青臨高速工程項(xiàng)目創(chuàng)建精品檔案的啟示

陳龍民

（青萊高速公路臨沂管理處 山東 沂水 276400）

青臨高速公路是國家級重點(diǎn)工程項(xiàng)目，位于京津冀與長三角等經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)相互聯(lián)通的中間位置,北接?xùn)|三省,南接蘇滬浙,在山東省與全國經(jīng)濟(jì)交流中起著舉足輕重的作用，是國務(wù)院批準(zhǔn)的“7918”國家高速公路網(wǎng)中的“縱3”長春至深圳高速公路中的一段，也是山東省標(biāo)準(zhǔn)最高、里程最長、投資最大的高速公路項(xiàng)目之一，主線全長228公里，全線采用雙向六車道高速公路標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，該項(xiàng)目于2009年6月開工，2013年1月正式建成通車。作為一名檔案工作人員，對這一重大工程創(chuàng)建精品檔案工作，從中得到幾點(diǎn)啟示。

一、強(qiáng)化工程檔案管理體系是創(chuàng)建精品檔案的組織保證

青臨建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔工作實(shí)行項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制，按照要求成立項(xiàng)目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，建立項(xiàng)目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，領(lǐng)導(dǎo)小組在建設(shè)過程中始終發(fā)揮著監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)作用。項(xiàng)目法人（建設(shè)單位）做好自身形成的項(xiàng)目文件材料的收集、整理和對設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、咨詢等單位負(fù)責(zé)的項(xiàng)目文件材料的收集、整理工作的組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督、指導(dǎo)。根據(jù)竣工資料編制管理辦法，實(shí)行預(yù)立卷制度，保證項(xiàng)目文件材料立卷歸檔的及時(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。監(jiān)理單位負(fù)責(zé)對施工單位竣工文件材料形成、收集和整理歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查，在交工驗(yàn)收前向項(xiàng)目法人單位提交項(xiàng)目檔案質(zhì)量審核意見。根據(jù)項(xiàng)目檔案工作需要，有計(jì)劃地組織開展項(xiàng)目檔案人員培訓(xùn)，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一做法，提高了工程檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。各參建單位把項(xiàng)目文件材料的立卷歸檔工作納入工程建設(shè)管理工作中，配備專職檔案管理人員，并保證其穩(wěn)定。明確各單位有關(guān)崗位和人員項(xiàng)目文件材料收集歸檔的職責(zé)和要求，按規(guī)定及時(shí)做好項(xiàng)目文件材料的整理歸檔和移交工作。

二、制度規(guī)范是創(chuàng)建精品檔案工作的重大前提

在青臨工程建設(shè)過程中，建設(shè)單位加強(qiáng)對各參建單位檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。根據(jù)交通運(yùn)輸部《公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》要求，制定了《項(xiàng)目竣工資料編制辦法》、《工程檔案管理實(shí)施細(xì)則》、《施工階段檔案管理工作程序》等一系列檔案管理制度，建立了項(xiàng)目檔案管理的制度體系并有效運(yùn)作。隨著工程建設(shè)管理標(biāo)準(zhǔn)和要求的不斷提高，還編制了能夠滿足檔案資料查找的案卷級、文件級檢索工具，進(jìn)一步提升了管理水平，將檔案管理觸角滲透到工程管理的全過程。工程檔案管理制度體系作為工程建設(shè)管理體系的重要組成部分，為規(guī)范參建各方的檔案管理行為、促進(jìn)工程管理規(guī)范化發(fā)揮了積極作用。

三、全過程合同管理是創(chuàng)建精品檔案的重要基石

省廳公路局作為青臨高速公路工程的項(xiàng)目法人，按照國家有關(guān)要求，精心組織，強(qiáng)化管理，將《項(xiàng)目竣工資料編制辦法》中涉及的技術(shù)資料數(shù)量、內(nèi)容和要求等全部納入工程建設(shè)合同管理中，通過采取檔案資料移交保證金控制措施等經(jīng)濟(jì)手段，將檔案管理滲透到工程建設(shè)管理全過程，增強(qiáng)各相關(guān)單位的工作積極性和自覺性，并實(shí)施科學(xué)的動(dòng)態(tài)管理，在實(shí)際工作中取得了良好效果。如果說青臨高速公路的理念創(chuàng)新是做好工程的基石，制度創(chuàng)新則是青臨高速工程品質(zhì)強(qiáng)有力的保障。青臨高速項(xiàng)目進(jìn)行了系列制度創(chuàng)新，伴隨工程順利推進(jìn)，關(guān)鍵材料一次性入庫盲檢制度、關(guān)鍵工序綜合檢查簽認(rèn)制、質(zhì)量責(zé)任鏈制度和首件工程和標(biāo)準(zhǔn)工程綜合確認(rèn)制等形成了工程檔案質(zhì)量管控最具特色和成效的管理準(zhǔn)則。

