探討ERP環境下企業內部控制制度問題

劉雅政

【摘 要】本文首先介紹了企業內部控制制度的內涵，然后分析了ERP 對企業內部控制制度的影響，最后闡述ERP 環境下對企業內部控制制度的重構。

【中圖分類號】F270.7 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672-5158（2013）03-0414-01

一、企業內部控制制度的內涵

企業內部控制制度， 是為適應生產經營管理的需要而產生的， 是現代企業內部管理制度的一個重要組成部分。只要存在企業經濟活動， 就需要有相應的內部控制制度。關于企業內部控制制度的概念，在不同的社會經濟發展階段有不同的內涵和定義； 較權威的定義是COSO 委員會在1992 提出， 并在1994 年修訂的《內部控制整體框架》中提出的內部控制的整體框架概念：內部控制是受企業董事會、管理當局和其他職員的影響， 旨在取得經營效果和效率、財務報告的可靠性、遵循適當的法規等而提供合理保證的一種過程。內部控制包括五個方面： ①控制環境，是指對企業控制的建立和實施有重大影響的一組因素的總稱， 包括管理哲學、經營方式、組織結構、人力資源政策與實務、董事會等；②風險評估， 包括風險辨識和風險分析； ③控制活動，指為保證企業目標的實現而建立的政策和程序； ④信息與溝通， 對與財務報告目標相關的信息進行系統的記錄； ⑤監督， 通過檢查控制活動來實現對控制系統的監督。

由以上的定義可以看出， 內部控制制度的目標是為了保證企業生產經營活動正常， 高效地進行。在傳統的生產經營環境下， 為了實現這方面的目標， 企業的內部控制一般會采用諸如： 職務分離控制； 授權批準控制； 文件記錄控制； 業績報告控制； 財產安全控制； 內部審計控制人員素質控制、企業風險控制等管理措施。這些措施確實能在很大程度上起到預防、揭錯、糾正的作用， 從而保證企業的生產經營正常進行。而近些年來，隨著經濟全球化及市場競爭力度的加劇， 許多企業加快了信息化的步伐， 以提升企業競爭力。信息技術在企業的廣泛應用， 不僅改變了傳統手工數據處理方式， 而且觸發了企業管理模式、生產方式、交易方式、作業流程等的變革； 在對企業生產經營活動產生巨大影響的同時， 信息化對企業傳統的內部控制制度產生了很大的沖擊。因此， 必須全面分析和研究ERP 的實施對企業內部控制造成的影響。

二、ERP 對企業內部控制制度的影響

ERP 這一概念最初是由美國的Gartner Group 公司在20 世紀90 年代初期提出的， 是在物料需求計劃和制造資源計劃的基礎上發展起來的更高層次的管理理念和模式。它把客戶需求和企業內部的制造活動以及供應商的制造資源整合在一起， 以提高企業對各種資源的運作能力。其基本思想是將企業的業務流程看做是一個緊密連接的供應鏈， 其中包括供應商、制造工廠、分銷網絡和客戶等； 并將企業內部劃分成幾個相互協同作業的支持子系統， 如財務、市場營銷、生產制造、質量控制、維護、工程技術等。

在ERP 環境下， 企業的組織結構日趨扁平化， 業務流程一體化， 信息的儲存、傳遞方式等都發生了變化。在改變企業生產經營活動的同時， ERP 也對企業的內部控制制度產生深刻的影響； 而這種影響既有其積極的一面， 同時也蘊含著新的風險。實際上， ERP 對企業內控體系中的控制環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、監督五個組成部分都會產生一定影響。下面簡要分析ERP 對企業內控的影響。

