淺談企業(yè)辦公室管理

■王 高 河北冀星高速公路有限公司

辦公室是一個(gè)綜合辦事機(jī)構(gòu)，無論是過去、現(xiàn)在還是將來，它整體的職能不外乎就是“ 參謀、服務(wù)、協(xié)調(diào)”三大功能。這三大功能發(fā)揮的好壞，直接關(guān)系到各級(jí)部門的正確決策，關(guān)系到各級(jí)政府重大決策和重要工作能否落到實(shí)處，關(guān)系到各級(jí)部門能否步調(diào)一致，齊心協(xié)力地確保政令暢通。在新形勢下，隨著機(jī)構(gòu)的變革和發(fā)展，辦公室工作的地位和作用，日顯重要。任務(wù)日益加重，要求越來越高，決不是僅限于文件轉(zhuǎn)發(fā)，來人接待，車輛管理等瑣碎工作了。

一、辦公室在企業(yè)中的作用

1.樞紐作用

主要是完成承上啟下、文件吞吐、信息集散的總樞紐。

2.助手作用

（1）協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定決策；

（2）協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施各項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)或管理工作；

（3）為領(lǐng)導(dǎo)處理文件、信息；

（4）完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的一切事宜。

3.參謀作用

4.信息的反饋?zhàn)饔?/p>

5.溝通協(xié)調(diào)作用

二、辦公室管理職責(zé)

辦公室管理具有明顯的綜合性特征，所以，其職責(zé)范圍也包括了很豐富的內(nèi)容。

1.輔助領(lǐng)導(dǎo)決策。辦公室工作不但要對(duì)來自上下、左右、內(nèi)外的各種信息、資料、情況等，進(jìn)行收集、加工和綜合分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有力的依據(jù)，更要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，把每一項(xiàng)工作都做到及時(shí)高效，為領(lǐng)導(dǎo)的日常工作的順利開展做好強(qiáng)有力的保障。

2.協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系。辦公室工作是一項(xiàng)綜合性的工作，所涉及的方面各種各樣。不論是單位內(nèi)部之間的聯(lián)系還是與外界之間的交流，這些都需要辦公室去一一溝通、協(xié)調(diào)并組織落實(shí)，因此協(xié)調(diào)工作是必不可少的。而這一項(xiàng)任務(wù)也只能由辦公室部門來承擔(dān)。辦公室應(yīng)當(dāng)把協(xié)調(diào)工作當(dāng)作是自己的一項(xiàng)經(jīng)常性的任務(wù)來完成。

3.健全規(guī)章制度。健全各項(xiàng)管理制度，是企業(yè)科學(xué)管理的必然要求，也是企業(yè)發(fā)展的重要保證。所以制定以企業(yè)發(fā)展為中心的各項(xiàng)管理規(guī)章制度，是辦公室重要的工作任務(wù)。

4.業(yè)務(wù)檔案管理。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)不斷壯大，企業(yè)辦公室要根據(jù)自身特點(diǎn)搞好包括文書、人事、科技等檔案的收集整理、統(tǒng)計(jì)保管，以便發(fā)揮企業(yè)檔案的參評(píng)利用價(jià)值，搞好企業(yè)檔案管理服務(wù)工作。

三、不斷提高企業(yè)辦公室管理水平

1.在建章立制上下功夫，建立規(guī)范化的工作制度。建立健全相關(guān)規(guī)章制度，可以確保工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化地運(yùn)作，從而提高員工隊(duì)伍的工作質(zhì)量與效能。一要完善相關(guān)配套制度，做到管人管事。要全面推行崗位責(zé)任制、服務(wù)承諾制等具體制度；要深化和推行政務(wù)公開，以公開促效率，不斷提高工作水平。二要完善績效考評(píng)辦法，做到明崗明責(zé)。確定目標(biāo)考核的原則、對(duì)象、內(nèi)容、方法、評(píng)價(jià)依據(jù)及標(biāo)準(zhǔn)等。在此基礎(chǔ)上，對(duì)崗位工作實(shí)行目標(biāo)管理，根據(jù)各部門工作的計(jì)劃任務(wù)和目標(biāo)，按職能分解落實(shí)到人。三要抓好各項(xiàng)制度的落實(shí)，做到有力有效。要在狠抓制度的貫徹落實(shí)上下功夫，開展經(jīng)常性的監(jiān)督檢查，嚴(yán)肅查處違反制度的人和事，做到令行禁止、違者必究，努力使制度成為全體員工自覺遵守的行為準(zhǔn)則。

