印度WPCL發電工程總承包竣工檔案管理及移交

胡 煉

(四川電力設計咨詢有限責任公司，四川 成都 610016)

印度WPCL 4×135MW發電工程廠址位于印度中部平原馬哈拉施特拉邦錢德拉布爾市瓦羅拉鎮，由印度WARDHA電力有限公司投資，四川電力設計咨詢有限責任公司(以下簡稱：公司)EPC總承包建設。項目于2008年4月18日開工，目前四臺機組已全部移交業主投入商業運行并取得移交證書，性能參數和運行指標優于合同及有關規程規范的要求，竣工檔案亦全部移交業主，所有有關檔案及文件資料的費用已全額收取完畢。

1 工程概況及特點

印度W發電工程建設規模為新建4×440t/h煤粉爐＋4×135MW純凝機組及其輔助系統，合同金額約3.7億美元。該項目為我公司首個境外總承包的發電項目，也是當時中國電力設計企業在境外承包的最大發電項目，其特點在于其建設過程及檔案管理和移交均直接面對業主，與業主充分溝通、取得業主信任尤其重要。為此，公司對印度W項目部明確提出了“四個一”目標要求，即建成一個印度同期同類型機組優質工程，打造一支海外工程項目管理優秀團隊，建立一套海外工程項目管理新制度，承接一個海外工程總承包新項目。

2 組織機構

為保證該項目的順利實施，公司成立了印度WPCPL發電工程總承包(EPC)項目部，項目經理由公司總經理擔任，項目副經理由公司副總經理擔任，檔案經理由公司檔案室主任擔任，另設二名專職檔案人員，工程自開工到竣工投產，印度現場及公司本部始終有一名專職檔案員負責竣工檔案的收集、整理、歸檔及移交。

3 竣工檔案管理的創新理念

針對印度政治經濟體制的不同、業主的變化、引用標準的變化、宗教及風俗習慣的變化等“變化即永恒”的主線，公司緊緊圍繞項目檔案管理工作“變化的環境”這個主題，建立“可持續性”、“信任”、“認同”的檔案管理理念，彰顯出公司在這個瞬息萬變的世界里檔案工作的重要價值。

3.1 可持續性

檔案是社會信任的加強劑，為千秋萬代的利益保存檔案是檔案工作的核心。在氣候變化異常和人為災難頻繁的當今世界，檔案及檔案工作受到信息技術浪潮迭起的強烈沖擊，要保持其可持續發展和與時俱進，挑戰越來越大，為確保印度WPCPL發電工程總承包竣工檔案完整、準確、系統，實行紙介質檔案與電子檔案二種介質共同歸檔及移交。

3.2 信任——以顧客為關注焦點

公司通過提供真實、可靠、值得依賴及有價值的竣工檔案信息，倡導職業道德和問責制度，表達和履行我們對工程竣工檔案的承諾，取得業主的信任是檔案工作的基礎。

3.3 認同——得到業主的確認

工程開工之初即制訂竣工檔案立卷歸檔及移交框架協議，創立印度業主認可的移交方法，公司在項目竣工檔案的移交上始終處于主導地位。

4 管理方式及移交內容

4.1 深入分析合同

針對國外項目的特點，特別是印方“認死理、死摳合同”的特點，工程開工之初，項目經理、檔案經理組織相關人員對30本合同進行了深入分析，理解合同中對檔案的明確或隱含的內容要求，對與檔案有關的6本合同進行了抽離，并進行詳細梳理和分析研究，找出檔案移交的重點和難點。

4.2 重視竣工檔案的策劃

面對全新的檔案管理工作，公司參照國內已成熟完善的《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案管理規范》(DA/T28－2002)及《火電企業檔案分類表(6－9大類)》，檔案經理組織編制《印度WPCL發電工程總承包文件編號規則》及《印度WPCL 發電工程總承包竣工檔案立卷歸檔及移交管理辦法》，并在公司范圍內進行評審，評審通過后檔案經理及專職檔案人員赴現場與施工單位、調試安裝單位、設備廠家等進行竣工檔案交底，各參建單位及設備材料廠家均需對移交竣工文件的完整性、準確性及系統性負責，做到簽字手續完備，中英文雙版、字跡清楚，圖面整潔，載體及書寫材料適宜永久保存，相應的電子文件須能被計算機系統識別、處理，其與相對應的紙介質等各種介質檔案在技術狀態(含更改后的狀態)、相關說明及描述上應保持一致。管理標準統一，方能確保竣工檔案的管理處于可控狀態。

4.3 編制竣工檔案移交框架協議

公司認真梳理和充分提煉竣工檔案移交條目，特別是印方最為關注的勘測設計文件、設備文件、建設過程原始文件、記錄及數據等信息，檔案經理就竣工檔案的移交事項多次與業主進行溝通和談判，在移交方式、移交細節等方面進行磋商，達成基本共識，編制竣工檔案移交框架協議，并分階段、分機組進行移交，框架協議在工程開工之初即得到業主確認。

