淺談燃氣工程檔案在管理中出現的問題及解決措施

劉建莉

【摘 要】要全面提升檔案數據庫系統的管理和服務水平是一個艱難的過程，涉及方面很多，需要投入大量的人力和物力，需要做許多基礎工作，總之，知識經濟的興起給檔案界提供了一個挑戰與機遇并存的契機；趕上這次浪潮，我們就會縮短與先進國家的差距，在知識經濟的發展中大顯身手。相信經過大家的共同努力，我們一定會做得更好。

【關鍵詞】燃氣檔案；現狀；必要性；管理措施

【中圖分類號】TU996 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672-5158（2013）03-0353-01

一、燃氣工程檔案的現狀和加強燃氣檔案管理的必要性

科技檔案、工程技術檔案是近幾十年來才出現的檔案管理內容，工程技術檔案的規范和標準也是逐步頒布和實施。對于燃氣企業和施工企業都是新知識、新內容。燃氣企業剛成立、工程剛開始的時候，人員配置不齊，分工不明確，檔案收集意識不強，規章制度不健全，對收集的內容不明確，不規范，都是造成檔案資料缺失、不齊的原因。特別是燃氣工程建設初期，由于工程建設速度快，多家施工企業同時施工，自身經驗、管理水平和力量不夠，重建設，輕檔案，造成了工程檔案資料管理混亂遺失。燃氣管道不僅鋪設在城市的主干道和支干道上，還遍布在城市的各個角落，燃氣管道網絡縱橫交錯，錯綜復雜。近年來，城市發展日益加快，新城區在不斷開發，老城區逐漸改造，使得管網的局部管位進行了調整和改變，道路的拓寬，更改的資料缺失或未歸檔，也使得燃氣檔案不完整。準確完整的燃氣檔案材料，對燃氣管網泄露的搶險搶修至關重要。城市建設開挖損壞燃氣地下管道的事情是有發生，給城市安全造成危險。城市建設的加速發展，對燃氣檔案管理提出了高要求，因此，加強燃氣檔案管理是非常重要的。

二、燃氣檔案管理的有效措施

2.1 思想上重視燃氣檔案的管理工作，齊抓共管。

工程建設中普遍存在重建設，輕檔案的思想。有些當事人沒有檔案的概念和意識，所經手的檔案資料隨手亂放，一旦調離現任崗位后，作為廢紙處理，使得許多很重要的工程檔案丟失，造成了不可彌補的硬傷。施工和監理單位到工程完工即將交工驗收時，才開始應付整理。由于資料整理瑣碎，不產生經濟效益，對整理資料一般都是被動應付，這樣往往造成資料缺失、不完整，準確性難以保證。加強對工程技術人員和工程檔案管理人員的培訓力度，認清燃氣工程檔案的意義和重要性，使參與建設的所有人員從思想上都重視燃氣檔案的管理工作，齊抓共管。

2.2 提高檔案人員的素質和積極主動性，保證檔案資料的收集完整性。

燃氣檔案管理的好壞，直接影響到燃氣工程維護的安全，關系到人民生命和財產的安全。檔案人員應自覺的加強學習，理解燃氣工程檔案的相關政策、規定及相關的業務知識，明確燃氣工程檔案的歸檔范圍，并積極主動地深入建設一線和各個相關業務部門收集和指導收集檔案資料。采用以下收集方法：

2.2.1 跟蹤收集。燃氣工程是一項建設工期長，持續建設的在建工程。在建設過程中，人員的更新替換，使得許多有價值的第一手資料收集困難；燃氣工程的局部調整和改變也容易忽視檔案資料。因此要加強與各相關業務部門的聯系，經常深入建設一線，采用跟蹤收集。這種收集方法費時費力，但效果很好。

2.2.2 分階段收集。燃氣工程分前期準備階段，設計階段，工程施工階段，工程竣工驗收階段和工程決算階段。在各階段收集的內容不同，收集的對象主體不同，因此，及時掌握工程進展情況，加強檔案的收集力度，盡量避免檔案原始材料的丟失，保證工程檔案的連續性、完整性。

