新形勢下如何做好水務(wù)工程檔案管理工作探析

李復(fù)娜

（深圳市大鵬半島水源工程管理處 518000）

目前我國各地都在進(jìn)行大規(guī)模的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，其中重要的建設(shè)之一即是水務(wù)工程。水務(wù)工程檔案是水務(wù)工程建設(shè)成果的歷史記錄，忠實(shí)記錄了水務(wù)工程的建設(shè)和發(fā)展。在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中，水務(wù)工程檔案具有重要的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，新工程建設(shè)可借鑒已完工的項(xiàng)目，降低成本，節(jié)約開支，提高效益；具有科研價(jià)值，可供水務(wù)工作者研究水務(wù)建設(shè)的規(guī)律；具有憑證價(jià)值，能成為評(píng)價(jià)工程質(zhì)量、查找事故原因的重要依據(jù)。因此，從上個(gè)世紀(jì)80年代起，我國檔案管理部門陸續(xù)出臺(tái)規(guī)范性文件，比如《《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》，規(guī)范重大工程項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收程序。

一、水務(wù)工程檔案的界定及特點(diǎn)

1、水務(wù)工程檔案的界定。水務(wù)工程是主管防洪(潮)治澇、水土保持、城市供排水、污水處理及水環(huán)境綜合治理等等專門針對(duì)水利專業(yè)的建設(shè)工程。水務(wù)工程檔案指的是水務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目從策劃、實(shí)施、完成到試運(yùn)行的全過程中形成的應(yīng)歸檔保存的文件，主要包括項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、決策、計(jì)劃、勘測、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工、試生產(chǎn)（使用）等工作活動(dòng)中形成的文字材料、圖紙、圖表、計(jì)算材料、聲像材料等形式與載體的全部文件材料。從檔案形成主體來看，任何一個(gè)工程項(xiàng)目都包括建設(shè)、勘測、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等五個(gè)主體，每個(gè)主體承擔(dān)不同的工作任務(wù)，形成專業(yè)領(lǐng)域的檔案，比如施工檔案、設(shè)計(jì)檔案等。水務(wù)工程檔案的形成主體也包括上述五個(gè)主體，其中建設(shè)單位是整個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)者、組織者、發(fā)包單位，因此也是檔案形成的最主要主體，負(fù)責(zé)向承包項(xiàng)目的其他主體收集、整理其專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)的案卷資料。水務(wù)工程檔案記錄了工程建設(shè)的全過程。從工程階段或周期看，水務(wù)工程檔案可分成立項(xiàng)階段檔案、實(shí)施階段檔案、驗(yàn)收階段檔案、試運(yùn)行階段檔案等。

2、水務(wù)工程檔案的特點(diǎn)。一是專業(yè)性強(qiáng)，涉及面廣。任何一個(gè)水務(wù)工程都跟農(nóng)業(yè)、工業(yè)、交通、電力、通信、市政、生態(tài)環(huán)境等各個(gè)方面有關(guān)系，涵蓋面大，再加上水務(wù)專業(yè)本身又與水文、氣象等專業(yè)聯(lián)系緊密，有著諸多的水文、氣象數(shù)據(jù)，因此專業(yè)性強(qiáng)。二是具有一定的時(shí)機(jī)性。水務(wù)工程建設(shè)主要跟水打交道，受自然因素影響較大，有些工程正是針對(duì)專門的氣候特點(diǎn)開展，比如春旱夏汛時(shí)節(jié)，水務(wù)部門都要組織相關(guān)工程建設(shè)。

二、當(dāng)前水務(wù)工程檔案工作存在的問題

1、缺乏系統(tǒng)思維，各方自行歸檔

一個(gè)水務(wù)工程項(xiàng)目從立項(xiàng)、施工到驗(yàn)收運(yùn)行，分成不同階段，由不同部門完成。水務(wù)檔案也是由不同階段的文件資料匯總而成。這些不同階段、不同部門形成的水務(wù)項(xiàng)目資料實(shí)際上都是作為該項(xiàng)目的一個(gè)有機(jī)組成部分，前后銜接。雖然不同部門負(fù)責(zé)的各自模塊中的工作，形成的也是專業(yè)性資料，但項(xiàng)目建設(shè)單位作為該工程的責(zé)任方、發(fā)包方、組織者，應(yīng)系統(tǒng)、整體地看待項(xiàng)目資料，將分布在各部門的資料當(dāng)做該項(xiàng)目檔案的有機(jī)組成部分，及時(shí)催促有關(guān)部門移交歸檔，以保證該項(xiàng)目檔案的完整性。有些項(xiàng)目建設(shè)單位對(duì)檔案工作不夠重視，未能從全局、全工程建設(shè)的角度，系統(tǒng)地思考?xì)w檔工作，對(duì)各部門形成的資料不聞不問，任其散落在各家。這就導(dǎo)致了一個(gè)問題，即各家檔案管理工作參差不齊，有的及時(shí)歸檔，有的則被丟棄，有的形成案卷，有的則只是零散的資料。如此，勢必不能形成有價(jià)值的項(xiàng)目檔案留存。水務(wù)工程檔案工作缺乏系統(tǒng)思維的另一個(gè)表現(xiàn)現(xiàn)象是項(xiàng)目建設(shè)方只是被動(dòng)地接收從各方移交的資料，對(duì)方移交什么就接收什么，至于是否完整、有遺漏等則不顧及，有些建設(shè)方甚至都未建立各方移交檔案資料的制度，由各方自行保管。一旦遺失，后期追補(bǔ)的難度較大，工程檔案不能形成有機(jī)、系統(tǒng)的聯(lián)系，也就不能如實(shí)反映整個(gè)工程概貌。

