ERP在采購(gòu)管理中的應(yīng)用

韓菲

【摘 要】本文首先概述ERP系統(tǒng)，然后分析了企業(yè)采購(gòu)管理存在的問(wèn)題，最后探討了ERP在采購(gòu)管理中的應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】ERP系統(tǒng)，采購(gòu)管理。

【中圖分類號(hào)】TP311.52 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1672-5158（2013）03-0387-01

一、ERP 系統(tǒng)的概述

20 世紀(jì)90 年代以來(lái)，隨著信息技術(shù)尤其是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，制造資源計(jì)劃管理系統(tǒng)經(jīng)過(guò)擴(kuò)充與進(jìn)一步完善而發(fā)展為企業(yè)資源計(jì)劃（Enterprise Resource Planning，ERP）。美國(guó)Garter Group Inc 咨詢公司最早提出了ERP 的概念[1]。與制造資源計(jì)劃管理系統(tǒng)相比，ERP 更加面向全球市場(chǎng)，功能更為強(qiáng)大，所管理的企業(yè)資源更多，支持混合式生產(chǎn)方式、管理覆蓋面更寬。ERP 是站在全球市場(chǎng)環(huán)境下，從企業(yè)全局角度對(duì)經(jīng)營(yíng)與生產(chǎn)進(jìn)行計(jì)劃的方式；是制造企業(yè)的綜合的集成經(jīng)營(yíng)系統(tǒng)。一般而言，除了制造資源計(jì)劃管理系統(tǒng)的主要功能外，ERP 系統(tǒng)還包括以下主要功能：供應(yīng)鏈管理、銷售與市場(chǎng)、分銷、客戶服務(wù)、財(cái)務(wù)管理、制造管理、庫(kù)存管理、企業(yè)工作流服務(wù)和企業(yè)信息系統(tǒng)等方面。此外，還包括金融投資管理、質(zhì)量管理、運(yùn)輸管理、項(xiàng)目管理等補(bǔ)充功能。ERP 是信息時(shí)代的現(xiàn)代企業(yè)向國(guó)際化發(fā)展的高層管理模式，給企業(yè)帶來(lái)更廣泛、更長(zhǎng)遠(yuǎn)的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。

二、企業(yè)采購(gòu)管理存在的問(wèn)題

企業(yè)的物資采購(gòu)部門(mén)雖經(jīng)歷了由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)、由物資資源缺乏向物資資源豐富的轉(zhuǎn)變，由于歷史上的原因，企業(yè)的采購(gòu)計(jì)劃，監(jiān)督機(jī)制，采購(gòu)戰(zhàn)略和供應(yīng)商的管理等方面還存在著不少的問(wèn)題，嚴(yán)重地影響企業(yè)的采購(gòu)質(zhì)量。具體表現(xiàn)在：

1 采購(gòu)需求計(jì)劃不規(guī)范，監(jiān)督機(jī)制不完善

目前企業(yè)采購(gòu)計(jì)劃單，一是來(lái)自車間跟據(jù)生產(chǎn)需用的配件配料的采購(gòu)計(jì)劃；二是來(lái)自倉(cāng)庫(kù)物資管理部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)用量的采購(gòu)計(jì)劃；三是來(lái)自技術(shù)部門(mén)根據(jù)技改所需設(shè)備、工裝的采購(gòu)計(jì)劃；四是采購(gòu)部門(mén)直接按生產(chǎn)用量的采購(gòu)計(jì)劃。企業(yè)內(nèi)部缺乏統(tǒng)一的物資采購(gòu)計(jì)劃，缺乏優(yōu)良的采購(gòu)程序；對(duì)重要的生產(chǎn)資料采購(gòu)管理缺乏系統(tǒng)的管理；采購(gòu)審核程序不完善，機(jī)械地執(zhí)行車間的采購(gòu)需求報(bào)告，有些不該購(gòu)的購(gòu)了，該購(gòu)少的購(gòu)多了，產(chǎn)品規(guī)格不合的也購(gòu)了，給企業(yè)造成不應(yīng)有的浪費(fèi)，又因采購(gòu)不及時(shí)而影響企業(yè)的正常生產(chǎn)。