（ 1） ERP 對企業內控的積極影響。作為一種新型的管理模式和管理思想， ERP 的實施為企業解決了許多問題， 同時也為企業的內部控制帶來了更先進的管理技術和手段。在ERP 環境下， 企業的會計和業務管理人員從手工操作系統中解脫出來， 有更多的時間利用相應的信息進行經濟和財務預警及管理決策； 使信息真正實現共享。在ERP 系統下，數據完全存儲在系統中，每個有權限的人都可看到相應的信息；此外， 供、產、銷、財務的有機結合，使企業變成真正意義上的一個整體，從而實現對人、財、物的全面控制。這樣， 企業的信息更能如實反映其經營成果和財務狀況。

（ 2） ERP 對企業內控帶來新的挑戰。在對企業內控帶來積極作用的同時， ERP 的實施本身也對企業的內部控制帶來的新的風險和挑戰。

ERP 系統的實施在很大程度上改變了企業的業務流程。ERP 系統的實施需要對原有的業務流程進行優化和設計， 改變了企業的組織結構。流程優化的目的就是減少或合并流程中重復的、不增值的環節， 原有的基于手工作業流程中有關控制的重復環節也將消失，內部控制體系就會發生變化。

三、ERP 環境下對企業內部控制制度的重構

由以上分析可以看到， ERP 的實施對企業內部控制制度的影響是多方面的。企業要充分利用其對企業內部控制制度的積極作用。比如在ERP 下， 企業可以通過ERP 系統功能很容易地實現組織控制、預算控制， 提高企業信息的真實性， 加強各部門之間的互相監督等功能，從而加強對生產經營活動事前、事中、事后的控制和監督。

在利用ERP 為內部控制帶來的新的技術手段的同時， 企業也必須高度重視由ERP 系統實施所帶來的新的控制風險， 并對企業內部控制體系做重新評估和完善。

在ERP 系統實施之后， 內部控制評估的目標通常應包括下面這些內容： 利用風險評估手段重新確定企業中關鍵的業務流程； 對整個流程和控制的設計進行評估， 確定這些控制是否能很好地滿足和支持最終業務目標的實現； 對崗位職責分離評估， 確保在整個流程中存在正確的稽核點和平衡點， 對敏感業務交易給出足夠的訪問限制； 判斷評估控制方式是否合理， 比如基于手工流程的控制和基于系統的自動控制是否搭配合理。

在確定評估范圍時， ERP 系統的控制評估必須基于風險管理的原則， 通過風險評估尋找對主要業務運作中影響最大的領域。然后從企業整個業務風險域中尋找對企業具有最大風險的業務流程， 從而進一步確定有哪些ERP 模塊在支持這些業務流程。在確定評估范圍之后， 需要對這些流程進行描述和分析。對ERP 流程中的每個動作， 都需要追溯到它的結果， 描述風險特征并確認相應的控制點。

在確認了控制點之后， 可以結合運用兩種控制方式： 一是基于系統的控制， 另一種是基于流程的控制。在ERP 系統支撐的業務流程中， 上述兩種方式通常需要結合使用。比如， 在手工系統之下， 通常付款是需要通過填表、簽字確認才可支付的。基于ERP 系統的控制， 則是由軟件來完成的， 通過控制數據的有效性和合理性來限制和核查動作的合法性。ERP 系統的參數設置將決定這個領域的控制級別。這些控制包括用戶訪問、字段驗證、工作流和許多其它用于確保數據處理一致性的控制。例如， 系統會自動拒絕生成一張與前一次序號相同的發標； 這樣就自動降低了差錯發生的可能性和應付賬處理的混亂。

通過以上步驟， 企業就可以根據ERP 系統的要求， 來調整和優化企業內部控制， 減少由于流程自動化帶來的內部控制可能的削弱， 以消除系統本身特點導致的控制盲區。

四、結束語

作為企業管理信息化進程中重要的一項內容，ERP 系統正逐步在企業中得到廣泛應用。企業應該充分利用這種新的管理工具； 同時， 也要認識到由于ERP系統自身的特點所帶來的風險， 重新為企業構建在ERP環境下的有效的內部控制體系， 從而進一步提高企業內部控制的水平。

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