公司檔案信息化建設初探

梁芳

【摘 要】隨著信息化技術的迅猛發展，公司的檔案信息化建設也面臨著新的機遇。本文分析了當前公司檔案信息化建設的狀況，闡述了檔案信息化建設的重要意義，并進一步提出了從檔案信息管理向檔案知識管理過渡的發展建議。

【關鍵詞】公司檔案 信息化建設 狀況 意義 措施

【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672-5158（2013）03-0352-02

1、檔案信息化建設的狀況

1.1應用及更新系統軟件的能力比較薄弱，缺乏扎實的工作基礎。部分檔案部門雖然購置了一些檔案硬件設備，然而軟件利用效率和應用水平上還是處于較低的狀態，主要的業務還是簡單的網上操作和單機操作，沒有進一步去研發，局限于簡單的利用和查詢，真正的重要的作用沒有被發揮出來，還處于休眠狀態；另外，在思想上認識不夠，對原有的計算機軟件與新買到的信息化軟件之間可不可以兼容，以及對以后的升級會不會產生影響，對這些缺乏足夠的認識、了解。

1.2數據保護方面面臨較大的風險。當前，我國數據安全保障措施方面不夠先進，依靠的就是不斷在技術上進行升級，實施復雜的防火墻和密碼設置，單純從技術角度進行防范只能是對問題進行被動地解決，無法達到全面、長遠地保障、規范數據安全的目的。同時，數據庫系統本身雖然具有防范能力，但在信息環境不斷變化的前提下，數據庫保護方案的改進無法與時代同步，改進的技術難以預防、避免計算機犯罪的發生，這也是風險形成的主要方面。

1.3檔案管理的標準不統一，規范不一致。現階段，在建設檔案信息化的過程中，多數部門放在首位的工作就是發展通信設備和添置高檔計算機系統，對建設信息資源的規范化、標準化沒有切實抓好，缺乏足夠的重視。主要體現在：整體規劃性不足在計算機軟件開發上表現的尤為突出，在實用性、通用性上軟件存在很大的問題，計算機及其有關設備型號各不相同，缺乏統一的硬件環境，其設備檔次良莠不一，分類編碼標準在檔案信息規范化中不夠統一、完善；并且因技術組織上的缺乏支持和網絡技術、系統管理的支撐力度不足，管理性、業務性和技術性標準不夠明確統一，這些對信息交流的程度和范圍都起到嚴重的制約作用，直接阻礙了檔案信息化建設進程。

1.4目前檔案管理正由傳統檔案過渡到信息化檔案管理時期，需要的是復合型的高素質的檔案管理人員。而現有的檔案管理人員的技術水平普遍不高，在思想上缺乏對檔案信息化建設的重視，在知識結構上也不能及時更新，出現老化。目前的檔案管理人員在計算機應用上只限于單純操作，大部分屬于微機操作員，他們沒有通過專業學習、系統培訓，憑借的就是自己操作微機的一點經驗，對現代檔案信息化的處理要求無法滿足，即使擁有先進的信息處理設備，其功效也不能充分發揮，導致設備上的資金浪費。存在的這些弊端，對整個檔案事業的創新發展產生了嚴重地制約作用。

1.5 電子文檔管理不科學、不完善。公司基本都已使用局域網，可以在“資料庫”里儲存電子文件，職員可根據各自需要、權限讀取文件。本來這是非常好的一個溝通橋梁，然而因管理不夠科學、完善，沒有明確規定電子文件存放的位置（路徑），以及有些職員只在本機存儲文件，導致檔案保存的不完整，利用、查找困難。

2、檔案信息化建設的意義

2.1對整個檔案管理部門的工作效率進行不斷的提高。實施了檔案管理信息化，檔案管理人員的工作負擔從此得到了削減，不再從事繁重的手工勞動，不再是保管檔案人員和敲打目錄人員，可以更投入的開展編研和收集檔案工作，快速提升職能部門的工作效率。

2.2有利于檢索查詢。以前的檢索方式，是由檔案管理人員從所有的目錄中進行查找，然后再按照記錄的指引到庫房進行查找，需要費很大功夫才能找出所需要的檔案，既費力又費時。檔案信息化管理實現后，即時查詢成為非常方便、快捷的查詢方式。降低了檔案工作人員的工作負擔。