2、工程資料束之高閣，未能有效利用。收集項(xiàng)目資料后的第二個(gè)工作是對(duì)資料進(jìn)行編輯、加工，將靜態(tài)的、雜亂無章的材料通過一定的形式整理、轉(zhuǎn)換、加工為系統(tǒng)檔案資源，特別是形成檢索工具，方便查找，供人利用。檔案資源如果未分門別類，進(jìn)行一定的整理，只是雜亂地堆積在檔案室中，也沒有方便的檢索方式，日積月累，也就變成“故紙堆”，無人問津。特別是水務(wù)工程資料，種類繁多，形式多樣，占用面積大，專業(yè)性強(qiáng)，如果未經(jīng)專業(yè)編輯、加工，根本無從查找，只能被束之高閣，自然也就談不上利用問題。現(xiàn)實(shí)工程檔案管理實(shí)踐中，有些工程檔案長期被“堆積”在檔案室中，有人需要利用檔案的，通常以各種理由拒絕，萬不得已才到檔案室中“大找”。這種檔案保管方式顯然與信息社會(huì)資源共享的時(shí)代特點(diǎn)以及水務(wù)建設(shè)事業(yè)發(fā)展的形勢不相適應(yīng)，制約了檔案發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值和作用。因此現(xiàn)代的檔案信息資源的利用服務(wù)模式已發(fā)生了巨大變化，需要讓靜態(tài)的檔案“用活”，不再是將檔案“塵封”于檔案館（室）中。如果水務(wù)工程檔案不能得到有效的利用，不僅浪費(fèi)資源，而且可能會(huì)對(duì)建設(shè)周期中出現(xiàn)的問題、責(zé)任劃分起到憑證作用，也就失去了其應(yīng)有的價(jià)值。

3、人員未到位。現(xiàn)實(shí)水務(wù)檔案工作中出現(xiàn)的資料遺失、不及時(shí)歸檔、散落、未被利用等問題，歸根到底就在于無專業(yè)人士專門從事該項(xiàng)工作。長期以來，檔案保管被認(rèn)為是一項(xiàng)枯燥無味、簡單機(jī)械的工作，工作人員就像普通的倉管員一樣，無需專業(yè)知識(shí)，任何人都可從事。因此很多項(xiàng)目并未配備專職的檔案工作人員，而是由文秘工作者兼任，建設(shè)方如此。施工方、監(jiān)理方更因自己不是組織者，承擔(dān)的只是工程某個(gè)模塊，更不配置檔案人員。工程檔案與通常的文書檔案有很大不同，專業(yè)性更強(qiáng)，文秘人員對(duì)工程檔案的管理工作，一則無暇顧及，二則心有余而力不足，缺乏專業(yè)知識(shí)，特別是水務(wù)工程項(xiàng)目包含大量的專業(yè)圖紙，這些圖紙如何保管，甚至如何折疊、立卷都是問題。人員不到位，也就無人組織檔案工作。檔案的規(guī)范化、完整化管理就無從談及。

三、提升水務(wù)工程檔案工作水平的途徑

1、制定行業(yè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范歸檔工作。隨著我國水務(wù)事業(yè)的快速發(fā)展，水務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目日益增多，形成的檔案相應(yīng)的越來越多，但面臨的一個(gè)現(xiàn)實(shí)困難是，庫存壓力的增大。水務(wù)工程檔案庫存容量和日益增長的檔案數(shù)量形成了一個(gè)亟待解決的矛盾，特別是行政級(jí)別高的檔案部門需保管從下屬單位移交的工程檔案，這些工程檔案中重復(fù)性資料較多，比如監(jiān)理方、施工方的案卷中都包含了整個(gè)項(xiàng)目的合同文件、設(shè)計(jì)方案、施工方案、進(jìn)度表等，這些都是建設(shè)方提供給施工方、監(jiān)理方用于工作需要的，具有同一性，整個(gè)工程只需保管一份即可。這些案卷都較厚，占據(jù)空間大，如果每個(gè)模塊都保存，就會(huì)產(chǎn)生重復(fù)存檔的問題，庫房壓力就大。因此檔案保管部門應(yīng)從實(shí)際情況出發(fā)，站在整個(gè)工程項(xiàng)目系統(tǒng)、宏觀的角度，對(duì)各檔案形成主體提出統(tǒng)一的規(guī)范要求，明確哪些案卷需保存，列入檔案范疇，哪些材料只作為一般資料由下屬單位負(fù)責(zé)保管即可，無需歸檔，減少歸檔數(shù)量，避免重復(fù)歸檔。作為工程資料歸檔工作的責(zé)任方，建設(shè)單位應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地收集、整理工程建設(shè)過程中形成的資料，有目標(biāo)，有時(shí)限。