四、實(shí)現(xiàn)工程建設(shè)同步是創(chuàng)建精品檔案的有效方法

在項(xiàng)目辦構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，將設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、試驗(yàn)、檢測等所有參建單位納入檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系中，并隨著工程項(xiàng)目推進(jìn)，及時(shí)更新管理網(wǎng)絡(luò)，保證網(wǎng)絡(luò)的高效完備。在招標(biāo)文件和主要標(biāo)段的合同文本中，專門明確竣工文件的編制費(fèi)用以及施工現(xiàn)場檔案工作的相關(guān)要求和標(biāo)準(zhǔn)，竣工文件的監(jiān)督檢查納入監(jiān)理范疇。此外，在各項(xiàng)勞動(dòng)競賽、季度考核、中間檢查、評優(yōu)創(chuàng)先等活動(dòng)中，工程項(xiàng)目檔案管理工作也是一項(xiàng)重要考核內(nèi)容。對于檔案錄入不及時(shí)、編制質(zhì)量不符合要求的單位進(jìn)行通報(bào)批評，并限時(shí)整改到位。對于按照合同要求按時(shí)優(yōu)質(zhì)提交項(xiàng)目檔案的單位，則在考評中給予相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)，從而扭轉(zhuǎn)參建單位存在的重工程實(shí)體輕檔案管理的舊觀念，提高檔案人員責(zé)任意識(shí)、精品意識(shí)。各參建單位根據(jù)單位、分部、分項(xiàng)工程的體系劃分及工序的先后預(yù)先立卷。每一分項(xiàng)工程的質(zhì)保資料組成首件案卷后，經(jīng)檢查認(rèn)可后，作為該分項(xiàng)工程其他資料的整理樣本進(jìn)行具體操作，規(guī)范了工程項(xiàng)目檔案的整理質(zhì)量和同步歸檔。由于建設(shè)單位組織開發(fā)了工程檔案管理系統(tǒng)，運(yùn)用了檔案管理軟件進(jìn)行項(xiàng)目檔案管理，還實(shí)現(xiàn)了電子文件與紙質(zhì)文件的同步歸檔。2012年12月竣工通車，形成竣工檔案19352卷，圖紙517卷，并實(shí)現(xiàn)了檔案目錄文件級信息化管理。其中，通過首件工程和標(biāo)準(zhǔn)工程檔案管理綜合確認(rèn)制的實(shí)施，形成了現(xiàn)場質(zhì)量控制手段的有機(jī)整體，取得顯著的實(shí)際效果，青臨高速公路被交通運(yùn)輸部評為“公路工程混凝土通病治理活動(dòng)”示范項(xiàng)目。

五、科技創(chuàng)新為創(chuàng)建精品檔案提供了有效平臺(tái)

青臨高速公路所有科研項(xiàng)目都遵循科研先于施工圖設(shè)計(jì)開展原則，充分發(fā)揮科技研究對工程項(xiàng)目的技術(shù)引導(dǎo)和支撐作用。將自主研發(fā)和與高校科研單位合作八個(gè)方面的創(chuàng)新科技項(xiàng)目全部納入精品檔案管理范疇，覆蓋了路基、路面、橋梁、交通安全設(shè)施、綠化等工程。在工程檔案中，高速公路交通安全設(shè)施盲點(diǎn)防治技術(shù)、工序延展循環(huán)法、紅外光譜SBS改性劑摻量和X射線預(yù)應(yīng)力定位及張拉效果等多項(xiàng)檢測創(chuàng)新手段、矩陣式項(xiàng)目管理模式等等不勝枚舉的創(chuàng)新技術(shù)和方法成為精品檔案的亮點(diǎn)工作。其中，研發(fā)的處于國內(nèi)先進(jìn)水平的質(zhì)量安全智能控制系統(tǒng)，從瀝青混合料運(yùn)輸?shù)绞┕がF(xiàn)場攤鋪的全過程視頻監(jiān)控等數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化模式進(jìn)行永久存檔，保證了各項(xiàng)工作的可追溯性。

六、精品檔案的開發(fā)利用提高了檔案文化的輻射力

青臨高速工程項(xiàng)目竣工檔案是工程從立項(xiàng)到竣工的真實(shí)記錄，載體多樣、內(nèi)容豐富，涵蓋了政治、經(jīng)濟(jì)、建設(shè)、通信等多個(gè)領(lǐng)域的內(nèi)容，對工程審計(jì)、獎(jiǎng)項(xiàng)申報(bào)、新項(xiàng)目開發(fā)，尤其對宣傳、提升山東公路的社會(huì)地位和影響力發(fā)揮了重要作用。通過利用青臨高速檔案資料編寫了大事記匯編、組織機(jī)構(gòu)沿革、工程建設(shè)重要會(huì)議匯編、管理制度匯編、特殊載體索引及檔案工作紀(jì)實(shí)等一系列匯編材料。同時(shí)，還根據(jù)已有的照片檔案及工程檔案，先后編制出版了3期綜合性畫冊，充分展示了建設(shè)中的青臨高速，展示了山東公路文明形象。音像檔案作為青臨高速項(xiàng)目檔案的一大特色，在宣傳報(bào)道工作中發(fā)揮了巨大的作用。工程建設(shè)先后被中央電視臺(tái)、人民網(wǎng)、新華網(wǎng)、搜狐網(wǎng)、中國公路網(wǎng)等各大新聞媒體報(bào)道或轉(zhuǎn)載，大量采用了青臨高速公路原始音像檔案，將青臨高速公路的施工現(xiàn)場、科技創(chuàng)新、質(zhì)量責(zé)任、文化理念、人文風(fēng)采進(jìn)行了全方位展現(xiàn)。

2012年12 月，國家高速公路網(wǎng)長春至深圳線青臨公路工程檔案預(yù)驗(yàn)收組對青臨高速公路檔案進(jìn)行了驗(yàn)收。這是在以往驗(yàn)收抽查的基礎(chǔ)上，交通主管部門對青臨高速公路工程檔案的總體驗(yàn)收，是對公路檔案驗(yàn)收的重要組成部分。經(jīng)過驗(yàn)收組成員的共同努力，順利通過了公路工程檔案專項(xiàng)預(yù)驗(yàn)收任務(wù)。