如何加強檔案管理工作

德州學院 郭章芬

一、加強高校檔案管理工作的必要性

高校檔案是高校在教學、科研和各項管理工作中直接形成地具有參考價值的各種文字、圖表、音像等形式的歷史記錄。它既是高校長期教學實踐工作的經驗總結，又是促進高校未來工作持續前進的推動力。

首先，檔案資料是高校發展的歷史憑證。高校檔案的涉及面廣，涵蓋了課堂教學與教學實踐、教學研究、招生、學籍管理、畢業生工作、校園文化建設、校園環境建設和綜合管理等各方面的相關資料。它詳細真實地記載了學校的發展歷程，以不同的形式真實客觀地記載著學校教學和管理過程中的各個環節，是廣大師生集體智慧的結晶，是學校重要的信息資源，具有極強的原始性，因此稱檔案資料為高校發展的歷史憑證。

其次，良好的檔案管理是提供更好教學管理的重要依據。“以史為鑒，可以正衣冠”。作為高校教學和管理工作的真實記錄，高校檔案是新時期高校建設的重要借鑒和依據。完善的教學檔案，能為制定學科、專業發展規劃、日常教學計劃和建立各項管理制度等教學管理工作提供依據，保證教育改革的成功；完善的教學檔案，為增強教學科研能力、提高教學質量，發揮著重要的作用；高校檔案中完整的教師業務檔案，為高校教師的職稱評定工作提供了保證；良好的高校檔案管理工作，能為高校領導總結教學經驗、制定下一步教學計劃、調查研究和科學決策起到參謀作用。

因此，有必要加強我國高校的檔案管理工作，從而更科學地記載我國高校的發展狀況，并為將來更好地開展教學管理工作提供真實可靠的依據。

二、高校檔案管理工作的現狀及問題

近年來，隨著高校的不斷發展，檔案管理所涉及的內容不斷增多，工作量也不斷增加。各高校紛紛設立專門的檔案室，配備專職的檔案管理員，建立相應的檔案管理制度，使檔案管理工作逐步走向規范化。另外，隨著計算機的應用逐漸進入檔案管理領域，大量電子文件應運而生，改變了人們對檔案的傳統觀念，其整理、編排、存檔及傳送等工作與傳統的紙質檔案管理產生很大不同。然而，高校檔案管理工作在如下幾個方面仍然存在很多問題，阻礙檔案管理的進一步發展。

1.檔案管理意識淡薄

長期以來，高校師生受到傳統思想和檔案自身保密性的影響，對于檔案管理缺乏相應的了解，檔案意識不強。在高校中，很多人認為學校的主要工作是做好教學、科研，將高校檔案工作附屬化，忽略了檔案管理的真正價值，認識不到檔案工作在高校建設中的重要性和必要性。其次，還有人認為檔案管理與學校的其他工作之間關系很小，導致某些公務活動沒有進行歸檔處理，這就影響到了檔案的完整性和安全性。第三，檔案的立卷工作沒有得到充分重視，導致很多檔案出現流失，對高校檔案管理造成了不可彌補的損失。

2.檔案管理手段落后

隨著計算機技術在高校檔案管理工作中的應用和高校辦學條件的改善，很多高校檔案部門配置了現代化的管理設備，購置了檔案管理軟件，實現了微機化管理。但還有很多高校的檔案設施落后、庫房管理不先進，甚至有的檔案管理工作仍采用手工作業方式，導致勞動量大、耗時多、效率差。而且即使硬件設備先進，從利用信息技術開發檔案管理系統的數據處理形式、管理對象、功能實現程序等方面來看，還未達到應有的管理水平。在當今國家高等教育事業和計算機信息技術迅猛發展的形勢下，這種傳統落后的檔案管理狀況使高校檔案工作陷入十分尷尬的境地。

3.檔案管理制度不健全

近年來，隨著《檔案法》、《普通高校檔案管理工作辦法》、國家檔案局8號令等一系列政策法規的出臺，各高校的檔案管理制度建設取得了很大進步。但從目前高校檔案管理現狀來看，仍存在著管理制度不健全的問題，具體表現為：(1)關于教學工作的文件、文件管理，檔案、檔案管理各自為政，缺乏有效的監督、指導和協調，出現文件的形成與歸檔脫節的現象，導致檔案管理混亂。(2)檔案材料的信息一致性方面，有關職能部門檔案記錄不一致，例如學生出勤考核、學生違紀、學生參加黨課及社會實踐活動、學籍變動等情況的記錄。(3)檔案建立方面，有些高校未建立規范的部門立卷制度，沒有指定專人負責文件材料的收集歸檔工作。(4)檔案保管不夠嚴格，檔案的查找、借閱、傳閱、退還等工作管理存在缺失，造成文件的管理混亂甚至流失。