2 缺乏戰(zhàn)略采購(gòu)意識(shí)，供需關(guān)系不穩(wěn)定

企業(yè)缺乏戰(zhàn)略性的采購(gòu)意識(shí)，采購(gòu)部門(mén)對(duì)采購(gòu)市場(chǎng)缺乏調(diào)查研究和資訊收集，無(wú)法對(duì)市場(chǎng)情況和價(jià)格的走勢(shì)有充分的了解。沒(méi)有建立對(duì)供應(yīng)商采購(gòu)評(píng)估體系，不能對(duì)供應(yīng)商做出全面、具體、客觀的評(píng)價(jià)，不能識(shí)別優(yōu)秀的供應(yīng)商，不注重與供應(yīng)商建立合作伙伴關(guān)系。目前國(guó)內(nèi)企業(yè)物資現(xiàn)行采購(gòu)與供應(yīng)商的關(guān)系往往是短期的、松散的競(jìng)爭(zhēng)式的關(guān)系，雙方重視的都是短期的優(yōu)勢(shì)。缺乏長(zhǎng)期的合作，缺乏彼此的信任。造成不能識(shí)別制止偽劣供應(yīng)商進(jìn)入企業(yè)采購(gòu)市場(chǎng)。增加了采購(gòu)工作的風(fēng)險(xiǎn)，導(dǎo)致采購(gòu)方不斷更換供應(yīng)商，代價(jià)高昂。價(jià)格成為以犧牲價(jià)值為代價(jià)的談判焦點(diǎn)，雙方庫(kù)存增加。而且當(dāng)采購(gòu)方強(qiáng)迫供應(yīng)商接受不合理的價(jià)格時(shí)，有些供應(yīng)商可能離開(kāi)。而留下的供應(yīng)商已不為優(yōu)秀。當(dāng)市場(chǎng)狀況好轉(zhuǎn)時(shí)原來(lái)委曲求全的供應(yīng)商。必定會(huì)連本帶利來(lái)向采購(gòu)方要回，造成采購(gòu)方成本暴漲。

三、ERP 在采購(gòu)管理中的應(yīng)用

ERP 是站在全球市場(chǎng)環(huán)境下，從企業(yè)全局角度對(duì)經(jīng)營(yíng)與生產(chǎn)進(jìn)行計(jì)劃的方式；是制造企業(yè)的綜合的集成經(jīng)營(yíng)系統(tǒng)[2]。ERP的核心管理思想就是實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)供應(yīng)鏈的有效管理：體現(xiàn)對(duì)整個(gè)供應(yīng)鏈資源進(jìn)行管理的思想；體現(xiàn)精益生產(chǎn)、同步工程和敏捷制造的思想；體現(xiàn)事先計(jì)劃與事中控制的思想。ERP 系統(tǒng)所具有的供應(yīng)鏈管理、財(cái)務(wù)管理、制造管理、庫(kù)存管理、工廠與設(shè)備維護(hù)、人力資源、報(bào)表、制造執(zhí)行系統(tǒng)（Manufacturing ExecutiveSystem，MES）、過(guò)程控制等功能是能夠有效解決企業(yè)傳統(tǒng)模式下的采購(gòu)過(guò)程中不能的問(wèn)題。

1 規(guī)范采購(gòu)計(jì)劃，完善監(jiān)督機(jī)制

ERP 系統(tǒng)通過(guò)ERP 系統(tǒng)的物料分類查詢，可對(duì)每一類物料，按需用的頻度，規(guī)定優(yōu)選原則，并同步地將生產(chǎn)計(jì)劃和采購(gòu)計(jì)劃一次生成，簡(jiǎn)化了采購(gòu)計(jì)劃及調(diào)配，從而形成經(jīng)濟(jì)采購(gòu)批量，爭(zhēng)取優(yōu)惠。減少供方的專工藝裝備費(fèi)用，簡(jiǎn)化運(yùn)輸管理，減少庫(kù)存，從而有利控制質(zhì)量，降低成本。如果需求有了變化，用很短的時(shí)間，就可以把所有的物料計(jì)劃重新編排，簡(jiǎn)化了工作程序。同時(shí)可以周密地計(jì)劃，把計(jì)劃延續(xù)到未來(lái)某個(gè)任意日期，這樣不但可以按需采購(gòu)，還可以保證足夠的采購(gòu)提前期和采購(gòu)預(yù)算，防止因突發(fā)性采購(gòu)而增加額外的采購(gòu)費(fèi)用。此外它還可以設(shè)置目標(biāo)成本，企業(yè)通過(guò)運(yùn)行企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)的模擬成本，嚴(yán)格控制成本的限；控制庫(kù)存量。企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)還規(guī)定了每一種物料的最大儲(chǔ)存量和最長(zhǎng)儲(chǔ)存期限。超過(guò)最大值時(shí)，系統(tǒng)會(huì)發(fā)出提示信號(hào)，以便管理人員采取糾正措施；并能嚴(yán)格控制付款程序。付款前，系統(tǒng)將自動(dòng)進(jìn)行全面對(duì)賬，如物料規(guī)格性能、合格數(shù)量，交貨日期是否與采購(gòu)單一致，報(bào)價(jià)單與發(fā)票金額是否一致。只有全部相符才能執(zhí)行付款程序，嚴(yán)格控制資金流出。

