管理體系運行原則與控制方法探析

李霖 王蔚

【摘 要】當今，計量工作管理體系在運行過程中需要根據PDCA循環模式進行工作開展，而管理體系工作是由很多步驟組成。因此，計量檢定工作的每一個工作環節都有其對應的規范要求，只有嚴格按照這些標準進行操作才能獲得準確的計量結果。因此本文主要從管理體系在實際運行過程中應遵循的相關規定原則，并針對這些不同工作流程提出相應的控制方法。

【關鍵詞】運行原則；管理體系；控制方法

【中圖分類號】F273.2 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672-5158（2013）03-0406-02

現今，采用的管理體系在每個工作環節開展過程中都嚴格按照戴明環程序執行，即PDCA循環模式[1]。綜合該體系每一項規定和相關要求，聯系實際工作，可以將控制該體系工作開展的環節歸納如下：①識別；②計劃；③執行；④記載；⑤存儲；⑥檢查；⑦分析；⑧優化。本文主要探究管理體系應用在實際工作中需要遵循的運行原則，并在每個工作環節中提出對應的控制措施。

1.簡述識別環節

管理體系在執行過程中是以識別作為前提條件，在實際供應嚴格區分哪些是“必須做的工作”，區分好輕重緩急。必須完成的工作內容有：相關法律規章制度和處事標準、單位領導要求及指示、客戶期望及需求、職員希望及所求。在工作中對識別工作范圍包括：①規定：如國家頒布的法規及計量標準規定，上級部門及領導提出的規定要求，客戶提出需要滿足合理要求；②工作責任：在遵守相關法規前提下，確定工作內容以及需要承擔的責任；③最終目的：確定所負責的工作內容需要達到什么目的，如獲得更精確的計量結果等。④流程：清楚工作具體實現方式，明確各個環節工作內容、重點環節。

2.計劃

任何工作想要獲得良好的執行效果，離不開計劃，所以計劃乃是任務執行的前提要求，其是通過檢查識別結果并綜合利用這個結果進行制定工作方案。制定計劃時要增加沒能獲得識別的內容，及時調整和糾正出現偏差的識別內容，確保計劃工作內容的完整性及可行性。計劃工作有四個內容：

（1）責任及權利范圍：細化相關法規規定、領導給予的指示以及需要完成的工作內容，并賦予其應有權限。

（2）工作目的及執行方案：明確最終目的，然后根據領導要求對目的進行層次分解，并在不同級別上確定好相應的工作目標，最后根據分解后的每一個小目標制定執行方案，確保其可行、有效。

（3）步驟：檢查評估原有工作的執行步驟，然后按照識別相關內容進行補充，形成比較完善的工作開展流程。

（4）具體開展方法：綜合考慮每位工作人員的責任、工作開展的目的及早明確工作實行的手段、操作流程、技術需求以及完成所需時間等內容。

（5）工作檢驗標準：對于整個工作流程，要有一個合格標準幫助評估計量工作是否達到合格標準。還應制定詳細檢驗措施、檢驗所需儀器設備的相關標準規范，其中還包括檢驗工作者的入崗資格和評估檢驗結果的方法。

3.執行

這一過程是完成產品的一個實質環節，這個過重控制優良與否對計量檢定工作質量有著直接影響。按照國際標準化組織針對管理體系工作內容提出的相關概念，可以將通用產品劃分為四種類型[2]：①硬件類型；②軟件類型；③流程所需材料；④服務類型。所以，計量對象不同，在工作中對其操作要求及控制也有所不同，相關規定標準也不一致。

需注意事項：

（1）進一步確認在執行運行控制工作的相關材料文件，保證這些材料數據的正確性，及文件版本的有效性。

（2）在實際工作過程中應嚴格根據工作執行要求對其進行嚴格控制，自覺執行各項規章制度、準則要求，并記錄好詳細工作內容。

（3）工作中發現問題、困難時應主動及時與相關負責人員及部門進行交流溝通，共同探討分析并提出優化方案。注意：若受到通知或相關指示不能擅自進行變更。

4.記載

在執行管理體系中需要記載一些非常重要的數據文件，因此記錄工作是表明管理體系獲得有效執行的一個事實依據。應客觀、認真進行工作內容記載，對于記錄工作也應嚴格按照標準執行。

