高職院校學(xué)生檔案管理存在的問題與對策分析

周向玲

（廣東機電職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東 廣州 510515）

21世紀以來，我國高等教育進入大眾化時期，學(xué)生數(shù)量的增加以及學(xué)生就業(yè)方式的多樣化，致使學(xué)生檔案管理的方式受到挑戰(zhàn)，學(xué)生檔案管理工作也引起了檔案工作人員和高職院校的重視，成為大家關(guān)注、研究的熱點。胡錦濤同志曾經(jīng)指出：“檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。檔案事業(yè)是一項崇高的事業(yè)，是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個不可缺少的方面。”高職院校學(xué)生檔案作為高職院校教育工作的重要環(huán)節(jié)和國家檔案事業(yè)中的重要組成部分，不僅是學(xué)生在校期間的個人學(xué)習(xí)、經(jīng)歷、能力及其重要社會實踐活動的真實記錄，更是學(xué)生未來事業(yè)和人生發(fā)展道路上永久的“身份證”。因而對高職院校學(xué)生檔案管理進行研究，分析存在的問題，提出相應(yīng)對策，加強對高職院校學(xué)生檔案管理的信息化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，加強高職院校學(xué)生檔案管理部門職能的服務(wù)化轉(zhuǎn)變，提高管理人員的素質(zhì)，具有重要的現(xiàn)實意義。

一、高職院校學(xué)生檔案管理的重要性

（一）反映學(xué)生綜合素質(zhì)的重要依據(jù)

學(xué)生檔案是高職院校教育工作中重要的組成部分，是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、經(jīng)歷、能力及其重要社會實踐活動的真實記錄，由真實的原始材料和歷史證明資料構(gòu)成，同時也包含了高職院校學(xué)生在入學(xué)前以及在學(xué)校期間的德、智、體、美、勞等方面的真實記錄，是大學(xué)生由學(xué)校走向社會的重要證明。它反映了每個學(xué)生學(xué)習(xí)成績的優(yōu)劣、能力的大小、實踐活動的參與程度等，不僅真實地反映學(xué)生的綜合素質(zhì)，也是學(xué)校了解、教育學(xué)生的第一手原始資料，更是用人單位考查學(xué)生、了解學(xué)生綜合素質(zhì)的重要依據(jù)。用人單位通過查閱學(xué)生檔案，不僅能夠?qū)W(xué)生的整體素質(zhì)進行分析并作出判斷，該學(xué)生是否符合用人單位所需人才的標(biāo)準(zhǔn)，是否是用人單位要培養(yǎng)的人才，而且通過分析檔案，能夠了解該學(xué)生的能力大小，為其安排適合其能力的崗位，一旦錄用，也可為其制定合適的職業(yè)計劃，從而促進學(xué)生就業(yè)的發(fā)展。

（二）影響學(xué)生日常行為的重要因素

學(xué)生檔案真實記錄學(xué)生的在校表現(xiàn)，在一定程度上激勵、約束著學(xué)生的行為。每個學(xué)生都希望自己的檔案記錄的是自己最優(yōu)秀的材料，因而會在學(xué)習(xí)實踐中不斷地展現(xiàn)自己最優(yōu)秀的一面，這是檔案的激勵作用。而學(xué)生在受處分時，最擔(dān)心的是處分材料是否會記入檔案。學(xué)生為了自己檔案內(nèi)部的整潔，也會努力遵守學(xué)校的規(guī)章制度，約束自己的行為，避免檔案中留有污點。檔案通過激勵或約束作用，有利于督促學(xué)生嚴格自律，在一定程度上促進學(xué)生積極表現(xiàn)，并獲取良好的檔案記錄。

二、高職院校學(xué)生檔案管理存在的問題

（一）內(nèi)容材料多樣化程度低

我國高職院校檔案管理機制的缺乏，沒有明確規(guī)定歸檔的范圍，致使檔案材料的收集具有隨意性。總體來看，我國高職院校學(xué)生檔案內(nèi)容相對單一，主要以學(xué)生高考成績單、入學(xué)報名表、學(xué)籍、成績單、黨團材料、體檢表、畢業(yè)材料等為主，缺乏個性與多樣化。能夠反映學(xué)生綜合素質(zhì)的實踐活動證書、技能證書等復(fù)印材料大多沒有歸檔，缺乏對學(xué)生個體突出表現(xiàn)的關(guān)注，無法做到反映學(xué)生在校期間真實的生活、學(xué)習(xí)、實踐等，也無法為用人單位提供豐富的真實資料。

