高校檔案信息化與數字檔案館建設探討

陳 林

（長江師范學院美術學院 重慶 408100）

1.檔案信息化與數字檔案館的含義

檔案信息化，就是在相關部門統(tǒng)一的規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動中應用現代信息技術，對檔案信息的資源進行處理、管理最后為社會提供服務，從而達到加速實現檔案管理現代化的進程。檔案管理信息化指的是檔案管理模式從以檔案實體為核心向以檔案信息為核心轉變的過程。

數字檔案館指的是存儲和利用檔案的信息資源的一個信息空間，是一個由很多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心以及檔案用戶群構成的數字檔案館群體。數字檔案館具有資源數字化、服務范圍擴大化、信息資源共享化、信息組織與傳輸網絡化、信息檢索便捷化等特點。

2.高校檔案信息化和數字檔案館建設的重要性

伴隨著信息時代的到來，現代科學技術在高校管理工作的各領域中應用得更為廣泛，數字信息傳輸、電子文件、各類管理系統(tǒng)、應用程序以及檔案館館藏檔案數字化等，都使得傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足于新形勢的需要。檔案現代化管理和信息化建設，已經成為了發(fā)展檔案工作的必然走向。

高校中的檔案信息化與數字檔案館是檔案管理更加規(guī)范和標準的必要要求。高校檔案館館藏數量不斷增加，而現行存儲空間有限，所以需要通過數字檔案館來緩解。以網絡技術為主的檔案數字化已經逐步引入到檔案管理工作當中，檔案的形成、鑒定、整理、利用都受到影響。電子檔案管理流程的科學化、規(guī)范化、專業(yè)化以及檔案信息資源開發(fā)一體化，則是體現了電子檔案管理的重要性。

高校檔案信息化與數字檔案館建設是檔案開發(fā)利用和實現服務方便快捷以及資源共享的有效渠道。檔案資源來自于人類社會發(fā)展的歷史記錄，它是人類社會一種原生的、獨有的、不可替代的信息資源，是社會在發(fā)展中不可缺少的重要公共信息資源。在各個層次檔案工作中現代化管理技術和高校信息化工作進行有機的結合，充分挖掘出檔案信息資源的內在潛力，進行最大化的檔案信息數據匯集，實現數據的共享，充分發(fā)揮出檔案信息在生活中的經濟價值和社會價值。檔案的數字化建設，將是傳統(tǒng)檔案工作的一個重大變革。

3.高校檔案館數字化建設中存在的問題

3.1 觀念問題

高校檔案管理的意識薄弱，其中對高校建設數字化的檔案館還沒有很強的意識。很多高校即使具有專門的檔案機構，也制定了一些檔案規(guī)章制度，但最后還是貫徹不力。一些領導對本部門的檔案工作的重要性缺乏認識，對本部門檔案減少管理。而且一些文件形成者還對檔案移交歸檔認識不足。同時檔案部門的一些工作人員檔案管理的意識也很淡薄，對檔案立卷歸檔的業(yè)務指導不夠，監(jiān)察、督辦不嚴。通過數字檔案館的建設，一方面能夠提高文件形成者、領導者的檔案的質量意識；另一方面也能夠將檔案管理制度規(guī)范融入管理系統(tǒng)當中，從而使之成為高校檔案管理的自覺行為，提高高校檔案的管理質量。

3.2 技術層面的問題

（1）高校數字檔案館中存儲有大量的多媒體信息，但傳統(tǒng)的面向文字信息的結構化關系數據庫不可以滿足這一要求，就要建立面向對象的非結構化的多媒體的數據庫；

（2）傳遞數字化檔案信息的基礎是通信網絡，遠程登錄使得數字檔案館的利用不受地域的限制。當前，我國互聯網的傳輸速度比較慢，網絡的一些安全問題并未得到解決，這些都阻礙了數字檔案館的發(fā)展；

（3）標準的制定在數字檔案館的建設過程中非常重要，但是就目前相應的一些電子文件標準和多媒體信息標準和數字檔案的著錄標準以及全文數據庫的標準等還沒有形成規(guī)范；

（4）實現檔案信息資源的共享是高校數字檔案館建設的目的，將數字檔案信息在局域網或者廣域網上進行傳輸和安全問題變得更為重要。

4.相關策略建議

4.1 加快檔案標準化的制定和貫標

推進檔案信息化建設，要著手于標準。高校要加強檔案信息化標準的制定和貫徹工作。通過調查研究，借鑒國內已有的檔案數字化治理技術標準及規(guī)范，通過檔案標準化和制度的貫徹，達到規(guī)范高校檔案信息化工作。

4.2 重視檔案管理軟件的開發(fā)和應用

高校在重視檔案管理軟件的開發(fā)和應用。在軟件的開發(fā)方式上，需要依照國家標準而且結合高校的實際，統(tǒng)一規(guī)劃，創(chuàng)新機制，采取和軟件公司、相鄰高校以及科研單位合作等多種途徑進行研發(fā)制作，最終形成有自主知識產權的、符合檔案工作發(fā)展趨勢的管理軟件。

4.3 安全性方面的建議

數字化的檔案館要加強安全性，加快研究、制定和完善電子檔案管理、檔案信息公開、上網安全、網站（頁）建設與檔案信息安全管理體制等方面的規(guī)章制度，形成有效的檔案信息化建設激勵約束機制，提高信息的安全意識，防止丟失密碼和泄露密碼的發(fā)生，確保檔案數據庫的安全。建立音像檔案庫和電子檔案異地備份庫，開辟出數字檔案館數據安全儲存和備份的空間，對電子檔案和音像檔案進行專庫管理。

4.4 重視檔案信息化人才隊伍的建設

數字檔案館的建設是一項高科技項目，要根據建設的需要，培養(yǎng)和引進一些人才，構建一支合理的檔案工作隊伍，從而確保檔案館建設的正常運行。那么就要在提高高校專兼職檔案人員的政治素質同時，也要加大培訓的力度，加強對他們在應用新技術、新設備、新方法的一些培訓，普及他們的信息技術知識，提高他們掌握和運用現代化技術的技能；還要根據檔案館人員具體情況，吸收高素質現的管理人才，對于急需的信息化方面的人才可以采用引進開發(fā)檔案信息化的項目和產品等。

5.結語

數字化檔案館建設是高校在建設工作中的一個重要工程。數字檔案館將影響到高校中各個領域的發(fā)展，給現代社會教育提供可靠的信息服務。高校檔案數字化建設才剛剛起步，仍然需依靠政府部門的大力支持，同時要借鑒國內外的先進經驗，不斷的推進檔案數字化與信息化建設。

[1]范文霞.加強高職院校電子閱覽室的安全管理的思考.內蒙古電大學刊，2007，（9）.

[2]宋筠.高職院校電子化檔案應用初探.考試周刊，2008，（47）.

[3]馬學華.高職院校電子檔案管理工作發(fā)展探討.黃河水利職業(yè)技術學院學報，2008(20).