高校圖書館編目業務外包的質量控制

施 婧

施婧/畢節學院圖書館館員（貴州畢節520500）。

高校圖書館編目業務外包是近幾年出現的新生事物，目前許多圖書館都在不同程度地實施，而且大有進一步加劇的趨勢。所謂圖書館編目業務外包就是圖書館和外包商之間通過合同或協議達成的由外包商提供一系列服務。包括網上數據傳輸，異地(或到本館)幫助圖書館完成其圖書分類、編目、加工等（參見張蕾的“高校圖書館編目業務外包的質量控制”一文，發表在《情報探索》2009年第11期第103頁）。高校圖書館實行編目業務外包有其產生的必然性。

一、高校圖書館編目業務外包出現的必然性

（一）圖書館自身業務的壓力

計算機和網絡技術的發展與普及給大學生提供了更多獲取信息的方式，也讓他們對圖書館的工作提出了更高的要求，迫使圖書館開始轉變。目前，高校圖書館不僅要為師生提供傳統的紙質文獻，光盤等實體資料，還要提供網絡數字資源。此外，他們還承擔起接收和傳遞數字資源，培訓學生科學利用數字資源、解決他們使用中的問題等一系列工作。隨著圖書館工作內容的增多，需要投入更多的人力。但圖書館目前的狀況卻是工作人員缺乏，業務水平參差不齊，不要說完成繁重且有一定技術含量的編目工作，就是實現圖書館正常的運作尚且有一定的困難。

圖書館自身的業務壓力還表現在另一方面，即圖書館書目大量增加。因為國家每年都要對普通高校的教學工作進行評估，而圖書館的藏書則是其中一項重要指標。國家對高校的藏書標準有硬性規定（高職院校圖書館的藏書標準雖然略低，但也要求生均圖書達80冊），要求圖書館的藏書達到生均100冊和生均年進書量4冊的標準。（參見張蕾的“高校圖書館編目業務外包的質量控制”一文，發表在《情報探索》2009年第11期第103頁。）與此相反的是，高校為了自身的經濟效益，不斷進行擴招。結果就造成了高校為了達標不斷投入大量資金購買圖書，給圖書編目工作帶來了更大的工作量。

（二）編目業務外包的優勢

1．彌補高校圖書館人力的不足，提高工作效率。可以把繁重的編目工作承包給專業機構，大大解決了圖書館人力不足的問題，同時也把圖書館的工作人員從繁重的編目工作中解放出來，使他們有更多的時間和精力投入到服務讀者，開發利用信息資源上，從而為廣大師生提供更多更好的信息服務和知識導航。

我國高校圖書館人力資源往往有限，而工作卻十分繁重，常常導致新出版的圖書積壓，難以及時和廣大師生見面。如果廣大師生尤其是一些碩士、博士、教授等科研工作者無法及時獲得最新的科研信息，就會大大影響我們科研項目發展的進程，特別是一些理論和信息發展特別快的專業。實行編目外包業務之后，在減少館內工作人員勞動量的同時，新書、新的資料也能很快和讀者見面，從而大大提高了圖書館的工作效率。

2．提高編目質量。圖書館編目的質量高低直接影響著讀者查閱的速度和準確性，所以提高圖書編目質量是非常重要的。選擇圖書館編目外包的另一個重要原因是專業編目機構在人員配置、技術支持上都很專業，編目工作質量更高，速度更快，售后服務更好。專業編目機構往往是規模經濟，成本比較低，把編目工作外包給他們，在價格上也很優惠，必然為圖書館節省下龐大的人事費用。

雖然目前高校圖書館編目外包的出現有其必然性，而且發展勢頭也很強勁，但畢竟我國圖書館的業務外包還處于探索階段，必然會出現這樣或那樣的問題，尤其是質量。因此，對編目外包的質量進行控制成為我們不得不慎重考慮的問題。

二、高校圖書館編目外包的質量控制

（一）服務商的選擇

這是最重要也是最關鍵的一步，如果選擇了好的服務商，后續的很多質量問題都可以消滅在萌芽之中。高校圖書館在選擇服務商時要根據自身編目外包的目標和特點，重點考慮以下因素：（1）外包商經營規模的大小、誠信度的高低，成功實施的案例有多少。（2）外包商是否有優秀的企業文化，是否有“以人為本、客戶至上”的工作理念。（3）外包商是否有較高的管理水平，員工是否具備較高的綜合素質，創新能力、工作適應能力等等。（4）質量也是非常重要的因素。在對外包商的水平進行評估時，不要看像貼條那些幾乎每個外包商都能做到的事情，而要看他們專業技能的高低。衡量外包商專業技能水平的重要標準是編目數據的分類標引、圖書類查重的準確率和主題標引等等。（5）價格優勢，對于前面幾點綜合測評結果相差無幾的外包商，就要選擇價格相對便宜的，以節約高校圖書館有限的經費。

綜上所述，在對編目外包決策前，應該對外包商的總體情況進行充分調研，根據調研結果選擇那些實力雄厚，編目質量高而穩定，有誠信，行業信譽好的外包商。當然不同圖書館的實際情況不同，對外包合作商的水平和質量要求也不盡相同。以上所談的只是每個圖書館都應該考慮的最基本的因素，圖書館還可以根據自己的實際情況進行補充和細化。

