試論我國外貿企業跟單工作現狀與優化建議

孫永方

（煙臺職業學院 對外經貿系，山東 煙臺 264670）

收取客戶訂單并保質保量完成客戶訂單，是我國外貿企業工作的核心，而跟單工作又是外貿企業出口環節的核心。在我國加入世界貿易組織以后，提高外貿企業跟單工作人員的素質與能力，對于外貿企業生存和發展來說具有重要的意義。既然跟單工作對外貿企業如此重要，我們就應該在分析跟單工作現狀的同時，提出合理的優化建議，促進跟單工作合理有序的進行。外貿跟單按業務進程可劃分為前程跟單、中程跟單和全程跟單三種。前程跟單指的是“跟”到出口貨物交到指定出口倉庫為止；中程跟單指的是“跟”到裝船清關為止；全程跟單指的是“跟”到貨款到賬、合同履行完畢為止。［1］

一、我國外貿企業跟單工作的現狀

（一）跟單工作人員專業素質低

跟單工作具有很強的綜合性，它不僅要求跟單工作人員熟悉企業產品外形設計和材料的選擇，還要掌握生產流程、國際金融、計算機及外語等多種知識。而我國外貿企業跟單工作普遍存在的問題是：跟單工作人員的專業素質不高，綜合能力受到各種客觀因素的制約［2］。比如有的外貿企業跟單工作人員精通外語、計算機、國際金融等方面的知識，卻不熟悉跟單工作的專業知識與技能；有的精通跟單業務，卻因外語、計算機、國際金融等方面知識的欠缺，導致跟單工作受限。有數據顯示，當前我國外貿企業跟單工作人員的專業素質結構比例如下：外貿專業對口從事跟單工作人員的比例占16%；外貿企業高層人員轉向跟單工作人員的比例占34%；外貿專業人員轉向其他行業跟單工作人員的比例占47%；其他結構的比例占3%。這些集中反映了上述涉及的兩個問題：懂專業知識的不具有其他能力，具有其他能力的不懂專業知識。

（二）跟單崗位無劃分標準

當前我國外貿企業對跟單崗位的劃分不統一，只把跟單工作劃分為業務員、生產跟單、業務理單和質檢四大環節。各外貿企業都是在這四個環節中不斷組合刪減，但有很多外貿企業將四個環節分開，使四個環節獨立工作［2］。具體來說，業務員主要負責與客戶接單、談判、溝通、簽合同等工作；生產跟單主要負責查驗訂單的質量與生產貨期；業務理單主要負責整理和翻譯業務員接下的訂單，以及對客戶的意見或建議做出及時的反饋；質檢主要負責檢查企業所有貨品的質量。當前，我國外貿企業跟單崗位急缺綜合型專業工作人員。多環節運作一個生產項目，使工作重復、低效的現象時常發生，同時工作銜接時易出現紕漏、互推責任的狀況。跟單工作人員專業素質低，不能準確了解客戶的需求，只是根據訂單的字面意思去理解，使得下一環節的工作人員不理解客戶的原始意圖，會造成訂單資料在傳送的過程中不及時、不準確，使整個生產延期或造成失誤。

（三）跟單人員流動性較大

外貿企業跟單崗位需求量大，工作人員流動頻繁，使崗位供不應求，難以留住優秀的人員。對外出口是外貿企業主要任務之一，我國加入世界貿易組織以來，企業經濟全球化趨勢越來越明顯，具有獨立經營權的外貿企業越來越多。然而，跟單工作人員的數量與外貿企業的需求沒有成正比關系，造成了市場經濟人才的緊缺。各外貿企業之間為了搶奪人才，不惜花費高額的代價留住人才。高工資、高福利、高待遇等成為優秀跟單人員紛紛跳槽的主要利益誘因。少數外貿企業不遵守市場經濟規則，使就業市場形成惡性循環競爭，造成外貿企業跟單工作人員流動性較大。

