淺談物資管理信息化

神華集團包頭礦業有限責任公司阿刀亥礦 楊曉剛

所謂企業的物資管理就是指在企業的生產經營過程中，需要使用的各種物資的采購、運輸、驗收、供應、保管、發放、使用等過程的計劃、組織、控制等管理工作的總稱。在企業的管理過程中，物資管理對于促進企業生產經營發展，減少不必要的物資占用以及降低企業生產經營成本提升企業自身競爭力有著非常重要的影響作用。

隨著信息化時代的不斷發展以及企業對物資管理的重視程度越來越高，物資管理工作面臨的工作及挑戰不斷增加，傳統的物資管理方式已經無法適應當前企業的快速發展需要，企業的物資管理正在朝著信息化的方向快速轉移。

一、當前企業物資管理中存在的主要問題

1.物資管理文件多數為手工編制，其質量無法得到保證

企業在開展物資管理工作時，會產生大量的文件，比方說合同、復驗單等，這些文件與企業的物資管理質量有著密切的聯系，是物資管理質量審查時最為重要的依據。但是當前物資管理中的大部分文件都是靠手工進行編制的，通常這些文件都被歸檔在電子表格中進行保存，當需要時，在電子表格中進行查找，這無形中增加了物資管理的工作量，查找起來非常不方便。

2.缺少相關的管理軟件，物資管理工作量大

企業物資管理中各種單據、文件數量眾多，管理中并沒有相應的管理軟件來進行管理，這導致企業物資管理工作量無法得到有效地減少。如物資管理中的入庫單和發料單管理，這些單據需要人員通過手工的方法進行填寫，不僅需要大量的時間來完成這一工作，而且庫存量與實際經常出現偏差，使得庫存查詢的準確性大大降低。往往在一年的時間內會積攢大量的單據，不僅查找困難，進行各種報表活動時，工作量巨大而且容易出現錯誤。

3.物資管理的相關資源信息無法實現共享，重復勞動現象明顯

在企業的物資管理中，各種重復工作的現象普遍存在，比方說在進行物資采購申請時，申請部門需要填寫一份單據，而采購員則需要在計算機中重新輸入一份，而計劃管理人員也需要輸入一份，方便獲得質量文件的編號信息等，這種不必要的重復工作現象在企業物資管理中經常出現，直接使得企業的生產效率受到極大的限制。

二、企業物資管理信息化的重要意義

1.對物資信息進行有效的控制和統計，實現信息資源的共享

企業物資管理的信息化會使相關的信息按照物資流程進行流動，這樣不僅可以保證物資采購過程的規范化，還可以實現物資資源信息的共享，并對各種信息進行有效地控制和統計。物資的申請采購部門可以通過查詢了解物資的庫存情況以及物資采購的實際進程，相應的領導可以通過查詢物資情況，了解相關部門的實際生產情況。物資儲存部門可以利用消息的方式通過申請采購部門領取到庫的物資，從而使企業的生產經營過程變得更加合理高效。

2.加快物資信息的流通，實現數據信息的實時性

當前企業物資管理過程中，信息處理完成后，需要通過人們之間的相互傳遞來實現信息在企業內的流通。這一過程需要花費大量的時間，而且信息傳遞的效果也不是很好。如果物資管理實現信息化，各種信息處理結果可以立即在信息系統中顯示出來。比方說當入庫或發料信息到達倉庫時，只需要相應的操作人員通過網絡進行簡單的操作就可以使這一信息立即更新到物資管理系統中，從而使各種物資信息的查詢變得更加簡便。

3.實現物資管理過程人力、物力的有效減少

企業資源管理的信息化，可以減少原來人力需要完成的大量繁瑣、無序工作，從而使人力去完成對企業更有價值的工作。此外，物資管理的信息化，大大減少了各種物力的使用，比較明顯的就是紙張的使用，有效地降低了辦公用紙的開銷。

三、物資管理信息化實現的策略

1.建立完善的物資管理系統

物資管理系統的建立對于物資管理實現信息化有著非常巨大的影響作用。這一系統主要是針對企業物資的入庫、領用、庫存等情況進行管理，以及不同部門的物資使用情況進行真實詳細的反映。此外，這一系統可以利用相關的查詢功能使管理者非常準確和及時的掌握相關物資的信息，從而幫助企業管理者作出正確的決策，是企業順利健康發展。一般物資管理信息系統包括以下幾方面的內容。