2 加強(qiáng)戰(zhàn)略采購(gòu)意識(shí)，協(xié)調(diào)供需關(guān)系

采購(gòu)管理信息化系統(tǒng)可以隨時(shí)運(yùn)行需要的報(bào)表，來(lái)反映某一時(shí)期采購(gòu)業(yè)務(wù)的情況。這樣就能從一定程度上對(duì)采購(gòu)市場(chǎng)進(jìn)行調(diào)查研究和資訊收集。從而使采購(gòu)部門(mén)對(duì)市場(chǎng)情況和價(jià)格的走勢(shì)有了充分的了解。同時(shí)也能比較出供應(yīng)商的優(yōu)劣，以建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度和評(píng)價(jià)體系。注重識(shí)別優(yōu)秀的供應(yīng)商，加強(qiáng)發(fā)展與供應(yīng)商建立合作伙伴關(guān)系，優(yōu)化企業(yè)的供需關(guān)系。現(xiàn)代企業(yè)通過(guò)企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)可以將每次采購(gòu)的流程詳細(xì)的記錄下來(lái)。依靠系統(tǒng)的記錄可以縱向了解到供應(yīng)商的各項(xiàng)信息從而構(gòu)造供應(yīng)商庫(kù)，將供應(yīng)商的基本信息、采購(gòu)信息、質(zhì)量記錄、價(jià)格記錄等信息包含在內(nèi)。從而對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)。挑選出優(yōu)秀的供應(yīng)商，并且與其進(jìn)行長(zhǎng)期的固定的合作。有效地協(xié)調(diào)企業(yè)的供需關(guān)系，運(yùn)用“事前控制、事中監(jiān)督、事后分析”的管理理念，建立了完備的控制體系：（1）審批嚴(yán)格，雖然在傳統(tǒng)模式下，我們也強(qiáng)調(diào)采購(gòu)管理要按照一定的層次進(jìn)行控制，但是在實(shí)際操作中要做到這點(diǎn)非常難。通過(guò)采購(gòu)管理信息化系統(tǒng)建立采購(gòu)單據(jù)的審批控制流程，可以控制不同職責(zé)的員工可以采購(gòu)哪種物料，其采購(gòu)金額上限是多少，超過(guò)一定的金額必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，否則采購(gòu)管理信息化系統(tǒng)將無(wú)法繼續(xù)處理該單據(jù)。（2）監(jiān)督嚴(yán)密，系統(tǒng)提供了多種查詢途徑，如根據(jù)采購(gòu)單編碼、物料號(hào)、供應(yīng)商號(hào)、采購(gòu)員代碼、交貨日期等進(jìn)行查詢，及時(shí)跟蹤采購(gòu)合同執(zhí)行情況。如發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)處理有問(wèn)題，則可以終止或暫停業(yè)務(wù)處理，直到問(wèn)題解決為止。如若發(fā)現(xiàn)某訂單屬于重復(fù)訂單，可以將其暫停，查明原因或取消該訂單。

四、結(jié)束語(yǔ)

眾所周知，采購(gòu)是企業(yè)的重要成本，提升企業(yè)的采購(gòu)管理水平可以降低成本、提高效率、保證質(zhì)量、降低風(fēng)險(xiǎn)，防范糾紛，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。采購(gòu)是企業(yè)的成本中心。對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)，采購(gòu)不再是簡(jiǎn)單的購(gòu)買(mǎi)，已上升到戰(zhàn)略管理層面。隨著企業(yè)對(duì)采購(gòu)的重視以及采購(gòu)管理水平的不斷提高，企業(yè)采購(gòu)效率日益增強(qiáng)，采購(gòu)反而成為企業(yè)獲取利潤(rùn)的又一源泉。尤其是生產(chǎn)型的企業(yè)，采購(gòu)的速度、效率、訂單執(zhí)行情況，將直接影響到企業(yè)能否快速靈活地滿足下游客戶的需求；采購(gòu)成本的高低會(huì)直接影響到企業(yè)最終產(chǎn)品的定價(jià)情況和整個(gè)供應(yīng)鏈的最終獲利情況。“利潤(rùn)最大化”永遠(yuǎn)是所有企業(yè)追求的目標(biāo)。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天。在采購(gòu)過(guò)中利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)企業(yè)利潤(rùn)已經(jīng)成為今后采購(gòu)管理的新趨勢(shì)。

參考文獻(xiàn)

[1]宿曉，張虹.企業(yè)采購(gòu)管理組織創(chuàng)新與流程再造[J].財(cái)會(huì)通訊（理財(cái)版），2008，（8）：35- 36.

[2]張曉東，韓伯領(lǐng).供應(yīng)鏈管理原理與應(yīng)用[M].北京：中國(guó)鐵道出版社，2008.