（二）管理方式規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化程度低

我國高職院校的學(xué)生檔案管理部門大多數(shù)是由學(xué)院和學(xué)生處或者就業(yè)處管理，不利于信息的流通和檔案管理工作的穩(wěn)定，更不利于檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。另外，由于檔案管理人員數(shù)量缺乏，在新生入學(xué)檔案的轉(zhuǎn)入和畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)出之時，很多高職院校會聘用一些學(xué)生助理負責(zé)檔案的整理工作，這些臨時檔案管理員由于缺乏檔案管理知識的培訓(xùn)，在一定程度上影響著檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化進程。最后，由于缺乏檔案管理監(jiān)督機制，很多檔案管理員在進行檔案的查詢或檔案的整理過程中，難以對其行為進行監(jiān)督，也不利于檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。

（三）操作手段信息化水平低

目前，我國高職院校的學(xué)生檔案管理主要是依靠手工操作進行管理。隨著學(xué)生數(shù)量的不斷增加，檔案管理工作任務(wù)加重，再加之學(xué)生就業(yè)的方式較以前更加多樣化，學(xué)生檔案的去向也由以前單一的就業(yè)單位流向人才市場等，使傳統(tǒng)的手工操作進行檔案管理的方式面臨新的挑戰(zhàn)，已經(jīng)無法滿足學(xué)生檔案管理的需要，這在一定程度上推動著高職院校學(xué)生檔案管理的信息化發(fā)展。

（四）管理人員的專業(yè)化素質(zhì)低

目前，我國高職院校檔案管理人員大多數(shù)并非檔案專業(yè)出身，而是由一些主管學(xué)生工作的老師兼職管理檔案。由于檔案管理專業(yè)知識或相關(guān)職業(yè)培訓(xùn)的缺乏，致使一部分管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，信息化知識匱乏，服務(wù)意識不高等，在一定程度上影響著檔案管理工作的發(fā)展水平。

三、高職院校檔案管理的對策思路

（一）豐富高職院校學(xué)生檔案的歸檔材料

健全檔案管理機制，明確規(guī)定檔案歸檔的大致范圍，使檔案的收集具有明確性。除了反映學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)的學(xué)籍、成績單、體檢表、黨團材料以及入學(xué)前的報名表等外，要有針對性地搜集學(xué)生突出表現(xiàn)的材料，如榮譽證書、獲獎證書、實習(xí)或?qū)嵺`的證明材料等，不斷豐富學(xué)生的檔案內(nèi)容，促進學(xué)生的全面發(fā)展。

（二）提高高職院校學(xué)生檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化程度

檔案管理人員要重視檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，建立健全檔案管理機制，規(guī)范檔案查閱、整理程序；對檔案管理人員進行教育，使其樹立檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的意識；對檔案管理人員進行專門的檔案管理知識培訓(xùn)；進一步完善檔案管理的監(jiān)督制度建設(shè)等，促進高職院校學(xué)生檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。

（三）提升高職院校學(xué)生檔案管理的信息化水平

1.建設(shè)高職院校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)。新生入校時即建立統(tǒng)一規(guī)范的新生檔案，并實現(xiàn)一次數(shù)據(jù)輸入，多部門可重復(fù)使用的目的。學(xué)生在校期間，側(cè)重豐富歸檔的資料內(nèi)容，著重整理搜集能反映學(xué)生綜合素質(zhì)、特殊技能等方面的資料。通過針對不同類型的學(xué)生建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)資料，為今后的教育培養(yǎng)提供依據(jù)。如對于獲得獎勵的同學(xué)，可根據(jù)其獲獎的內(nèi)容，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)資料；對于參與實踐活動的同學(xué)，側(cè)重于搜集其實踐方面的材料，以便建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)資料等；對于勤工助學(xué)的同學(xué)，也要搜集其數(shù)據(jù)資料，著重強調(diào)其勤工助學(xué)的一面，進而實現(xiàn)檔案內(nèi)容的豐富化和多樣化。