2、形成電子化檢索，方便利用。檔案管理的目的不是讓檔案“堆積”在庫房中，不是為保管而保管，而是為了利用而保管。水務(wù)檔案記錄了水務(wù)建設(shè)的發(fā)展歷程，包含了豐富的氣象、地質(zhì)、水文資料，這些資料對(duì)今后該地的工程項(xiàng)目建設(shè)具有極大的參考價(jià)值，并且可避免因重復(fù)勘測、重復(fù)建設(shè)、重復(fù)研究等問題導(dǎo)致的人力、物力、財(cái)力等資源的浪費(fèi)。水務(wù)檔案一經(jīng)開發(fā)利用，能轉(zhuǎn)為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力。因此水務(wù)工程檔案管理工作不應(yīng)讓檔案成為“故紙堆”，而應(yīng)讓其“活”起來。這就必須要對(duì)水務(wù)檔案進(jìn)行編研，形成完整、系統(tǒng)的案卷，同時(shí)豐富水務(wù)工程檔案的信息檢索內(nèi)容，建立目錄中心，提高檔案的電子化檢索水平，使其能夠滿足不同人群、不同機(jī)構(gòu)對(duì)檔案資源的利用需求。而這也是一個(gè)雙向互動(dòng)的過程。當(dāng)越來越多的人能從水務(wù)檔案中獲取有用的信息，親身體驗(yàn)水務(wù)檔案工作的價(jià)值時(shí)，相應(yīng)的也會(huì)反過來支持水務(wù)檔案工作，更自覺、積極地將工作中的資料歸檔，以便統(tǒng)一保管、利用。

3、責(zé)任到人，有專職人員負(fù)責(zé)檔案工作。工程建設(shè)通常實(shí)行的是項(xiàng)目制，工作人員因項(xiàng)目組織在一起，項(xiàng)目結(jié)束后，工作人員就解散。如果相關(guān)案卷資料不及時(shí)歸檔，很可能就會(huì)遺失、丟棄，導(dǎo)致檔案不完整，影響后期的保管利用。因此檔案管理工作應(yīng)納入工程項(xiàng)目管理工作的一個(gè)必不可缺的組成部分，安排專職人員負(fù)責(zé)檔案的收集、立卷歸檔、保管、利用、保密等相關(guān)工作，責(zé)任到人。從我單位實(shí)踐來看，我單位為確保工程資料及時(shí)歸檔，每個(gè)項(xiàng)目都設(shè)立專職檔案人員，專職人員負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)勘測、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等各方文秘人員及時(shí)收集、整理各模塊工作中的資料，提出要求，并對(duì)資料進(jìn)行移交、做好交接記錄，統(tǒng)一匯總、編目。專職檔案人員除了匯總各方單位匯集的案卷外，還負(fù)責(zé)立項(xiàng)階段、項(xiàng)目準(zhǔn)備階段、項(xiàng)目試運(yùn)行階段、項(xiàng)目驗(yàn)收階段的項(xiàng)目資料收集、整理和立卷工作。其工作應(yīng)參與到到整個(gè)工程建設(shè)的全過程，與項(xiàng)目建設(shè)同步。即項(xiàng)目每個(gè)階段的工作一完成，該階段的案卷應(yīng)立卷歸檔，比如立項(xiàng)通過審批，立項(xiàng)資料在幾個(gè)工作時(shí)限內(nèi)應(yīng)收集到位，通過驗(yàn)收，驗(yàn)收資料在一定的時(shí)間內(nèi)需整理到位，以保證資料及時(shí)歸檔，確保檔案的完整和系統(tǒng)，避免檔案流落在外，等項(xiàng)目結(jié)束后無從查找的問題。

結(jié)語

水務(wù)工程檔案是水務(wù)工作者勞動(dòng)智慧的結(jié)晶。其檔案工作和合同管理、施工管理、投資管理等一樣，是完成工程建設(shè)任務(wù)不可或缺的重要管理手段，同時(shí)也是水務(wù)工程建設(shè)單位的主要職責(zé)。水務(wù)工程檔案工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)都與工程建設(shè)任務(wù)緊密相連。提高檔案管理水平，進(jìn)行規(guī)范化管理,能更好地服務(wù)于水務(wù)工程建設(shè)需要。

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