二、優化我國外貿企業跟單工作的對策

（一）加強人才培養，提高跟單工作人員素質

從人才培養的角度提高我國外貿企業跟單工作人員的崗位素質要求，大致分為三步：首先，和有關開設國際貿易類專業的高等院校合作辦學，包括大學本科和專科，以“委托代培”、“預先訂單”、“企業冠名獎助學金”等培養方式，大力培養適合外貿企業的專業型人才。高等院校的課程應分校內與企業兩部分，校內課程由高校專業教師擔任講解任務，企業課程則要由外貿企業骨干人員承擔講解任務。值得注意的是，企業課程必須在企業實地環境中開展，對學員進行實打實的培訓，從而提高他們的外貿跟單工作能力與素質。其次，在各高等院校外語專業和國際金融專業中，挑選優秀的應屆畢業生，讓他們在外貿企業各生產工序輪崗實習一段時間，使他們對外貿企業各生產流程和工序有一個初步的印象，進而選擇表現優異的學生。這樣不僅可以使優秀的實習生得到良好培訓的機會，也可以使他們擁有良好的資質去進修外貿跟單方面的知識，從而培養綜合能力與外貿專業知識均合格的跟單工作人員。再次，要重視在職跟單工作人員的專業知識進修，由外貿企業人力資源管理部門和技術資源部門聯合規劃跟單工作人員外出交流、參觀及進修等一系列方案，以期提高外貿跟單工作人員的業務素質與水平。

（二）強化制度指導與人才保障，明確跟單崗位劃分標準

一方面，我國外貿企業應建立現代化的企業管理制度，將管理權和所有權分開。外貿企業管理人員要根據企業自身發展的實際情況，堅持“科學制定章程”與“合理劃分崗位”相結合，讓科學的制度來細化崗位劃分，讓嚴格的章程保障崗位劃分。還要杜絕由于責任不明確導致的推卸行為的出現，保證外貿企業生產活動高效、有序地進行。另一方面，我國外貿企業要對跟單崗位的設置進行優化調整。可以根據自身發展的實際情況，將跟單工作的四個環節統一起來。隨著我國外貿企業之間競爭的日益加劇以及國際市場經濟的不斷變化，外貿跟單工作要適應新形勢、新要求，不斷完善工作方式。我們知道，外貿企業要想得到長久的發展，就必須不斷研發新產品。創設全新的品牌必須要強化對跟單工作過程的管理與控制，提高跟單工作人員的專業能力和綜合素質。具體來講，就是把業務員、生產跟單、業務理單和質檢四個跟單環節融于一體，使四職合于一人之身。一個人專門負責一份訂單，并把它負責到底，不僅減少了中途環節傳遞造成的誤會及責任的推卸，還便利了跟單工作人員和客戶的溝通交流。此外還可以降低企業生產成本，節約資源，有利于及時、準確地完成客戶的訂單。以上這些方法的實現必須以高素質人才作為保障，外貿企業只有擁有大量的高素質跟單人才，才能夠立于不敗之地。

（三）加強對生產過程的跟蹤與管理

為了保證交貨產品的質量，外貿企業跟單工作人員應該要會同質檢部門對生產制造的全過程進行質量監控［3］。跟單工作人員要對原材料和輔料的質量進行跟蹤，即看企業購進的原材料和輔料是否正確，有無漏訂物料，物料能否按規定的時間送達生產部門，能否保證產品生產的質量等。有些生產部門為了降低成本，往往偷工減料或使用不合格的原材料、輔料。原材料質量過低，會降低成品的質量，使成品存在安全隱患，極易引起客戶的投訴甚至退貨。這樣不僅使企業損失慘重，還有可能失去信譽，因此要特別注意。

跟單工作人員還要隨時注意對生產的半成品質量進行跟蹤，注意檢查尺寸大小是否合適，款式是否新穎，做工是否精細，成品顏色是否符合標準等。發現品質出現異常，要及時通知有關部門或有關人員進行處理。情況非常嚴重的要暫停生產，并追蹤處理狀況，避免生產完成后才發現品質問題。

［1］于春陽，樓亞芳.服裝外貿跟單流程與現狀及其人才要求的分析與探討［J］.山東紡織經濟，2009（5）.

［2］黃輝.外貿跟單員的現實作用與基本素養［J］.武漢科技學院學報，2007（1）.

［3］羅巨斌，閻玉秀.服裝外貿跟單工作流程與過程控制［J］.絲綢，2004（10）.