記載工作應注意內容：

（1）記錄工作應明確記錄內容類型，并制定記錄清單減少遺漏情況發生，并幫助確定職責。

（2）對于需要按照規定格式進行記錄的應嚴格按照相關格式記錄，不能自行改變格式。沒有格式要求的記載內容可按照實際需求進行設計，設計原則：方便使用、操作簡單、可明確體現工作進展情況。

5.存儲

應妥善存儲好管理體系工作的相關文件、數據資料，因為這些資料文件是證明工作開展、產品完成或結果的重要事實依據。所以存儲起來的包括有記載的資料文件和工作開展依據。在開展資料文件保存工作中需應注意內容：

（1）對于超過期限資料文件需要對其進行標注，避免誤用情況出現。

（2）對存儲的相關資料制定清單，方便幫助存放和查閱。

6.檢查

這一工作環節工作在整個管理體系運行過程中都要開展，既要檢查計量結果是否準確，還要檢查每個工作環節是否出現差錯，且這些差錯是否會帶來嚴重不良后果。因此，檢查工作可是說是確保整個工作流程順利進行、確保工作質量的關鍵[3]。

需注意事項如下：

（1）對于檢查工作開展應嚴格按照策劃要求來完成。

（2）完成檢查工作之后所得結論應描述清楚，不能出現歧義，結論文件中不能只進行蓋章或簽名而沒有結論描寫。

（3）客觀對檢查結果進行證實并進行相關分析，對于出現的缺陷或問題可作改進處理。

（4）應重視對達不到標準的項目資料進行檢查及保存工作，不能因為得到了好的優化措施就不重視。

7.分析

這個過程使對工作進行優化的基礎，進行分析工作是為了明確管理體系運行工作中的不足及優點之處，幫助找出改善方向。開展分析工作的關鍵在于收集真實、客觀的信息，并進行歸納整合。

這個階段工作需要重視：

（1）這一環節分析的大部分資料均是來自“存儲”資料，進行分析統計的數據應該是真實、客觀，能起到代表作用。

（2）盡可能將數據不清晰項目工作變換成具體數據資料。

（3）采用的分析方式應根據工作需要及分析目的進行選擇，最重要的是滿足工作需要，能獲得預期工作效果，還要操作簡便，具備可操作性。

（4）對主流問題或是一些規律性問題進行分析時，不能忽略個性問題內容。

8.優化

優化內容主要選取分析工作所得結果數據，對于工作過程中表現出的優勢應努力保持并積極推廣。針對分析結果指出的不足之處，應經過現場驗證、綜合分析幫助尋找問題原因，然后積極尋找解決措施幫助提高計量工作質量。

優化工作中應重視如下問題：

（1）在優化工作過程中應做到實事求是，針對存在的問題提出改正的措施，不能蒙混過關。

（2）對問題出現的原因要進行客觀及全面分析。

（3）在這環節中提出的優化方法應具備針對性，即要根據問題所在提出對應解決方案，而不是紙上談兵，因為此優化方案的好壞可以從最終成效得到驗證。

（4）進行改進后的方法，在應用到實際工作中時都應該對其進行效果檢驗，然后根據檢驗所得結果進行效果評估，產看其能否滿足預期效果。如果實際工作需要，還可以將其與以前的采用的方式進行對比，然后進一步提出改良方案。

9.小結

綜上所述，不斷改進、不斷創新才能保證計量工作順利開展，因此管理體系在執行過程中應該嚴格做好每一項工作內容，嚴格控制好每一環節操作質量，確保整體工作能有序、有效開展。在實際工作中應做好各不同環節的工作，因為在管理體系運行中，這些步驟環環相扣，如果有一個環節出現差錯，其余環節工作都會受到影響，最終影響整個計量結果。因此，進行不斷優化工作方式，做好各項工作內容能幫助提高管理體系運行工作開展的有效性，促進計量檢定單位更好發展。

參考文獻

[1]蔡保獻.管理體系運行原則與控制方法[J].煤礦現代化.2010（04）：133.

[2]劉茹，索虎勤，陳渭明，楊帥，李紅梅.淺析保證管理體系有效運行的關鍵環節[J].水利技術監督.2011（05）：12-13.

[3]張瓊.提高管理體系運行有效性的思考與探索[J].四川建筑.2010，30（06）：247-249.