醫藥衛生科技查新中與委托人的溝通交流體會

仇順海，王映紅，呂傳祿，張建平

科技查新是指對科技項目的新穎性(創新點)進行分析評價，以數據庫檢索為主要手段，以相關文獻對比分析為依據，對課題的創新點作出查新結論。一個優秀的查新員除了應該具備扎實的專業基礎知識外，還應該具備良好的與查新委托人溝通交流的能力，這兩點是做好查新工作的必要條件，也是最重要的要素之一。

1 與委托人有效溝通交流的必要性

由于委托人不直接接觸查新工作，對查新工作不甚了解，在進行查新時，委托人提供的課題主要研究內容、查新點、查新要求、中英文關鍵詞等都難以一步到位。查新員雖然具備一定的醫藥衛生科技專業知識，但未直接參與科研，對查新課題的實質內容也不熟悉，從而導致查新員和委托人之間產生一定的業務距離。因此，委托人和查新員之間的有效溝通交流，是保證查新質量的關鍵。

2 與委托人溝通交流的意義和藝術

在查新過程中，查新員應建立良好的溝通意識，自覺開辟溝通渠道和運用溝通技巧同委托人進行耐心細致的交流，這對查新工作具有重要意義［1]。

良好的溝通交流其意義具體表現為:有助于查新員準確理解課題的研究內容、有助于查新員準確確定查新要點與制定檢索策略、有助于提高查新員的工作效率、有助于委托人完善選題提高立項命中率等［2]。

查新員與委托人溝通交流的藝術手法主要包括:主動聯系、虛心請教、樂于聆聽、善于提問、出謀劃策等。

3 與委托人溝通交流的方法和策略

目前查新站基本上都制定有查新工作的基本流程，在每個階段都應重視查新員和委托人之間的溝通交流。目前，查新流程基本分為以下幾個階段:查新受理、文獻檢索、撰寫查新報告、審核查新報告、出具查新報告等。

3.1 查新受理階段的溝通交流

受理階段是查新員同查新委托人之間溝通的開始，一般要求由查新項目的負責人或者核心技術員來進行查新委托，因為他們對項目所涉及的研究領域通常會有較深的了解，是查新員的主要信息參考源之一［3]。在此階段，查新員和委托人之間應進行初步的溝通交流，大致了解查新課題的基本情況，如:課題查新是立項還是報獎、需要出具的查新報告還是檢索證明、查新報告需要完成的時間、委托書如何正確填寫、委托人的聯系方式、查新費用等事宜。

委托書的規范填寫是非常重要的，也是委托人經常容易出錯的地方。通常情況下，大多數委托人能清楚論述其技術要點，恰當準確地歸納其創新點，對課題的新穎性也有一定的把握。但是，有些委托人對委托書中的研究內容與技術要點欄沒有仔細填寫，往往出現簡單復制查新課題的技術要點作為查新點。有些委托人在提交查新委托的時候，花大篇幅描述國內外的研究進展，對查新項目的具體研究內容描述卻不多，或者是表述模糊，沒能反映出項目課題的特色。這樣，使得查新員不易把握該課題的本質，也無法進行一步的檢索工作［3]。這個時候，查新員要耐心地與委托人溝通，根據醫藥衛生查新規范的要求，告知委托人盡量把查新委托書寫填寫完整，如:委托人的基本信息、課題查新的類型、手機與郵箱號、課題的主要研究內容與技術要點、查新點與查新要求、中英文關鍵詞、參考文獻等。查新員在接收到委托書后，首先要進行形式與內容檢查，如果發現填寫不規范或漏填的項目，要及時通過手機與電郵的方式告知委托人及時改正，并說明規范填寫委托書的重要性與必要性。

