檔案庫房安全保護管理

辛 煒

0 引言

檔案庫房管理是指在檔案庫房中進行的一切管理工作，是檔案保管工作的主要體現形式，是確保檔案安全、最大限度延長檔案壽命、實現檔案科學有序管理的基礎。每一個檔案都是唯一的，它不可能隨著時間的變化而改變，我們要保護檔案的最原始的記錄。隨著社會的飛速發展和進步，對于檔案開發的要求也越來越大，國家和社會對檔案的利用和需求相對也越來越高。因此，檔案的安全保護以及怎樣使檔案的使用壽命得到延長，檔案的安全保管以及利用等問題也越來越迫切。例如對檔案進行涂改、重要內容的丟失、檔案被盜等一些問題近幾年時有發生；另外，由于檔案庫房的溫濕度調控不及時，檔案發霉、變質的現象也經常發生，所以檔案庫房的安全保護管理是非常重要的。

1 檔案庫房安全管理的“八防”

根據國家檔案業務規范的規定檔案庫房必須做到“八防”：防塵、防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防蛀、防腐等。根據這些要求，檔案庫房保管應具有如下的控制措施。

（1）防塵。檔案人員要經常打掃庫房，要保持庫房干凈整齊。定期對檔案庫房的地板、密集架的表面灰塵進行擦拭。要根據天氣情況開、閉檔案庫房的門窗，天氣不好要及時關閉檔案庫房的門窗，防止灰塵、煙霧進入檔案庫房對檔案造成損壞。

（2）防火。檔案庫房門上要掛有“嚴禁煙火”的警示牌。檔案庫房要有防火責任人。滅火器要放在固定位置，不得隨意移動或拿作他用；要對滅火器進行定期檢查，對失效過期的滅火器要及時更換，使其保持良好的滅火狀態。無關人員不得隨便進入檔案庫房。下班時要切斷庫房電源。

（3）防盜。檔案庫房要配備報警器、防盜網、鐵門鐵窗，下班時要檢查是否關好門窗，上班時檢查門窗、鐵網、檔案的完好情況。

（4）防潮。庫房內外都要安裝濕度計，每天記錄庫房內濕度變化，與庫房外的濕度作比較。當庫房內的濕度大于庫房外時，應當及時抽風、排氣、打開庫房門窗進行通風或者關閉門窗啟動除濕機來降低濕度；當庫房內的濕度小于庫房外的濕度時，應當及時關閉庫房門窗或采用其他措施來進行處理，將庫房內的濕度保持在45%～60%范圍內。

（5）防高溫。庫房溫度標準為14℃～24℃，當庫房內的溫度大于或者小于溫度標準時，要采取排氣、抽風、通風或啟動空調機，使庫房內的溫度控制在標準范圍內。

（6）防光。檔案庫房窗戶安裝防光窗簾，防止太陽光的直射對檔案造成傷害。另外，還要做好除濕、降溫、防光工作，保證檔案的安全，不要讓檔案紙張材料發生霉爛、變質、字跡褪色等問題出現。

（7）防蛀。檔案庫房內嚴禁存放任何與檔案無關的雜物，防止檔案發生蟲害。每年定期施放殺蟲驅蟲藥物，并根據藥效時限及時更換失效過期的殺蟲驅蟲藥物。定期做好庫房內外的防蟲滅蟲工作。每月翻動檔案2 次，查看檔案情況，一旦發現蟲害檔案，立即采取措施撲滅蟲害，防止檔案蟲害漫延。

（8）防腐。檔案庫房內經常進行抽風、通風，保持空氣清新，嚴禁有害氣體、物品進入檔案庫房，定期施放、更換防腐藥物，凈化檔案庫房周圍環境，保持庫房內清潔。

2 檔案庫房安全保護智能化綜合管理體系

檔案的開發利用是目的，安全保護是基礎。為了加強對館藏檔案的安全保護管理，更加有效地保護和更好地利用檔案，根據國家《檔案法實施管理辦法》、《檔案館建筑設計規范》及新頒《檔案館建設標準》等有關檔案安全保護的管理規定，在檔案庫房安全管理“八防”的基礎上，輔以檔案庫房安全保護智能化綜合管理系統，克服了庫房檔案安全管理等人工管理的不足及諸多不便，做到了庫房檔案及時、有效的安全保護。

（1）通風換氣控制管理功能。智能控制器通風控制模塊控制通風換氣設備實現開啟或關閉，實現自動通風換氣。可以設定時間，系統按照時間設置自動打開或關閉設備，無需人工管理。

（2）自動消毒滅菌控制管理功能。檔案卷宗表面附帶著霉菌、各種具有傳染性的病毒，庫房空氣中充溢著各種有毒氣體。消毒滅菌設備能有效快速殺滅各種病毒、細菌，同時低濃度的活氧對空氣具有凈化作用。智能控制器連接消毒滅菌設備，通過控制消毒滅菌設備，在程序里設定時間定時開關消毒滅菌設備，對檔案庫房的空氣進行凈化。

（3）溫濕度自動測控管理控制功能。溫濕度自動測控系統主要由管理上位機、WSD-03B 智能控制器、溫濕度傳感器和空調、除濕設備、加濕設備等外圍設備組成。WSD-03 控制器主要負責實時收集每個庫房內的溫度、濕度數據，然后將這些數據上傳到WSD-03 控制器，根據收到的數據電腦會自動進行分析然后下達指令打開或者關閉空調、除濕設備、加濕設備等一些外圍設備，來實現對每一個庫房內的溫度、濕度自動進行調控。溫濕度主控微機主要負責收集每一個庫房溫濕度數據，然后對這些數據進行綜合分析，根據這些數據再下達各種控制指令到各控制器。主控微機實時顯示、存儲每一個庫房溫濕度數據，然后將這些數據進行統計，打印報表等。

（4）燈光照明狀態監測管理功能。燈光照明監測功能是為了解決檔案庫房人走燈滅的問題，減少燈光對檔案卷宗的照射。在庫房安裝燈光照明監測模塊，在控制室通過微機可方便觀察庫房燈光開、關情況。

（5）粉塵及二氧化硫濃度監測管理功能。可即時監測檔案庫房內的粉塵濃度、二氧化硫濃度，給檔案庫房通風換氣提供依據。

（6）室外氣象站控制管理功能。室外氣象站主要實現對檔案庫房外的氣象信息監測，為檔案庫房通風換氣、溫濕度控制提供參考依據。

（7）門禁管理功能。安裝門禁管理系統，在檔案庫房的大門安裝電控門鎖，工作人員進入檔案庫房時首先要刷卡，然后輸入檔案庫房的密碼，經過主控微機校驗后檔案庫房的門才可以打開進入庫房，同時門禁管理系統自動記錄工作人員出入信息，對檔案庫房的安全起到保護作用。

（8）視頻監控管理功能。視頻監控系統采用數字硬盤錄像技術，在庫房安裝紅外攝像機，實現對庫房24 小時不間斷圖像監控，并可以回放查詢錄像記錄。

3 檔案庫房安全管理制度

檔案庫房是保存檔案資料的場所，為使檔案得到安全有效的管理，最大限度地延長其壽命，確保提供利用，必須制定并嚴格執行檔案庫房安全管理制度，例如防火安全制度、人員庫房責任制度。