談談現代檔案管理工作創新的意義及途徑

夏彥忠

（甘南縣規劃處 黑龍江 齊齊哈爾 162100）

一、檔案創新概述

創新是社會發展的靈魂，也是檔案事業得以發展和前進的必然要求。新世紀以來，隨著各種新概念、新標準和新方法的不斷提出，傳統的檔案管理工作也提出了新的發展要求和發展理念，逐步形成了一套適用范圍廣、自動化程度高和高新技術含量高的管理體系，為社會發展提供了應有的服務和理論依據。在目前的社會發展中逐步形成了以創新思想和理念為主的工作模式，也是現代化社會發展中最為關鍵的一部分。

有人說，創新是發展的靈魂。的確，時代在不停的進步與變化，一切事物想要跟上時代的步伐與節奏就必須在自身原有的基礎上進行觀念、思維和發明上的更新與改革，要么創造出新的事物，要么改變現有的狀態，實現自我發展。

（一）創新與基礎的關系

工作創新并不是說完全憑借幻想去完成的，也不是傳統意義上的空中樓閣，而是需要我們在實際基礎上加以總結和歸納，從而形成一套具有實際應用價值的工作模式，也是現代農業社會發展中最值得我們關注和重視的工作環節。建國以來，經過半個世紀的發展，其在應用中逐步形成了一套綜合性的、整體性和具備良好實踐性的工作經驗，并行成了系統化、綜合化的管理措施和管理模式，也為當前的檔案發展提供了良好的發展基礎和應用前提。

（二）創新與現實的關系

工作創新是目前各企業發展中都不可缺少的一部分，也是整個企業社會發展中最為關鍵和重視的一部分。在目前的檔案管理工作中，就其創新進行分析和總結，其在管理的過程中是一個初級發展階段，也是由計劃經濟模式向市場經濟發展的一種模式，也是一種綜合性的發展趨勢和發展體系。在現代化社會發展中，檔案管理事業的創新發展還處于一個較慢的環節，其中還存在著諸多的缺陷與不足，使得檔案創新管理中各種條件受到限制和影響，造成了檔案管理事業在發展之中存在著后勁不足。在目前的檔案管理工作中，創新就是要重視現實，以社會實際發展要求為基礎來面向未來、重視發展，圍繞如何解決現有的檔案問題去進行總結和優化，從而使得檔案管理工作能夠發揮出應有的效益，實現突破。

（三）創新與學習、借鑒的關系

學習是創新的主要基礎，也是當前社會發展中最值得我們關注和重視的一部分。同時，隨著國民經濟的發展，檔案創新管理工作是借鑒傳統的創新模式，也是實現學習創新動力的關鍵，更是實現整個檔案管理事業順利持續發展的基礎前提。在目前的檔案管理工作中，通常都是以以創新作為動力來學習各種相關的經驗和基礎知識，推行出各種工作模式和管理要點，且在工作中堅持推陳出新的學習理念和原則，應用否定的認識規律來對各種問題進行批判和研究，在學習、借鑒中創新。

二、服務手段創新

（一）建立檔案館（室）網頁，開展網上利用服務。隨著檔案館（室）內部局域網的建立，檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。

（二）建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。檔案館（室）與企事業單位信息管理部門可加強密切配合，建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。

該中心設在企事業單位檔案館（室），是企事業單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣，內容豐富，利用率高。

（三）電子文件的自動上傳收集。目前在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館（室）的服務器上歸檔。

三、拓展服務領域

（一）信息服務的社會化、多主體。由主要為企事業單位內的對象服務轉化為社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術的發展，人們從事的科學研究和生產建設、行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

（二）興辦服務實體，發展檔案產業。處于信息化社會的今天，從信息資源開發的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館（室）也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。

（三）加強橫向聯合，實現信息資源共享。隨著信息時代的發展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的文獻情報，任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。而建立聯合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統的前提條件和核心內容之一。

四、結束語

總之，加強檔案的管理，要從完善各項規章制度，提高信息化管理水平，提高管理人員素質等方面著手。檔案工作者只有不斷更新理念，解放思想，與時俱進，檔案管理工作才能跟上時代發展的步伐，在推動檔案改革方面發揮更大的作用。