2.2.3 強制性收集。這種方法是在各單項工程竣工驗收前要求施工和監理等單位將資料交到建設單位的檔案部門，檔案部門參與竣工驗收，驗收后再將工程尾款除工程保證金外支付與施工和監理單位。這樣對施工和監理單位有一定的約束力，保證了施工和監理的資料不會流失。

2.3 建立檔案的規章管理制度，使檔案工作做到有章可循。

檔案工作要有序的進行，必須從一開始就建立一整套科學、合理、適用和操作性強的檔案管理制度，從組織領導、管理體系、職責分工、獎勵處罰等作出明確規定，對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗收等提出具體要求。所以在工程建設開始，檔案室應向各施工單位分發國家標準GB/T50328-2001《建設工程文件歸檔整理規范》和《地方城建檔案館關于報送城建檔案質量規定》，同時還應發放本企業的項目文件歸檔制度，在收集、編制和交接竣工檔案資料時做到有章可循、標準一致、職責分明。用規范的檔案管理行為來推動各參建單位檔案規范化，從而有效的控制檔案的歸檔質量。

2.4 加強施工管理，強化檔案材料的編制工作。

燃氣工程施工檔案材料、竣工圖的質量，關鍵在于編制形成過程。加強對各參建單位技術人員編制檔案材料的訓練，不斷提高編制工程檔案材料的業務水平。加強施工的監督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，力求檔案材料真實、準確、完整，符合標準。為燃氣工程維護保養，搶險搶修提供有效的保障。

2.5 嚴格把好竣工驗收檔案質量關。

燃氣單項工程在竣工驗收前，各參建單位的檔案資料必須交至建設單位的檔案部門。移交的檔案資料必須經施工單位自檢，工程監理人員和建設單位的工程管理人員、檔案管理人員的檢查、審核和簽字認可。對燃氣工程中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發現問題及時解決，查缺補漏，使竣工材料、竣工圖做到真實、準確、完整，歸檔范圍符合要求。不按規定移交檔案或移交檔案不符合要求的，不結清尾款，以確保燃氣工程建設檔案的完整準確。

2.6 及時補充完善系統動態變更的檔案，使燃氣檔案完整準確。

近年來，城市建設的速度不斷加快，新城區的建設，老城區的改造，天然氣管道也隨城區的改變而變動，新技術在天然氣工程中的應用和替換，都使得燃氣工程檔案的完整性和時效性發生著變化，需要及時補充變更后的燃氣工程檔案，及時補充完善系統動態變更的檔案，確保燃氣檔案的完整性、準確性和有效性。

2.7 利用現代化手段進行檔案管理。

計算機普及和數字化技術的應用，推動了檔案的數字化建設。有效利用計算機資源，建立燃氣檔案檢索系統，提高檔案的管理水平，提高了工作效率。在檔案管理工作中，各類信息存在著邏輯上的依存關系，即相關內容應該是一致性的，例如卷宗與庫房管理、編碼與實際含義，總件數與分類件數等等。這些關系在進入計算機系統后就變成了數據庫與數據庫之間、數據字段之間利用運行程序之間的邏輯關系。邏輯關系和信息數據實體共同組成了計算機數據庫。同時計算機還具有判別、診斷、篩選的功能，利用這些功能可進行檔案的鑒定工作。運用計算機進行檔案的現代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現在檔案領域，以磁性材料和光學材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統的紙質檔案載體，在檔案領域占主導地位，給檔案工作注入生機和活力。我們可以逐步建立燃氣管網電子圖紙及檢索系統，利用網絡與檢修部門進行資源共享，對提高檢修速度和準確度都有著不可替代的效果。

參考文獻：

[1]劉英群，康悅. 針對燃氣檔案特點 提高檔案服務水平[J]. 黑龍江檔案

[2]李樹成. 檔案 馬鋼公司、市煤氣公司檔案管理達到國家一級標準[A]. 李昌志 主編.[C].： 安徽人民出版社