4.檔案信息利用率低

目前，許多高校雖然引進了先進的硬件設備，但在信息開發利用方面存在很多不足，即只注重設施、設備、技術的投入，而不注重其效益的產出。高校檔案不僅是一種歷史資料的記錄，更是一種信息資源。目前的高校檔案管理多是進行基本的材料收集、整理與保管，極少主動對檔案資料進行分析、編研，充分利用這些珍貴的信息數據。在操作上，多數采用傳統低效的手工方式，很少運用計算機及網絡技術進行管理。工作上還處于消極、被動的狀態，阻礙了檔案作用和利用價值的充分發揮。

三、加強高校檔案管理工作的對策

加強高校檔案管理工作，對將來更好地開展教學管理工作具有重要意義。針對當前高校檔案管理工作的現狀和存在的諸多問題，筆者認為應從以下幾個方面來加強高校檔案管理工作。

1.提高檔案管理意識，強化重視程度

增強全員的檔案管理意識，是搞好檔案工作的重要保證。首先高校領導層要重視檔案工作，并將這種意識輻射到廣大教職員工當中。領導層要將檔案管理工作列入議事日程，采取切實措施，確保資金投入充足、設備配置到位、人員配置齊全。其次要經常性地開展宣傳工作，例如通過舉辦《檔案法》的相關講座、展覽、開展知識競賽等形式，來提高教職工的檔案意識，樹立合理利用檔案的觀念。

2.逐步實現檔案管理的現代化

現階段，已經有很多高校配置了先進的檔案設備，購置了檔案管理軟件。但仍有很多高校的檔案設施相對落后，這些高校需要充分認識到檔案管理工作的重要性，引進現代化高科技手段，來提高檔案管理工作的效率。對于已經具有較高信息化檔案管理水平的高校，則需要提高數據處理方式、管理對象和功能實現程度等方面的管理水平，實現已有設備、軟件的高效率使用。

3.建立健全高校檔案管理制度

高校需要建立完善的檔案管理工作制度，以制度管人，憑規矩辦事。具體包括建立檔案管理員工作職責、檔案保密制度、檔案室管理規定、檔案庫房管理制度、衛生制度、檔案利用制度、檔案管理員目標考核辦法等。其次，各科室做到職責明確，使歸檔有范圍、立卷有標準、借閱有規定、保密有條例、庫房管理有措施、開發利用有目標，在細節上保證檔案管理的順利開展。第三，要定期檢查各項制度的執行情況，賞罰分明，充分調動檔案管理員的積極性，保證高校檔案管理工作高效有序地開展。

4.重視檔案信息資源的主動開發利用

高校檔案作為一種信息資源，可以為將來的教學工作提供重要的數據支持。高校檔案的信息資源開發與利用，需要堅持按規章制度辦事，注重改善服務態度，提高服務質量，做到熱情、主動、準確、迅速。其次，強化學校檔案室的服務功能，努力開發其教育功能，使檔案由過去的以記錄為主轉化為以開發利用為主。第三，從不同角度編制多種檢索工具，匯編各種能反映高校特色的有較高利用價值的編研材料，利用多媒體輔助檔案管理，使管理方法科學化、管理機構高效化、檔案工作標準化，不斷增強檔案室的綜合服務功能，讓檔案信息資源更好地為教育教學服務。最后，根據高校檔案室所藏檔案內容和利用者的不同需要，有目的、有步驟地開展編撰研究工作，將其作為一項基礎工作，常抓不懈，這樣才能使利用工作逐漸走人正軌。

四、小結

綜上所述，高校檔案管理對將來更好地開展教學管理工作具有重要意義。針對當前高校檔案管理工作中存在的諸多問題，各高校需要提高檔案管理意識，強化重視程度；逐步實現檔案管理的現代化；建立健全高校檔案管理制度；提高檔案管理從業人員的專業素質；重視檔案信息資源的主動開發利用。不斷提高高校檔案管理工作水平，使得高校檔案管理工作能更好地為社會服務，為高校發展服務。

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