加強(qiáng)醫(yī)院綜合檔案管理開(kāi)發(fā)醫(yī)院檔案信息資源

黃桂敏 陳露萍 劉 蕓

右江民族醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院綜合檔案室，廣西 百色 533000

綜合檔案是醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)形成的各種形式的歷史記錄，是醫(yī)院十分寶貴的財(cái)富［1］。主要包括文件、圖表、音像、磁盤等不同的信息材料、不同形式的歷史記錄。通過(guò)檔案可以了解過(guò)去和預(yù)測(cè)未來(lái)，檔案是醫(yī)院工作計(jì)劃和決策的可靠依據(jù)，是指導(dǎo)各項(xiàng)工作并協(xié)調(diào)正常運(yùn)行的參考資料。但是在實(shí)際工作中，綜合檔案的管理存在著一些問(wèn)題，進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)院綜合檔案的管理，合理有效的開(kāi)發(fā)醫(yī)院檔案信息資源，對(duì)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和醫(yī)院管理有著極為重要的意義。

1 醫(yī)院綜合檔案管理現(xiàn)狀

醫(yī)院綜合檔案管理中存在很多問(wèn)題，主要說(shuō)明見(jiàn)表1。

表1 檔案管理現(xiàn)狀

2 加強(qiáng)醫(yī)院綜合檔案管理

2.1 加強(qiáng)宣傳及學(xué)習(xí)教育 檔案是醫(yī)院的寶貴財(cái)富，是醫(yī)院工作的重要資源，對(duì)醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)具有重要的歷史憑證作用和現(xiàn)實(shí)的借鑒意義。要想加強(qiáng)醫(yī)院綜合檔案的更好的管理，首先要讓全體醫(yī)務(wù)人員認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，增強(qiáng)意識(shí)。在日常工作中，要抓住一切可以利用的機(jī)會(huì)，不斷向全體醫(yī)務(wù)人員進(jìn)行宣傳，在宣傳的過(guò)程中，要及時(shí)更新宣傳的手段、內(nèi)容及形式，不能一成不變，及時(shí)的改變可以有效的增強(qiáng)宣傳吸引力。同時(shí)要加強(qiáng)全體醫(yī)務(wù)人員的學(xué)習(xí)，提高綜合檔案管理人員的素質(zhì)。加強(qiáng)全體醫(yī)務(wù)人員法制觀念，加強(qiáng)《檔案法》和《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》等法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，使其認(rèn)識(shí)到綜合檔案的重要性和潛在價(jià)值。不斷總結(jié)探索檔案管理經(jīng)驗(yàn)，使檔案管理人員轉(zhuǎn)變觀念，不斷更新知識(shí)，開(kāi)闊視野。強(qiáng)化檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)，眾所周知，檔案工作繁瑣枯燥，檔案工作者必須具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，同時(shí)要有無(wú)私奉獻(xiàn)的精神。

2.2 完善檔案管理體系 建立科學(xué)的綜合檔案管理體系和健全的檔案管理的規(guī)章制度，是提高綜合檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵之處。在檔案管理的過(guò)程中，一切要依據(jù)法律，依據(jù)《檔案法》及《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》等一系列有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，同時(shí)根據(jù)醫(yī)院自身的一些特點(diǎn)，制定和完善醫(yī)院內(nèi)部各項(xiàng)規(guī)章制度:完善檔案收集制度、整理制度、保密制度、統(tǒng)計(jì)制度、借閱登記制度、制定銷毀制度和開(kāi)發(fā)利用制度，進(jìn)行綜合管理。在管理人員方面，要明確檔案管理人員工作職責(zé)，各司其職。在檔案管理的工作中，管理的規(guī)章制度不能一成不變，要根據(jù)實(shí)際工作中的情況以及特點(diǎn)，及時(shí)對(duì)各項(xiàng)規(guī)章制度進(jìn)行修改、補(bǔ)充與完善，使檔案管理工作有章可循。

2.3 信息化的管理 隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)不斷的發(fā)展，將這些技術(shù)運(yùn)用于檔案的管理活動(dòng)中，可以很大程度的提高工作效率、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益［2］。同時(shí)醫(yī)院建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，充分利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子版檔案管理［3］。

3 開(kāi)發(fā)醫(yī)院檔案信息資源

有效合理的開(kāi)發(fā)利用醫(yī)院檔案資源，為醫(yī)院業(yè)務(wù)、醫(yī)院管理及患者服務(wù)是醫(yī)院檔案管理的主要目的。通過(guò)多種途徑和渠道開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源。

3.1 加強(qiáng)綜合檔案宣傳 定期通過(guò)報(bào)刊、網(wǎng)絡(luò)等媒介開(kāi)展檔案管理宣傳，提高醫(yī)務(wù)工作者對(duì)醫(yī)院檔案信息資源的認(rèn)識(shí)，提高檔案的利用率。同時(shí)可以宣傳醫(yī)院職工的先進(jìn)事跡，弘揚(yáng)單位精神。

3.2 積極開(kāi)展咨詢工作 通過(guò)開(kāi)展咨詢工作，正確有效的引導(dǎo)檔案利用者有目的快速地查閱到自己所需的資料，而不至于盲目的毫無(wú)目標(biāo)的查閱。

3.3 合理利用現(xiàn)代化工具 隨著各種現(xiàn)代化工具的發(fā)展，利用多種檢索工具供利用者自行檢索，開(kāi)展網(wǎng)上服務(wù)業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)如查閱、搜索和評(píng)價(jià)等功能，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源高效利用［4］。

3.4 加強(qiáng)對(duì)醫(yī)護(hù)人員的培訓(xùn) 使醫(yī)護(hù)人員更好地利用和了解檔案，使其能夠掌握科學(xué)的方法和途徑來(lái)利用檔案資源。做好醫(yī)院綜合檔案管理工作，需要法律、法規(guī)、規(guī)章制度有效的落實(shí)以及全體醫(yī)務(wù)人員檔案意識(shí)的提高。醫(yī)院檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用依賴于有效的宣傳、積極的咨詢工作、合理有效的利用現(xiàn)代化工具，以及對(duì)醫(yī)務(wù)人員的信息利用技能培訓(xùn)，只有很好的管理，才能更好的利用資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，提高醫(yī)院的整體發(fā)展。

［1］孫云云．醫(yī)院檔案信息開(kāi)發(fā)利用的探索與實(shí)踐［J］．蘭臺(tái)世界，2007，(7S):41．

［2］黃美蓮．加強(qiáng)病案管理，提高病案質(zhì)量［J］．中國(guó)民族民間醫(yī)藥，2009，(2)．．

［3］張亮，薛冬梅．從醫(yī)院信息化邁向醫(yī)療服務(wù)信息化醫(yī)院檔案的信息化管理［J］．成都醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)，2012，7(B09):281．

［4］粟春霞．醫(yī)院信息化與醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的研究思考［J］．管理觀察，2012，(31):201．