2.3檔案管理實行信息化后，實現了網絡化、自動化、全面化、及時化。在應用信息化的過程中，數據只要錄入一次，便能夠使其無數次的發揮作用，在檔案管理內部數據可以實現共享，工作效率得以提高。數據錄入后，還可以對相關的材料進行打印。在檔案管理中，統計檔案庫中的信息是一項主要業務，這可以交給計算機來完成，并形成報表，加速了各部門的工作效率。

2.4提供的服務到位、有效。檔案信息化管理實現后，科技人員就可以用自己的計算機查找閱讀需要的檔案資料，減少了查閱環節，加快了工作效率；另外，電子化的檔案資料更有利于科技人員進行第二次開發和利用，加強了研究單位的整體競爭力和工作效率，改變了檔案管理的職能，從檔案由單純保管轉變為公司內部的信息中心。

3、開展檔案信息化建設的措施

3.1 開發檔案信息資源

3.1.1 數字化實物檔案。在長時間的經濟建設中，公司積累的檔案會很多，例如專利檔案、人事檔案、科技檔案還有文書檔案等，這些檔案對于公司來講具有重要的參考價值。立足于效益最大化原則，對相應檔案實行優先排序，效益最大的檔案作為優先數字化的檔案，科技檔案位列首位，第二是專利檔案，把文書檔案排在第三位，位居第四的是人事檔案 ，放在第五位的就是其他檔案。

3.1.2 收集電子檔案。收集與歸檔電子檔案，在檔案管理中屬于高級階段。利用IT標準化檢查、電子簽名、檔案合規性檢查、系統授權等技術措施，使電子檔案實現網絡無紙化收集、歸檔、流轉、打印及發出，發文歸檔實現一體化。

3.1.3 建立與利用檔案知識庫。檔案信息化建設不僅關注檔案數字化建設，而且也關注檔案所涵蓋的信息，還要不斷探究檔案信息之間的聯系及檔案信息的產生過程、來源及性質。不僅對檔案本身表現的信息知識進行關注，還要關注檔案信息所涵蓋的關于檔案作者、檔案產生組織的隱性知識進行收集、提取、歸納。通過不斷的積累、研究、分析以及系統的自我學習，建立一個比較完善的檔案知識庫。

3.1.4 提高檔案管理人員的業務素質，加強其技術培訓，保證檔案管理工作真實、準確、完整實施。檔案管理人員不僅僅要具備過硬的網絡、計算機應用能力，同時還要熟悉公司的各項業務，了解國家的法律法規、黨政方針，準確把握經濟發展的脈搏，對市場信息能夠及時收集準確判斷，提供給領導的資料信息必須有價值，使檔案信息的導航功能真正發揮出來。另外對自身思想政治水平要不斷提升，特別是職業道德、品質的修養，從而對使用機密檔案的安全性進行保證。

3.2 開發檔案信息化應用系統

通過對檔案信息資源建設內容進行全面了解，對于系統應用建設我們有了明確的方向，掌握了開發應用系統的關鍵。開發系統的過程中，要注意以下兩個問題。

3.2.1過程管理與來源管理要加以重視。流程再造是檔案信息化建設的重點所在。利用優化流程，將收集、整理檔案提前到形成檔案信息的過程中。不僅對收集的檔案結果信息的（電子或紙質檔案） 要加以重視，更要對收集的檔案來源信息、檔案產生過程信息進行關注。

3.2.2開發信息安全保障體系。檔案管理中的重中之重就是檔案信息的安全。企業的生命線就是知識產權，在市場上知識產權是對公司領先進行保護的重點所在。 利用與保密、開放與限制之間的關系是檔案信息化系統必須兼顧的內容。

4、結論

總之，檔案信息化建設是檔案管理工作面臨的一場技術革新，是知識經濟發展的必然產物，檔案信息化的應用與發展無疑促進公司信息化管理的步伐，使其更好的為公司經營、生產及其他管理工作服務，在公司可持續發展中發揮極其重要的、不可替代的作用。

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