2.加強與其他教學(xué)管理部門信息系統(tǒng)的對接。學(xué)生檔案管理部門可通過校園網(wǎng)，授予相應(yīng)的權(quán)限處理數(shù)據(jù)和實現(xiàn)資源共享，將分散于各管理部門的學(xué)生信息及時匯總、整理。這樣有利于解決學(xué)生檔案分散管理而引起的學(xué)生檔案資料丟失問題，也可以避免在畢業(yè)前整理檔案時，出現(xiàn)的學(xué)生檔案原始材料丟失、缺乏、難以收集全面、檔案管理工作量大效率低的問題，進而簡化了紙質(zhì)留存檔案時繁瑣的傳遞手續(xù)。

（四）提高高職院校學(xué)生檔案管理人員的專業(yè)化素質(zhì)

高職院校學(xué)生檔案管理人員自身素質(zhì)的高低，在一定程度上決定著檔案管理工作的水平。檔案管理人員要做到認真負責(zé)、保密，更要具備一定的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)，掌握一定的信息技術(shù)知識、具備服務(wù)意識。這樣才能提高學(xué)生檔案管理工作的質(zhì)量，實現(xiàn)檔案管理的信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、服務(wù)化發(fā)展。

1.政治素質(zhì)

學(xué)生檔案管理工作是一項服務(wù)性的工作。它直接關(guān)系著學(xué)生的個人隱私，具有一定的保密性。因而，它的保密性要求檔案管理人員具有高的政治素質(zhì)和強烈的責(zé)任心，要求檔案管理人員能夠處事公正，真實地記錄學(xué)生的真實行為等。

2.業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理人員應(yīng)該具備一定的檔案知識，包括與檔案有關(guān)的文化、理論、科技知識，也要熟悉與檔案有關(guān)的法律法規(guī)、政策等，更要具備做好檔案工作的能力，熟悉檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)和步驟，掌握各類檔案的分類方法和管理方法。同時，由于目前已經(jīng)形成了檔案學(xué)這一學(xué)科知識體系，可以通過培訓(xùn)等途徑對檔案管理人員進行檔案專業(yè)知識的培訓(xùn)，達到提高檔案管理人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)的目的。

3.信息化知識

隨著檔案管理工作的信息化發(fā)展，以及辦公自動化的普及，電子文件的大量產(chǎn)生使歸檔的文件日益多樣化并且逐步數(shù)字化，這不僅對檔案的常規(guī)管理提出了挑戰(zhàn)，也對檔案管理者提出了新的挑戰(zhàn)。因此，檔案管理人員要掌握一定的現(xiàn)代化信息管理技術(shù)，熟練使用計算機等現(xiàn)代化的管理設(shè)備，通過培訓(xùn)、自學(xué)等途徑來掌握信息化知識，實現(xiàn)自身發(fā)展的與時俱進。

4.服務(wù)意識

檔案管理部門的服務(wù)性職能，要求檔案管理人員具備服務(wù)意識，不斷完善學(xué)生檔案管理方式；搜集、整理學(xué)生突出表現(xiàn)的材料，存入學(xué)生檔案內(nèi)，豐富學(xué)生檔案的內(nèi)容；通過多種方式簡化學(xué)生查閱檔案的手續(xù)，服務(wù)學(xué)生、服務(wù)用人單位等對檔案查詢的需求。

（五）提高檔案管理部門的職能服務(wù)水平

高職院校學(xué)生檔案管理工作本身就是一項服務(wù)性很強的工作。然而在大眾化背景下，學(xué)生人數(shù)的增加及檔案管理人員數(shù)量的缺乏，使檔案管理的服務(wù)性職能相對弱化。傳統(tǒng)的檔案管理主要是紙質(zhì)檔案的管理，由檔案管理部門按一定的順序或標(biāo)準(zhǔn)存放，對外是不開放的。學(xué)生如有需求，則由專門的人員負責(zé)查看，學(xué)生本人是無法查看自己檔案的。這既浪費了大量的時間、精力，也給學(xué)生或管理部門造成了不便。而信息化的檔案管理，則更加強調(diào)了檔案管理的服務(wù)性職能。通過高職院校學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，為學(xué)生提供一個信息查詢平臺。在確保檔案信息安全的前提下，對一些可開放的信息，在學(xué)校授予學(xué)生一定的權(quán)限下，可通過檔案管理系統(tǒng)來查看，從而調(diào)動學(xué)生積極完善自己檔案內(nèi)容的積極性。

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