由于工程開工至工程投產完成質保期，大約需要5年之久，為確保竣工檔案的完整、準確、系統，對于工程合同文件、采購文件、基礎開挖驗槽等在工程建設初期形成的文件在建設階段完成后就移交業主，施工文件、設備文件在工程建設中期移交，安裝調試文件、性能測試文件、竣工驗收文件、竣工圖、試生產文件等在工程竣工投產后二個月內移交。

4.4 文件資料始終處于受控狀態

為確保竣工檔案的系統性、完整性及準確性，印度W工程自2008年開工至2012年竣工投產發電，檔案經理在檔案交底、移交框架簽訂、竣工移交三個時段親赴現場，專職檔案管理人員則長期駐扎工地，對合同簽訂、勘測設計、采購及物流、設備材料、土建工程、安裝調試、運行投產等文件實現全過程管理，竣工檔案始終處于受控狀態。

4.5 所有檔案全部英文版本

由于印度W工程全部使用國產設備，施工單位亦為中國公司，在設備采購時就合同約定設備資料、說明書、開箱驗收文件等應移交業主英文資料，但工地現場開箱驗收時發現有一部分附屬設備、小型設備、零星設備及材料只有中文說明，公司一方面及時通知設備廠家補英文資料，另一方面針對小型及零星設備聘請英文翻譯進行現場翻譯，二個月之內全面完成該項任務。

4.6 與業主工程師一對一地移交

該工程1#機組投產發電之時，檔案經理及檔案專責與印方運行單位的二位業主工程師開展大范圍、全方位的竣工檔案移交，印方工程師對竣工檔案的接收工作極其認真負責，達到了每卷必看、每張照片甚至每張膠片都要一一過目的仔細程度。通過分階段、分機組、直至竣工投產后的多次移交，公司將合同、協議、基礎文件、焊接文件、設備文件、施工安裝文件、調試文件、性能測試文件、試生產文件、竣工投產文件、竣工圖等文件全部移交業主，共計5000余卷，印度工程師伸出贊賞的大拇指“Very Good!”。至此，該項目所有文件資料及檔案的費用已全額收取完畢，圓滿完成了印度WPCPL發電工程EPC總承包竣工檔案移交業主工作。

5 效果及影響

公司承擔著國際政治風云變幻、政策及宗教迥異、簽證風險、匯率風險、罷工風險、工期和性能指標罰款等重重風險，發揮設計優勢，實現優化和交叉，降低項目成本，縮短項目工期，經過各參建單位及員工艱辛的努力，項目從進度、質量、職業健康安全、費用控制以及社會效益等均取得了可喜的成果，圓滿地實現了與業主簽訂合同約定的各項指標要求，竣工檔案順利移交業主，充分滿足業主運行及維護的需求，業主對竣工檔案的滿意度調查為“極為滿意”。該項目成為了中國公司在印度第一個、目前也是唯一的一個火力發電項目取得了業主簽發的機組永久移交證書，并實現盈利不低于一個億的總體目標，牢固地樹立了公司在印度火力發電工程總承包領域的品牌和地位。

該工程總承包于2013年1月榮獲中國勘察設計協會頒發的第六屆中國工程總承包金鑰匙獎，也是我公司榮獲的第二枚工程總承包金鑰匙獎。

6 體會

(1) 發電工程建設周期長、參建單位眾多，竣工檔案是由多個單位形成文件的集合，檔案管理前期策劃工作極為重要，工程開工初期就應規范竣工檔案的形成、收集、整理、移交等各項行為，并貫穿工程建設全過程，方能確保竣工檔案的完整性、準確性和系統性。

(2) 印度業主對于發電工程竣工檔案重內涵質量、輕外觀形式

印度在發電工程竣工檔案的接收方面，與我國各大發電企業不同之處在于重視文件的原始性及真實性，真實地體現了信息時代、“簡化整理、深化檢索”現代檔案管理方式。

(3) 印方對于工程建設過程中形成的原始文件材極為嚴格，特別重視下述檔案的接收。

① 合同及協議；

②勘測設計文件、設計變更通知單；

③隱蔽工程文件。如開挖驗槽文件、焊接文件等；

④設備文件。使用說明書、安裝書、備品備件等；

⑤系統調試文件、性能測試文件；

⑥試運行文件；

⑦竣工驗收文件、竣工圖。

(4) 印度工程師具有高度的敬業精神

印度由于天氣炎熱，印方施工單位給我們普遍印象是做事拖沓、效率低下，其實不然，印方工程師工作態度極為嚴謹、一絲不茍，對企業忠誠老實，可以說全身心投入到工作中，每天早出晚歸、晚上十點才吃晚飯，接收檔案時嚴格認真的態度令人感動，不能“輕易糊弄、蒙混過關”。