（1）物資計劃管理

對于企業的物資計劃管理而言，通常可以分為需求計劃和采購計劃兩種，在企業的需求計劃中包括物資使用部門自己獨立做出的采購計劃，也就是我們所說的獨立需求計劃，還有就是那些已經批準的采購計劃相關的必要屋子采購要求，也就是相關采購計劃，這一類計劃可以保證企業的物資采購以及生產經營順利實施。將獨立和相關采購計劃綜合到一起，經過相應部門的統計分類后，就形成了物資需求計劃。在物資需求計劃形成的基礎上，物資管理部門通過與庫存信息的比較分析，也就是我們所說的采購計劃。上述的物資計劃管理過程都應該通過物資管理信息化系統來實現，需要說明的是，在物資管理信息化系統中不同操作者的權限要有相應的要求和限制，只有這樣才能夠保證物資管理信息化系統的順利實施。

（2）采購管理

在企業的物資管理和財務管理中，物資采購中產生的各種單據是一種非常重要的憑證。在企業物資管理信息化系統中，采購產生的各種單據是實現訂單執行、入庫成本以及采購退換貨等重要環節信息化操作的重要依據。而且物資采購過程的信息化可以將企業的物資管理與財務管理有效地結合在一起，從而更加方便的對采購過程中的財務情況進行有效地監督了解。另外，利用物資采購信息化系統對產生的各種單據進行統計分析和對比，可以對整個物資采購過程進行充分的監督和控制，使整個物資采購過程變得更加規范和標準。在采購過程中訂單的制定必須要建立在采購計劃的基礎上，避免出現采購的隨意性。當采購資源到庫后，需要根據訂單以及庫單對物資進行仔細的對比，只有這樣才能夠保證采購訂單的嚴格執行。

（3）庫存管理

物資的入庫過程是經過相應的物資驗收后入庫并記錄在入庫單的過程，而物資的出庫是指物資使用部門根據需求計劃進行物資領料申請，經過物資部門核對后進行發料并將這一過程記錄到出庫單的過程。對于入庫過程，相應的財務管理部門應該定期對入庫單及出庫單進行檢查，并發放相應的財務憑證，保證物資管理與財務管理的緊密結合。此外，庫存管理還應該考慮物資的調撥、盤點業務，物資管理系統主要的目的就是為了實現對各種物資帳表的有效管理。

（4）存貨核算管理

物資的存貨核算重點是對物資出入庫成本的核算和記錄，常見的存貨核算管理方式是單據記賬的方式，單據記賬管理中對記入的單據不能隨意進行刪除或修改，必須在取消記賬的前提下，才能夠對其進行必要的修改。存貨核算系統最重要的任務就是對帳表進行管理和分析。在實際的應用過程中，企業應該設立相應的應用機制，對企業庫存物資的成本組成、資金占用以及資金使用等多種情況進行有效地控制管理。

2.利用網絡工具來實現物資管理的信息化

企業的物資供應部門可以利用網絡工具在網上實現對物資庫存量的查詢過程，從而更好的對物資采購進行預測，并實現對物資的相互調劑過程，最終實現物資儲備的定額化管理目的，減少不必要的物資儲備，實現物資占用資金的有效控制。此外，物資管理中，還可以利用網絡對各種物資的價格進行公示，并根據物資市場的變化來對物資采購計劃進行有效地調整，從而使物資采購成本實現最優化的控制。另外，企業相關的物資管理部門還可以利用網絡工具來對物資的整個過程，如采購，使用等過程進行有效地監控。

3.物資的采購及庫存管理信息化

在物資采購信息化系統中，相關單據的信息化處理是非常重要的一個步驟，通過物資采購信息化系統可以將物資管理和財務管理有效地結合起來，從而對物資采購整個過程的財務狀況進行有效地管理和監督；利用物資采購信息化系統對各種單據進行統計并進行嚴密的對比分析，從而保證物資采購夠過程中，成本的控制以及質量的提升以及采購的準確高效，為企業建立物資準時供應制度提供必要的前提保證。另外，在物資管理中，物資的庫存管理是一項繁瑣復雜的工作，通過物資出入庫管理信息化系統，可以保證庫存物資量隨著物資的出入庫變化而產生相應的變化，從而保證物資庫存的相關信息保持自身的真實性和準確性。

總之，作為企業生產經營活動所需要各種物資等一系列計劃、組織、控制等管理工作都需要站在統籌全局的立場上，通過對采購、供應、保管、發放、合理使用、節約使用和綜合利用等各個環節進行認真的對比、分析，進一步優化和改良系統模塊的功能，提高工作水平和工作效率，真正做到物資管理的有效開展。

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