淺談企業(yè)檔案的收集歸檔和整理

顧玉妮

（臨沂市蘭山區(qū)檔案局 山東 臨沂 276000）

企業(yè)檔案是記錄和反映企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)活動(dòng)和歷史面貌的第一手材料，是生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理和科研生產(chǎn)等各項(xiàng)工作的依據(jù)和參考，也是企業(yè)的寶貴財(cái)富。筆者從企業(yè)檔案收集的現(xiàn)狀出發(fā)，提出了如何更好的收集企業(yè)檔案的途徑，以及如何搞好企業(yè)檔案歸檔整理，談?wù)勛约旱恼J(rèn)識(shí)和體會(huì)。

一、企業(yè)檔案的收集

企業(yè)檔案的收集，就是指企業(yè)檔案管理部門(mén)按照檔案整理有關(guān)要求對(duì)企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)應(yīng)歸檔的文件材料進(jìn)行收集，并且根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的需要，向有關(guān)方征集對(duì)本企業(yè)有用的文獻(xiàn)資料的一項(xiàng)工作。收集工作是檔案工作的工作起點(diǎn)和基礎(chǔ)，也是檔案整理的首要環(huán)節(jié)。這項(xiàng)工作做得好與壞會(huì)直接影響到檔案整理歸檔得水平。所以，在整理歸檔工作之前，一定要先做好此項(xiàng)工作。

1、收集工作的要求

大部分的企業(yè)只注重產(chǎn)品的收益，并沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，致使檔案意識(shí)不強(qiáng)。在整理歸檔時(shí)，檔案資料收集不全，比如只重視對(duì)現(xiàn)企業(yè)辦公室內(nèi)材料的收集，而忽視了生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中形成的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表、市場(chǎng)信息、其他部門(mén)的工作計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)研材料;只注重收集文書(shū)歸檔材料，而忽視其它類(lèi)型的材料，如實(shí)物、照片等，從而導(dǎo)致檔案門(mén)類(lèi)不全，內(nèi)容不完整。

1.1 收集企業(yè)檔案的途徑

檔案收集的完整、齊全、系統(tǒng)，對(duì)檔案整理歸檔工作的影響很大。如果收集不齊全，就會(huì)有很多具有價(jià)值的檔案資料沒(méi)有歸檔，勢(shì)必造成檔案資料的遺失。在利用方面，想查閱時(shí)查不到，給利用帶來(lái)眾多不便。可見(jiàn)，做好檔案材料收集工作，是企業(yè)檔案工作整體建設(shè)的基礎(chǔ)和保證。筆者認(rèn)為可以從以下幾個(gè)方面來(lái)完善企業(yè)檔案的收集工作。

1.1.1 完善檔案歸檔制度，其中所講的歸檔制度包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求，企業(yè)應(yīng)該制定自己的歸檔制度，明確歸檔范圍、時(shí)間和要求，把立檔單位形成的各種門(mén)類(lèi)檔案應(yīng)全部納入收集范圍，做到完整無(wú)缺。同時(shí)還應(yīng)加強(qiáng)文件材料的管理，制定收發(fā)文登記制度，做好各項(xiàng)發(fā)文和收文登記。

1.1.2 加強(qiáng)宣傳，提高檔案專(zhuān)（兼職）人員的檔案意識(shí)。從檔案人員本身來(lái)說(shuō)，只有認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，才能立足本職，積極做好服務(wù)工作。檔案部門(mén)應(yīng)通過(guò)各種渠道，進(jìn)行《檔案法》的普法宣傳教育，普及檔案基本常識(shí)，用具體實(shí)例闡述檔案的性質(zhì)、地位和作用，使人們充分認(rèn)識(shí)到檔案企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的重要作用。

1.1.3 加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。通過(guò)培訓(xùn)，使工作人員熟悉檔案整理流程，增加檔案意識(shí)，自覺(jué)遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。其中加強(qiáng)檔案的組織管理是檔案收集工作的組織保證。

二、企業(yè)檔案的歸檔整理

檔案收集工作的目的在于提供利用，只有及時(shí)、廣泛地提供利用，才能鞏固收集成果，使得這一項(xiàng)工作形成良性循環(huán)，以利于檔案其它方面工作進(jìn)一步開(kāi)展。檔案收集上來(lái)以后，要及時(shí)對(duì)文件材料加以整理。通常情況下，收上來(lái)的文件材料往往零散，不系統(tǒng)，如果不及時(shí)整理就會(huì)零亂不堪，看不出其全貌和整體構(gòu)成情況。把不同時(shí)期收上來(lái)的不同材料分門(mén)別類(lèi)地加以整理，就可以看出問(wèn)題，有些材料內(nèi)容不全，需要充實(shí)，缺失的部分要及時(shí)補(bǔ)充全，以免時(shí)間長(zhǎng)了修補(bǔ)困難。

