檔案資源整合面臨的問題與對策

◎文/邢軍 卜艷閣

檔案資源整合就是將本行政區域內屬國家所有、對國家和社會具有長期保存價值的包括政治、經濟、科技、文化等領域的檔案資源進行科學整合，實行集中統一管理，最大限度地優化配置國家檔案資源。其目的是為了保護國家檔案資源的完整與安全，實現檔案資源共享，保障人民群眾的利益?？茖W地整合、合理地利用檔案信息資源，也是檔案部門更好地服務于黨和國家中心工作、服務于廣大人民群眾的一個重要舉措。筆者結合工作實際，針對目前檔案資源整合過程中遇到的問題提出相應的對策。

一、檔案資源整合面臨的問題

（一）專業檔案資源分散，各自為政，難于集中

以漯河市為例，部分改制或地位特殊的單位分流檔案資源，如銀行系統、保險公司均因改制后，在檔案工作方面采取“垂直管理”模式，其各門類檔案不再向地方檔案館移交。公安、檢察院、法院這些地位特殊的單位可以設置部門檔案館，造成綜合檔案館事實上接不到這些單位的檔案。此外，城建、國土、房產、環保、民政、人事等擁有業務檔案的單位不移交其專業檔案，也造成了檔案資源的分散流失。檔案資源分散多頭保管，不利于群眾查閱利用，不便于實現資源的共享和社會利用效益最大化。

（二）現行的許多檔案法規并不支持綜合檔案館對所屬行政區域范圍內的各種專業檔案資源進行整合

專業檔案的條塊管理體制不僅體現在各種專業檔案的管理實踐中，而且已明確寫入一系列檔案法規，在一定范圍內具有強制性和約束力。比如，《城市建設檔案管理規定》：“縣級以上地方人民政府建設行政主管部門負責本行政區域內的城建檔案管理工作，業務上受同級檔案部門的監督指導?！逼渌恍n案行政規章等，幾乎都明確規定由各級專業職能部門負責管理本部門產生的科技檔案或專門檔案。這些檔案法規的相關規定無疑是專業檔案分散保管的法律基礎，造成了檔案資源整合困難。

（三）檔案資源能帶來利益是檔案資源整合困難的重要原因

隨著社會的進步，人們越來越重視自身權益的維護，社會對檔案資源的需求越來越大，擁有此類檔案資源就有滿足社會需求的資本，就能帶來意想不到的利益。不少專業檔案能帶來部分收益，因此相關部門就想自行管理不愿移交。

二、加強檔案資源整合的對策思考

（一）創新檔案資源整合模式，以多種形式進行檔案資源整合

檔案行政管理部門在整合本行政區域范圍內的檔案資源時，可以創新整合機制，比如：在不改變各類專業檔案歸屬和流向的前提下，將城建、房產、公安、環保、衛生等專業主管部門各自保管的專業檔案集中到各級檔案保管中心，在檔案保管中心保管的各類專業檔案仍屬各專業主管部門所有。在管理上，或由各專業主管部門派專人管理，或由綜合檔案館的檔案管理人員代管，這樣一來，綜合檔案館的技術優勢、保管條件優勢、社會認可優勢、資源集中優勢等都得到了發揮，又兼顧了專業檔案形成部門的工作需要和合理利益。因此，應該提倡在有利于國家檔案資源管理和利用的大前提下，根據本行政區域專業檔案的管理現狀，兼顧專業檔案形成部門，探索形式多樣的檔案資源整合模式。

（二）強化檔案行政管理部門在檔案資源流向上的主導權

檔案行政管理部門在檔案資源管理上可以提出行政要求，也就是說在行政體制調整過程中，為避免檔案資源流失而遭受損失，對各撤銷、合并、分立的檔案資源的流向作出明確的規定。同時在開展目標管理考核定級活動中對檔案資源建設提出明確要求，如果不按規定向同級國家綜合檔案館移交檔案的不得分，對轄區內的重大活動、重大事件檔案的接收以及散失在社會上珍貴檔案的征集也要有明確要求。

（三）借助政府行政資源

《檔案法》第四條規定：“各級人民政府應當加強對檔案工作的領導?！币簿褪钦f政府有責任和義務把轄區內的檔案工作做好。為加強全市檔案資源建設，建議出臺“漯河市檔案收集辦法”，促進檔案資源整合。檔案行政管理部門應積極主動向政府匯報，爭取其支持，以行政手段解決檔案資源整合問題。

（四）重點加強民生檔案資源的整合力度

各級檔案行政管理部門應當制訂出檔案資源整合的近期和中長期規劃，重點加強涉及民生檔案資源的整合力度，進一步豐富改善館藏結構，統一向社會提供利用。通過依法確定檔案流向，完善民生檔案資源進館機制，調整檔案接收范圍，努力建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系和服務人民群眾的檔案利用體系，完善本區域檔案資源優化組合和集約化管理。

（五）大力推進信息化，實現檔案資源的社會共享

局域網、互聯網和政務網的綜合應用搭建了檔案信息化廣闊的網絡環境，電子文件管理、網站建設、專門檔案管理軟件的應用都為檔案資源整合共享打下了堅實基礎。各級檔案館館藏檔案目錄數據庫建設、檔案的數字化轉換為實現檔案信息資源的共建、共享及開展網上服務奠定了基礎。因此要不斷提升檔案資源配置與管理水平，增強可以利用網絡傳輸的數字檔案資源的數量，通過相互的鏈接與整合提升質量，提高服務品質，用信息化的方式，推進檔案資源社會共享的步伐。