電子檔案管理存在的問題與發展前景

尹愛華

北林區第三醫院，黑龍江綏化 152000

近年來，信息化建設迅速發展，計算機技術廣泛應用于生活、工作和學習的各個方面，產生的電子文件越來越多。由于電子檔案具有操作方便、能資源共享、節約時間空間等優點，已逐漸成為現行文件的主導形式。因此，對電子檔案進行現代化管理保證其真實性安全性也是至關重要。

1 電子檔案管理存在的問題

電子檔案的方便快捷性受到廣泛喜愛，但這也導致一些問題的產生。首先，電子檔案由于其信息與載體的可分離性，很容易被修改且不留痕跡，且形成的文件材料上無法進行實際的簽字確認，若有人將其中的內容進行了改動或刪除或偽造虛假的資料，也較難被確認，很難找到責任人；其次，電子檔案可進行遠程快捷傳輸，實現網絡共享，但這也對其安全性保密性帶來了極大的威脅，當這些信息資料在網上進行傳遞時，可能受到中途的干擾和阻攔，特別是對于需要保密和特別重要的資料來說，容易被他人所利用或損壞。再次，電子檔案的管理利用計算機技術實現了快捷方便的歸檔整理和查找，但如果計算機遇到病毒問題或出現硬件軟件方面的故障，那電子檔案也將遭到損壞甚至徹底消失。而且現如今的軟件開發較為落后，還無法滿足電子檔案存儲和管理的需求，也沒有形成一個統一的管理軟件，這也影響到資源的共享和電子檔案的長期有效性。

目前針對以上問題，對電子檔案的管理已較為重視，但相對國際上的電子檔案管理工作來說，仍存在許多不足與缺陷。一方面是電子檔案的管理方法還沒有完全確定，沒有完善的規章制度，造成工作人員無章可循，且缺少責任制度，使得工作較為散亂。另一方面是現有的工作人員的知識和技術還不夠，原來的傳統紙質檔案管理方式較簡單，而電子檔案的管理要求工作人員有較強的計算機技術和軟件應用能力。此外，一些單位的設備不配套不齊全，也造成不成電子檔案管理方面的問題。

2 電子檔案管理的原則

為保證電子檔案的真實性和安全性，電子檔案的管理工作需遵循一定的原則。首先是可靠性原則和規范性原則，可靠性原則是確保電子檔案可用性的前提，在電子檔案管理的過程中，應嚴格把關，從收集、歸檔到使用等各個環節，都要確保其真實性；規范性原則要求電子檔案的管理工作應按規定的格式和標準進行，在電子檔案進行傳遞共享時，采取統一認可的規范，減少資源浪費，提高工作效率，這是確保電子檔案可用性的基本條件。其次是保密性原則和長久性原則，保密性原則是電子檔案的基本要求，對一些需保密的信息、涉及隱私的內容或限制使用的資料，都應防止其被盜取和泄密，確保其安全性；長久性原則是保證電子檔案能長期使用的前提，在管理過程中，應注重載體的保管更新，軟件的改進提高，確保在科技迅速發展的背景下電子檔案的有效利用。

3 電子檔案管理的發展前景

3.1 健全法規，完善制度

目前我國的電子檔案管理規范大都沿用傳統紙質文檔管理的模式，還沒有完善的電子文檔案管理法規和標準，因此，首先要制定完善的制度。一方面，建立健全相關的法律法規，確保檔案管理有法可依，工作起來更加規范有序，同時通過立法保證電子檔案的法律作用，更好的維護電子檔案的原始性和真實性。另一方面，對于電子檔案的日常管理，也需要建立一套嚴謹的規范，從電子文件的形成、檢查、整理、歸檔到查找、保存，一系列的環節都應有相應的標準，如安全保密規范、雙套異地保存等，使管理工作能有條不紊，順利進行。而從電子檔案的形成到保管都應有相關的負責人，進行統一協調，建立責任制分配工作，在工作過程中進行登記記錄，更好的保證電子檔案的安全性以及工作的有效進行。

3.2 培養人才，適應需求

由于電子檔案相對傳統檔案的信息化和技術化，電子檔案的管理對工作人員的知識水平和技術技能都提出了更高的要求。隨著辦公自動化的廣泛應用，檔案人員除了基本的檔案學方面的知識外，必須具備電子文件管理的技術，并轉變長期以來的傳統思維模式，建立現代化管理意識。檔案部門應制定完整的培訓計劃，根據不同工作崗位的能力要求和個人業務素質對工作人員進行培訓，多開展交流活動，使他們不僅熟悉檔案業務也精通計算機技術，了解計算機信息管理和開發利用，熟練使用計算機軟件，不斷提高他們的專業素質和文化素質，適應電子檔案管理工作的需要。同時引進選拔專業的技術和管理人員，建立一支結構合理的檔案工作人員隊伍。

3.3 提高技術，雙套歸檔

目前電子檔案的安全性還不能得到完全的保障，電子檔案本身的缺點、工作人員的失誤、硬件軟件的故障都有可能造成電子檔案的損壞和丟失。因此，對電子檔案的安全性管理至關重要。一方面是技術方面的維護和提高，利用先進技術研發優化電子檔案的管理軟件，在較大范圍內統一格式統一標準，使檔案系統達到現代化管理水平，盡量避免由于文件載體或應用軟件導致的問題，提高電子檔案傳輸的安全性。在平時也應重視計算機網絡和軟件的維護，妥善保管好磁盤光盤等載體，減少不必要的損失。另一方面是實現電子文件和紙質文件雙套歸檔，電子檔案雖比傳統檔案方便快捷，但仍存在各方面的問題，如電子檔案的易修改且不留痕跡的特點使得其原始性不如傳統檔案，因此仍不能完全取代紙質檔案。雙套歸檔是文件介質轉換時期不可避免的一個過程，將兩者結合，在電子檔案和傳統檔案間建立對應關系，保持兩者的一致性，提高檔案的真實性和安全性。

4 結論

隨著計算機技術的快速發展，電子文件在現代化社會得到廣泛應用，無紙化辦公已成為一種趨勢。但目前的電子檔案管理仍存在一些問題，還沒有明確的法律規章制度來規范電子檔案的管理工作，檔案人員的專業素質也不足以滿足現代化科學管理的要求，使電子檔案的真實性、保密性、安全性和長久性都受到威脅。因此，檔案部門應建立健全相應的法律法規，制定合理科學的規范制度，使電子檔案管理工作有法可依、有章可循，注重培養專業高素質的檔案管理人才，使他們的檔案業務和計算機技術都得到進一步的提高，并利用科學技術研發優化管理軟件，實現電子文件和紙質文件雙套歸檔，提高電子檔案的安全性。

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