對(duì)于收集到的檔案，首先應(yīng)該進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、合理組合、排列、編目，使檔案從無(wú)序變?yōu)橛行颍ゴ执婢_(dá)到有目可查，有規(guī)可循。立卷過(guò)程中，要充分考慮文件來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式上保持歷史的內(nèi)在聯(lián)系，堅(jiān)持一個(gè)具體事件、一次會(huì)議、來(lái)文與復(fù)文、請(qǐng)示與批復(fù)放在一起，轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件放在一起、性質(zhì)相同的文件組在一起，保持文件材料的完整性。其次，文檔的整理工作又能促進(jìn)收集工作，在整理中發(fā)現(xiàn)有請(qǐng)示無(wú)批復(fù)、有打印稿無(wú)底本，可以有的放失地進(jìn)行收集，對(duì)文件資料進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，合理組合能促進(jìn)檔案工作各環(huán)節(jié)良性運(yùn)作。那么怎樣歸檔整理更能適應(yīng)現(xiàn)在企業(yè)的需要。八十年代，企業(yè)檔案整理方法和機(jī)關(guān)一致。1993年，山東省檔案局、省標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量局頒發(fā)了企業(yè)檔案分類(lèi)方案和檔案編制方法，把企業(yè)檔案分為A黨群工作類(lèi)B行政管理類(lèi)C經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)D生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi)E產(chǎn)品類(lèi)F科研類(lèi)G基本建設(shè)類(lèi)H設(shè)備儀器類(lèi)I會(huì)計(jì)類(lèi)J職工檔案，檔號(hào)采取了類(lèi)號(hào)、年度和盒號(hào)（案卷號(hào)）。給企業(yè)檔案制定了明確的框框和標(biāo)準(zhǔn)，近20年來(lái)為企業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)起到了重大作用。現(xiàn)在，隨著辦公自動(dòng)化，檔案整理組合的方式為了適應(yīng)現(xiàn)在的需要，也要改變和提高。2000年國(guó)家檔案局頒發(fā)了《中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）在整理細(xì)則中，明確檔案按件整理，按件進(jìn)行整理便于進(jìn)行檔案歸檔，簡(jiǎn)化了整理手段，為檔案工作者帶來(lái)了福音和解放。對(duì)企業(yè)檔案的整理辦法沒(méi)做明確細(xì)致的規(guī)定。筆者認(rèn)為，企業(yè)檔案也可跟隨機(jī)關(guān)檔案的整理方法，按件進(jìn)行整理。那么企業(yè)檔案按件進(jìn)行整理有幾個(gè)問(wèn)題需要明確一下：企業(yè)檔案的歸檔章內(nèi)容和機(jī)關(guān)的不完全一樣，應(yīng)設(shè)置檔號(hào)、件號(hào)、頁(yè)數(shù)、期限等主要內(nèi)容，這樣編制檔號(hào)時(shí)就基本和原來(lái)的檔案銜接起來(lái)，并且能全面、準(zhǔn)確地揭示出檔案的檢索要點(diǎn)，為檔案利用、著錄工作夯實(shí)了基礎(chǔ)。另外檔案的排列仍和過(guò)去一樣，按類(lèi)、年度進(jìn)行排列，只是過(guò)去卷和卷進(jìn)行排列，現(xiàn)在是件和件進(jìn)行排列。企業(yè)檔案按件進(jìn)行整理，歸檔文件目錄的項(xiàng)目也要有檔號(hào)、件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、文號(hào)、題日期、頁(yè)數(shù)、保管期限、備注等，就不需要擬寫(xiě)案卷標(biāo)題了，這樣不僅節(jié)省了整理費(fèi)用，也適應(yīng)了企業(yè)信息化建設(shè)的需要。

[1]龐旭升;應(yīng)當(dāng)注意對(duì)無(wú)編號(hào)文件的收集歸檔工作[J];浙江檔案;1983年Z1期

[2]郭騰飛;《科技檔案工作信息》為收集工作增添了活力[J];四川檔案;1985年03期

[3]劉福曉;;應(yīng)重視收集的幾類(lèi)文件材料[J];檔案;1985年05期.