（二）外包方式的選擇

一般來說，圖書館編目業務外包有兩種方式：全部外包和部分外包。全部業務外包是指圖書供應商提供從新書的數據加工開始一直到圖書上架的整個服務過程，圖書館要做的就是最后的驗收。這種方式大大提高了圖書館的工作效率，加快了圖書館的藏書建設。但也出現了很多問題，比如圖書編目的質量無法進行掌控，等到驗收再提出重做，是對人力、物力和時間的浪費，是圖書館和外包商都不愿看到的。再比如，這樣全部承包會導致圖書館自己編目人員業務技能的逐漸減弱，對外包商的依賴性越來越強，不利于高校圖書館的發展和建設。部分編目業務外包是指將圖書館編目業務的一部分交由圖書供應商來完成。這種方式有利于圖書館編目人員及時發現編目過程中出現的問題，并及時進行反饋，改正，有利于提高圖書編目工作的質量，因而當前許多圖書館都采用了這種外包方式。

編目業務工作既可以在異地也可以在圖書館內進行。對于圖書館來說，在異地雖然方便，但不容易進行監控，無法保證圖書編目質量。我們建議采取在圖書館內編目的方式。這樣可以讓編目外包人員和圖書館人員分工合作，效果會更理想。一是它不會占用圖書館工作人員太多的時間，二是在合作過程中，圖書館工作人員可以對整個編目過程進行實時監控和管理，利于發現問題并及時反饋，以提高編目工作的質量和效率。三是利于編目人員和圖書館工作人員的溝通和交流，減少摩擦和誤會，四是利于圖書館工作人員的學習，外包商的專業技能基本上都比較高，在共同合作編目的過程中，圖書館工作人員對編目的流程，處理技巧會掌握得更好，接管目錄系統后會很快熟悉，對于一些小問題也會恰當地處理。

（三）編目細則的制定

為了保證圖書編目的質量，高校圖書館應結合自身的特點制定出相關文獻的工作細則，比如圖書分類細則，圖書加工細則，圖書錄入細則等等。這些細則一定要提供給編目的外包人員，要求他們把這些準則落實到編目過程的各個環節。編目細則的制定十分重要，它使外包商在編目過程中有章可循，減少質量問題，也可以使雙方在出現問題時，權責明確，不會相互推諉責任。

（四）對外包商進行崗前培訓

編目工作有幾個特點，一是具有較強的延續性，每個圖書館由于自身的歷史、周邊環境及學科傾向性等方面的原因，在分編規則和細節上都有很大的不同，所形成的目錄體系自然別具特色，編目工作人員只有長時間的實踐積累才能對圖書館的館藏目錄體系有深入了解。二是由于編目工作直接影響著讀者獲取信息的準確性和快速性，所以編目工作人員形成了關注細節、注重編目質量的職業特點。因而一直以來,圖書館的編目人員保持相對的穩定性，他們在不斷繼承以前優秀編目規則的同時有所發展和創新。

雖然外包商在編目上有很強的專業技能，而且很有經驗，但是每個圖書館之間存在著較大差異，例如各館在編目、分類、加工上就有很大的不同，所以不管外包商在承接這個任務前分編過多少圖書館的編目，經驗多么豐富，技巧多么成熟，也必須進行編目的崗前培訓。崗前培訓主要是為了向編目工作人員介紹圖書館的情況，比如藏書多少，以前的編目規則，目錄體系，信息建設情況等等，還應該講清對編目的特殊要求，尤其是各項規章制度，對工作人員的要求等等都是培訓的內容。

（五）在編目過程中與外包商的溝通和協調

有些高校圖書館把編目工作外包后，似乎萬事大吉了，不管不問，這是不對的。因為，外包商采用的系統軟件、標準、版本可能和高校存在著很大的差異，在外包過程中，高校要對外包商的質量進行全程監控。雙方要在相互理解的基礎上，加強協調與溝通。圖書館編目工作的負責人要讓編目外包人員深入了解圖書館的編目要求和特殊規定，同時還要把在編目過程中出現的問題及時反饋給編目人員，便于他們及時改正錯誤，調整方法，使得編目工作能夠順暢地進行。

（六）建立科學合理的考評制度

為了保證編目外包的質量，高校圖書館應指定有關部門的負責人專門負責這項工作，從外包計劃的制定、實施到管理、驗收等都要承擔起責任來。另外，負責人領導的部門還要建立對圖書館業務外包進行綜合評估的評價體系和質量監督的考評制度。評價體系主要針對業務外包和不外包成本的對比，以確保圖書館利益的最大化。

質量考評制度主要是針對編目工作質量而言的。高校圖書館在將編目外包時就應該和外包商協商制定細致明確的質量考評規則。例如業務完成期限、質量執行標準、人員違約及懲罰措施等等，總之，越詳盡越好。（這些內容中像完成期限、質量標準等可以放在合同中，鑒于本文沒有涉及到合同，此處略微提及。）這樣就可以督促外包商高效率高質量地完成編目工作。在對外包商的編目工作進行考評時，必須以合同和編目細則為依據，搞清情況，酌情處理。如果是因為工作態度問題經常糾錯仍然重復出現的錯誤，就應該重重處罰，如果是因為偶然失誤或者是剛開始編目不太熟悉編目規則而出現的錯誤，應該提醒并及時糾正。當大家都認真工作，使編目工作沒有出現錯誤或者出現較少的錯誤時應該予以表揚及鼓勵。質量考評主要分為定期和不定期兩種，由專門的工作小組根據事先定好的細則進行公正、公開、公平的考評。

三、結語

目前，我國高校圖書館業務外包還處于起步階段。它在給高校圖書館帶來便利的同時，也滋生了各種各樣的問題，尤其是編目的質量控制更要引起我們高度的重視。高校圖書館應該根據自己的實際情況，從服務商、編目方式的選擇到編目細則的制定，編目外包人員的培訓再到與外包商的溝通協調，評價體系的建立都應該進行認真的考慮。總之，高校圖書館要在學習其他圖書館編目外包經驗的基礎上，在實踐中不斷摸索，總結經驗，使圖書館編目外包業務不斷改進和完善。

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