2.提高企業(yè)辦公室人員素質(zhì)。辦公室人員是進(jìn)行辦公室工作的主體，只有他們的素質(zhì)得以提升，對(duì)辦公室工作質(zhì)量的提高才有所幫助。一是要注重實(shí)踐鍛煉，要提高職工隊(duì)伍的綜合素質(zhì)，一靠學(xué)習(xí)、二靠實(shí)踐。要加強(qiáng)員工的政治理論、政策法規(guī)、業(yè)務(wù)知識(shí)、現(xiàn)代管理知識(shí)等方面的培訓(xùn)；二是通過開展技能競賽，工作滿意度問卷調(diào)查，輪崗交流等方式，促使辦公室人員在實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)、提高素質(zhì)、增長才干，提高解決實(shí)際問題的能力。

3.提高辦公人員工作效率。一是明確計(jì)劃目標(biāo)，理清工作思路。辦公室作為綜合性服務(wù)部門，工作事務(wù)紛繁瑣碎，既要輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，又要搞好服務(wù)全局工作，這就要求必須明確自己的工作任務(wù)，保持清醒頭腦，按照工作主次輕重，做到先急后緩。為了梳理好自身工作思路，在此建議大家準(zhǔn)備一個(gè)隨身筆記本，在上面可以列明每日工作計(jì)劃和臨時(shí)任務(wù)，一旦完成某項(xiàng)進(jìn)行相應(yīng)勾劃，當(dāng)天工作結(jié)束前通過核對(duì)勾劃來查看一天工作完成情況。二是嚴(yán)謹(jǐn)方法策略，專注工作細(xì)節(jié)。辦任何事都講求方法原則，要想高質(zhì)量完成工作任務(wù)，就必須抱著嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)的態(tài)度，認(rèn)真對(duì)待每一項(xiàng)工作環(huán)節(jié)，不因事小而怠慢，踏踏實(shí)實(shí)、精益求精。同時(shí)，工作時(shí)要專注辦公，一心一意，盡量避免不良情緒影響工作，方可提高辦事效率。

4.做好檔案管理工作。檔案的整理工作是一件既繁瑣又需要重復(fù)整理的工作。檔案管理工作人員嚴(yán)格按照相關(guān)制度規(guī)定對(duì)各類檔案進(jìn)行收集、整理、分類、調(diào)閱，建立系統(tǒng)的管理模式。對(duì)于上級(jí)發(fā)文，檢查記錄、政策性文件，在整理過程中，首先應(yīng)對(duì)該文件進(jìn)行鑒別，審核文件屬于哪一級(jí)別，充分地重視和利用先前的整理基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，不要輕易打亂重整。因此應(yīng)按檔案整理規(guī)范要求裝訂后進(jìn)行傳閱，閱辦完畢后，已初步進(jìn)入歸檔程序，進(jìn)一步歸整，以備平時(shí)查閱。

隨著現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展需求，以及新型企業(yè)管理制度的創(chuàng)新，企業(yè)辦公室管理工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。要提高企業(yè)核心競爭力，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)，需要不斷解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，推動(dòng)企業(yè)辦公室管理工作的健康發(fā)展，開創(chuàng)企業(yè)高效發(fā)展的新局面。

[1]楊延?xùn)|.新時(shí)期辦公室管理工作的實(shí)踐體會(huì)[J].辦公室業(yè)務(wù),2011(07).

[2]呂鳳利,淺談對(duì)企業(yè)辦公室管理的認(rèn)識(shí).

[3]楊惠敏,論企業(yè)辦公室管理工作,科技信息,2009(22).

[4]褚春雨.新時(shí)期企業(yè)辦公室管理工作探究.