高校秘書隊伍的現狀和對策研究

劉 丹 于江強

（1南京信息工程大學，江蘇 南京 210044；2山東協和學院，山東 濟南 250109）

秘書是高校管理隊伍中一支不可或缺的力量，在管理中起著極其重的作用，為整個學校的穩定和發展作出了重要的貢獻。隨著高校的不斷發展和規模的不斷擴大，各高校對秘書的工作要求等都有了新的標準，然而秘書隊伍的現狀及存在的一系列問題已經嚴重影響到了高校的正常發展，必須采取對策，提高秘書隊伍的整體素質以適應高校對秘書工作的新要求。

1.高校秘書工作的現狀

1.1 對秘書工作的重要性認識不足。

秘書是一種行業，國家對秘書的定義是“從事辦公室程序工作、協助上司處理政務及日常事務并為決策及實施提供服務的人員”。從這個定義我們不難看出，秘書的工作任務重、角色復雜、壓力較大。而高效秘書的工作除了上述定義中所包含的內容之外，更重要的是他們所服務的對象是具有較高學術水平和知識素養的人，這就對他們的專業知識、業務能力及工作技巧等各方面都提出了更高的要求。然而，因為受傳統觀念的限制，個別領導片面地認為秘書的工作只是一種機械重復的勞動，對秘書工作缺乏正確的認識和評價，從而導致秘書不能真正做到“協助上司處理政務及日常事務并為決策及實施提供服務”，從某種程度上挫傷了秘書的積極性。另外，個別地方還存在著秘書被教師看不起、認為秘書就應該低教師一等、在日常事務管理中不服從秘書的安排等現象，從而給秘書工作帶來了不必要的阻礙和麻煩。

1.2 秘書工作從業人員的專業不對口，技能和素質有待提高。

高校在人事編制上往往只重視任課教師的專業對口問題，忽視了對秘書等管理人員的專業和能力要求。多數包括各高校的人事職能部門簡單地認為，秘書工作不受專業要求的限制，任何人都能干好秘書工作，殊不知，高等學校的專業性是所有秘書行業中要求最高的，高校里的秘書不是普通意義上的“收發員”、“保管員”、“話務員”，很多工作比如科研、教學、實驗等方面都有較強的專業要求，只有對本專業有了深刻的認識，掌握了本專業的業務知識，才能更好地做好秘書工作。另外，目前我國從事秘書工作的人員大多沒有接受正規的秘書職業培訓和技能訓練，缺乏外出學習和交流的機會，在實際工作中不能較好地把握秘書的職責與權力，工作效率得不到提高。

1.3 秘書工作任務繁瑣，隊伍不穩定。

高校秘書既要服務好領導，做好領導的助手，又要服務好教師和科研人員，負責好本部門事務的傳達和布置，還要服務好學生，做好學生與教師及領導溝通的橋梁。不管是領導、教師、科研人員還是學生，他們要么具有較高學術水平和文化層次，要么渴望獲得較高學術知識以不斷提高自身文化素養，這都對秘書工作的專業知識、管理水平和協調能力都提出了更高的要求，增強了秘書工作的繁瑣性。另外，在高校招生規模和教師隊伍不斷擴大的情況下，秘書崗位人員編制卻沒能得到相應增加，常常是一個人干幾個人的工作，這就無形之中加重了秘書工作的負擔，使得秘書疲憊不堪，從而導致一些優秀的秘書人才不得不跳槽或者離職，秘書隊伍的穩定性得不到保障。

1.4 秘書職、責、權不明確，付出與回報不成正比。

高校秘書有責、無權、無職的現象已經是一個明顯的現象。導致這一現象的直接原因就是行政人員缺乏。這一現象在新建高校和民辦高校尤為突出。近幾年，隨著高校招生規模的不斷擴大和高校院系不斷細化增多，秘書工作的內容也不斷增加，這直接造成秘書工作職責權不對等的現象，往往是一個人從事多個人的工作，只有責任，沒有實際的職務和權力，給秘書工作帶來了很多不必要的尷尬和困難，增加了秘書工作的心理壓力。同時，多重角色和繁重的任務卻得不到應有的回報和報酬，更不用說提拔和獎勵了。

2.高校秘書應具備的素養

2.1 職業道德素養。

高校秘書應該具有良好的政治修養和高尚的職業道德，忠誠和熱愛黨的教育事業，全心全意為教育事業服務，真正做到以人為本、服務育人，認真學習黨的教育方針、政策和學校的各種教育教學管理規章制度，了解教育新動向，自覺運用最先進的教育理念服務師生，愛崗敬業，精益求精，做好本職工作。

2.2 知識素養。

高校秘書首先應該不斷學習先進的政治理論水平，認真學習馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”重要思想，掌握科學的世界觀和方法論；其次應該具有掌握相關專業的專業知識，通曉本專業的相關理論和業務；最后要掌握院系管理的基礎知識和職業秘書的工作規范等。總之，這一職務的特殊性要求秘書具備多方面的知識，并在實際工作中不斷學習、不斷提高。

2.3 能力素養。

秘書工作是一種服務性工作，這就要求秘書不斷提高服務水平和能力。在實際工作中，不斷總結工作經驗，吸取教訓，更新知識儲備，掌握必要的現代信息技術知識和技能，提高自身信息素養，將先進的信息技術運用到實際工作中，提高工作效率。同時，秘書工作還是一種管理工作，是各具體事務的管理者，學會對各項事務進行科學有序的管理是提高工作效率的最佳途徑，所以在平時工作中，秘書要不斷學習，不斷思考，積累管理經驗，增長管理才能。

3.完善高校秘書隊伍的措施

3.1 轉變觀念，提高認識。

筆者認為，要提高高校秘書的地位，高校應該正確認識秘書這一職務的重要性，從思想上和行動上高度重視秘書職務，正確認識和評價秘書工作，注重人文關懷，真正做到以人為本，院系領導要切實了解秘書工作的難處和不易，多鼓勵，勤表揚，在工作上和生活上給予足夠的支持和指導，讓秘書人員在精神上得到滿足。

3.2 加強管理，提高素質。

鑒于秘書在高校工作中的重要地位，要想更好地發揮他們的作用，必須加強對秘書隊伍管理。首先，合理配置秘書人員，按需定崗，按崗定職，做到職權明確，職責分明；其次，重視秘書隊伍的培訓和學習，把對秘書隊伍的培訓當做一項重要的長期的工作來抓，不斷提高隊伍的整體素質和工作水平；最后，秘書人員要正確認識本職工作，不斷提高自身政治素質和文化修養，努力學習現代教育技術，提升服務技能和水平。

3.3 建立激勵機制，增強隊伍穩定性。

鑒于高校秘書隊伍不穩定的情況，高校在注重人員配置的同時，明確崗位職責，建立健全激勵和考核制度，制定科學的職稱評定和崗位晉升制度，使得秘書工作勞有所得，以己為榮，提高秘書工作的積極性。同時，實行優勝劣汰，真正做到能者上，不能者下，把那些真正愿意從事秘書工作而又能做好秘書工作的人納入到秘書隊伍中。

總之，高校秘書工作在學校整體工作中占有重要地位，其工作質量在很大程度上影響著整個學校的教育教學水平，秘書隊伍建設是高校整體隊伍建設的重要組成部分，搞好秘書隊伍建設對學校的穩定發展具有重要意義。高校應采取更多措施加強秘書隊伍的管理，不斷提高秘書的整體素質和工作能力，為高校的發展保駕護航。同時，秘書人員也應加強自身素養，為學校的發展作出更大貢獻。

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