案的不足。

一、由于紙質的檔案本身的原因，紙質檔案存在以下幾點不足：

（1）紙質檔案由于本身材質的原因，容易破損不容易保存。

（2）紙質一般只有一份，不容易被傳播和被其它部所應用。

（3）紙質檔案無法做到備份。

（4）紙質檔案的存放也需要極大的存儲空間。

（5）雖然我們在紙質梢案存放時，已經按一定的順序存放檔案，并且為紙質檔案編排了目錄。但在查詢的過程中還是相當的費時費力。如果要多次查閱則更為不方便。

二、紙質檔案不足彌補方法：

（1）紙質檔案極易破損及污染，保存極為不易。

由于電子檔案是將掃描儀將紙質檔案掃描后，以數字的形式存儲在計算機中，就不會產生破損和污染的現象。使我們的檔案保存更方便快捷。

（2）紙質檔案的唯一性，不易其它相關部門應用。

由于紙質檔案只有一份，無法實現原件復制。并在相關部門之間傳遞十分的不方便。由于電子檔案以數字的形式存儲在計算機中，這樣就以通過其它的存儲介質進行傳遞，也可以通過計算機利用互聯網進行傳遞。這樣就減小了地域的差異和縮短了傳送的時間。

（3）紙質檔案無法做到備份。

紙質檔案的唯一性，無實現備份保存。如果利用電子檔案就可以將檔案掃描后，存儲在其它存儲介質里。這樣可以實現多種形式的備份和異地備份。

（4）紙質檔案的存放也需要極大的存儲空問。

由于紙質檔案本身就占用一定的空間，隨著檔案的增加存儲空間也隨之增大。極不利于大量存儲。利用電子檔案就可以存儲在其它存儲介質上。隨著計算機技術的發展，存儲介質的密碼的增加，存儲介質的存儲能力也將隨之增加，而體積則逐步減小。從而大減小了存儲的空間。

如果使用電子檔案存儲，就可以利用數據庫技術，對電子檔案進行信息錄人和保存。同時可以利用數據進行電子檔案的相關查詢，也可以利用數據庫查詢語句進行多種條件的查詢，也可以利用計算機編程實現更多功能的信息查詢。為了保證組織機構代碼的信息的準確，在有的時候還要用到紙質的檔案。

三、電子檔案在日常業務辦理過程的作用

（1）創建建信息共享平臺，這樣可以方便應用部門對組織機構代碼使用業務的擴展。同時也可以為其它部門和我們其它機構辨別組織機構代碼證的真偽提供堅實有力的依據。減少偽造的組織機構代碼證在社會上使用造成的不良影響和不可估計的后果。

（2）在日常業務辦理時，有時會發生注冊號重復的現象。在以前要讓用戶到發證機關查詢其本的信息和與之相得的信息，或者到卡當案庫查詢相同信息兩個家用戶的相關檔案。這樣的查詢非常費時費力，并且有時還可以找不到相應的檔案。造成用戶辦理組織機構代證的時間延后，很有可能造成一定的經濟損失與社會的不良影響。現在利用電子檔案在互聯網上查詢到相關的用戶的檔案的信息。不用再去查詢以前舊的紙質檔案，這樣大大減少了用戶辦理組織機構代碼證時的手續和時問。同時也可以提高我們的工作效率。

（3）在辦理日常業務時，有些極少的用戶用變更過的證件，謊說是由于辦公人員的失誤，造成了他的組織機構代碼證的信息錯誤。在以前我們只能去查詢舊的紙質檔案，或在年檢期間為了加快辦證業務的速度沒有時問去查義，我們只能承認是我們的失誤，然后免費為用戶辦理新的組織機構代碼證。

現在我們可以通過網絡快速地檢索到電子檔案，這讓我們馬上分清責任，并且快速的解決相應的問題。這樣我不僅可以減少我們的損失，而且還可以大大提高我們的聲譽，避免對我們的聲譽造成的不良影響。

同時我們現在可以將電子檔案信息直接寫入到組織機構的代碼IC卡里，再以計算機保密技術作支持起到了保密的作用。用戶就可以只帶著一張IC卡到其它機構辦理相關的業務，更可以在互聯網上就直接辦理相關業務，這樣大大方便了用戶。我們的信息就可真正的實現安全、共享、高效。在未來隨著計算機與網絡技術的不斷發展，組織機構代碼電子檔案也有著光明的前景。