醫(yī)院檔案管理工作探討

王清艷，史鴻清，常 寧

(1.山西省心血管病醫(yī)院，山西 太原 030024;2.山西農(nóng)業(yè)大學(xué)，山西 太谷 030600)

醫(yī)院檔案管理工作涵蓋實(shí)物檔案在內(nèi)的黨群工作類、行政管理類、后勤管理類、會(huì)計(jì)檔案類、審計(jì)檔案類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、科學(xué)技術(shù)研究類、教學(xué)管理類等門類檔案，在醫(yī)院發(fā)展建設(shè)中起著查考憑證、參考依據(jù)、科學(xué)研究的作用。如何做好新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理工作，是醫(yī)院檔案管理工作面臨的新問題。

1 醫(yī)院檔案管理的重要性

醫(yī)院建設(shè)發(fā)展過程中會(huì)產(chǎn)生大量的文字、影像等實(shí)物資料，經(jīng)過梳理保存形成醫(yī)院檔案。從基本性質(zhì)和主要作用來說，檔案管理是一項(xiàng)管理性工作。隨著國家檔案法規(guī)的落實(shí)和醫(yī)院等級(jí)評(píng)審的需要，醫(yī)院自身管理趨向規(guī)范化、精細(xì)化、科學(xué)化，醫(yī)院檔案管理的作用越來越重要，成為不可缺少的部分。

醫(yī)院檔案室是醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的真實(shí)記錄和寫照，醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴歷史財(cái)富，匯集了醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研以及行政管理等各項(xiàng)工作中有保存價(jià)值的文字、圖表、影像等內(nèi)容，構(gòu)成醫(yī)院發(fā)展的完整史卷，是醫(yī)院的寶貴歷史財(cái)富，是醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的可靠依據(jù)和參考資料。檔案管理工作對(duì)醫(yī)院行政業(yè)務(wù)科室的文書資料管理提出專業(yè)化要求，業(yè)務(wù)科室在檔案資料管理方面更加規(guī)范，建立起了以檔案室為中心的資料借閱模式，有效減少了醫(yī)院重要資料的丟失，提高了醫(yī)院管理工作的效率［1］。榮譽(yù)檔案在醫(yī)院優(yōu)秀文化傳承、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)建設(shè)工作中發(fā)揮著重要作用。基建檔案為醫(yī)院硬件設(shè)施的維修改造提供了檔案保障。因此醫(yī)院檔案管理工作水平也是醫(yī)院整體管理水平的一個(gè)體現(xiàn)。

2 醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

醫(yī)院檔案管理工作普遍存在起步晚、底子薄、欠賬多現(xiàn)象，服務(wù)功能沒有得到充分發(fā)揮。

2.1 對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠

醫(yī)院在建設(shè)發(fā)展中，人力、物力優(yōu)先集中在重要醫(yī)療科研等業(yè)務(wù)方面，檔案管理方面的各項(xiàng)投入不足。檔案管理沒有專職人員，沒有人才梯隊(duì)建設(shè)，檔案管理人員連續(xù)性差。管理員對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，檔案管理建設(shè)工作滯后，檔案管理工作連續(xù)性差，不成系統(tǒng)，影響醫(yī)院管理效率的提高［2］。檔案室的濕度、溫度、防蟲防腐等方面都不能達(dá)標(biāo)。

2.2 檔案管理制度不完善

沒有完善的制度，各業(yè)務(wù)科室的檔案歸檔不系統(tǒng)、不及時(shí)、不規(guī)范，導(dǎo)致一部分重要資料未能及時(shí)歸檔、遺失。

2.3 檔案信息化程度不高

醫(yī)院一般采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的收集、歸檔、檢索等方法，檔案室設(shè)備信息化、系統(tǒng)化程度不高，影響檔案信息化工作效率。信息化程度比較滯后。

3 做好醫(yī)院檔案管理工作的建議

3.1 完善管理制度，創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理理念

醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展的縮影，在落實(shí)檔案管理相關(guān)法規(guī)及基礎(chǔ)上，制定完善的檔案管理制度，樹立檔案管理的持續(xù)性理念，在各科室都配備兼職檔案管理員，使檔案管理逐步正規(guī)化，跟上醫(yī)院發(fā)展的步伐。

3.2 增加醫(yī)院檔案管理的投入

將信息化技術(shù)到檔案管理中來，采用新的數(shù)碼電子設(shè)備儀器，對(duì)重要資料歸檔整理，并進(jìn)行電子掃描存檔，提高檔案歸檔的效率，節(jié)省儲(chǔ)存空間，方便醫(yī)院職工檢索、借閱、復(fù)印。重要的資料不再局限在某個(gè)部門科室，整個(gè)醫(yī)院都可以共享，提升檔案服務(wù)的功能。

在醫(yī)院建設(shè)中要把檔案管理用房納入規(guī)劃中，并按照檔案管理的用房要求，做好防潮防腐通風(fēng)采光等設(shè)施建設(shè)。

醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)持續(xù)性工作，連貫性很強(qiáng)，人員梯隊(duì)銜接很重要，新人的工作培訓(xùn)與勝任工作有一個(gè)過程，需要一段時(shí)間，因此要做好檔案管理人員梯隊(duì)建設(shè)。

檔案管理在醫(yī)院管理中開展時(shí)間相對(duì)短，存在一些不足與差距，正視這些問題和不足，有利于提高檔案管理工作的水平。總之，在新醫(yī)改下，醫(yī)院檔案管理工作在醫(yī)院建設(shè)發(fā)展中作用和重要性更加凸顯，盡管醫(yī)院檔案管理存在許多不足和差距，但醫(yī)院快速發(fā)展也為檔案管理工作更好更快發(fā)展提供了良好的發(fā)展環(huán)境。今后，醫(yī)院檔案管理工作通過在創(chuàng)新檔案管理模式、理念，提升服務(wù)能力，自身軟硬件建設(shè)等方面下功夫，醫(yī)院檔案管理工作將會(huì)有一個(gè)更好的發(fā)展。

［1］ 劉曉卿，肖 艷.醫(yī)院檔案綜合管理的意義及對(duì)策［J］.現(xiàn)代醫(yī)院，2005，5(12):147-148.

［2］ 段娟鵑.醫(yī)院檔案管理工作初探［J］.山東檔案，2006(4):42.