3.2 文獻檢索階段的溝通交流

查新員根據委托人提供的查新委托書與相關課題資料，確定查新要點、檢索詞、數據庫等檢索策略。由于查新員雖然具有較強的信息檢索能力，但是在查新過程中往往會受到學科專業等方面知識面不足的限制，要在短時間內吃透查新課題的科學技術內容，制定出準確的檢索策略是很困難的，因此，查新員必須與委托人進行深入的溝通，對課題作進一步的了解，然后作出正確的判斷，當然，在此階段也需要查新員根據實際的檢索情況，反復推敲、修正與完善檢索策略。

3.3 撰寫查新報告階段的溝通交流

在撰寫查新報告階段，其中查新結果與查新結論是最重要的，如果能積極發揮查新員與委托人之間的互動交流，往往可以起到事半功倍的效果。在實際工作中，我們提倡查新員能盡量做到輕松、高效、高質量的完成查新報告。

查新結果一欄主要是中英文密切相關文獻的選擇，在眾多檢索出的文獻中，如何準確的選擇出與該課題密切相關的中英文文獻也是需要查新員與委托人進行必要的溝通交流的，因為查新員對具體學科專業的熟悉程度不如委托人，因此，在初步文獻選擇的基礎上，可以發給委托人，讓其一起判定文獻的選擇是否復合查新要點的需要。對于英文文獻，很多查新員在翻譯理解方面也不如委托人，更需要委托人輔助一起完成英文文獻的選擇，并對此做出準確概要的翻譯。在文獻選擇的篇數與排版方面，查新員要告知委托人，文獻選擇不在數量多，而在于根據查新要點能夠做到充分的事實證明就行，在排版上，一般來說，中文文獻在前，英文文獻在后，成果與專利文獻在最后。

查新結論的撰寫對于查新員是最難的一部分，很多查新員碰到難度較大的查新:如一、二等獎的查新，因為查新要點較多且繁雜，經常會出現難以下手的情況。因此，查新結論需要查新員根據對課題的全面熟悉與理解，對照查新要點一一作出引經據典的分析對比，作出正確的結論判斷。在此階段如果需要也可及時與委托人進行溝通交流，共同順利、高效地完成查新結論的撰寫。科技查新并不是對查新項目下水平性的結論，只是以文獻為依據對課題的新穎性進行查證，供專家評議時參考。對此，查新員應該對委托課題實事求是、客觀公正地作出查新結論，任何的結論都必須有相應的文獻為依據，絕不能因為委托人的意愿而影響到查新結論的客觀公正性［4]。

查新結果的對比分析，與課題涉及的學科專業知識、技術要點分不開。查新員在分析查新結果時同樣需要向委托人請教、咨詢相關知識。但是，委托人的意見僅供查新員參考。查新員在撰寫查新報告時，必須根據查新課題與所選出的密切相關文獻中的技術要點進行實際對比分析情況，實事求是、客觀公正地做出結論。

3.4 審核階段的溝通交流

查新報告完成后，審核員要進行全面細致的審核，如果發現問題，首先告知查新員，讓其及時糾正。如果查新員在修改階段仍有不明確的地方，應督促其及時與委托人做進一步的溝通交流，順利完成查新報告的修改。

3.5 出具報告階段的溝通交流

在此階段，主要是與委托人的反饋交流，筆者通常會讓委托人最后再瀏覽一遍查新報告，看一下是否滿意，哪里還存在不完善的地方，方便做進一步的修改。另外，筆者還會要求查新委托人對查新工作進行評價及意見反饋，這對筆者進一步提高查新服務的質量有著重要的作用，并且對查新員以后改進工作也有著非常重要的意義［5]。

作為今后開展包括查新業務在內的各方面合作的需要，通過后續的溝通交流，筆者會加強與查新用戶的進一步聯系，互通有無，取長補短。例如，主動介紹查新站能夠提供的其他查新與文獻檢索服務項目;根據查新員的專業、興趣和潛能，鼓勵查新員主動參與到查新用戶的課題中，互惠互利，共同發展;定期到查新用戶單位做文獻檢索與查新的講課或宣傳［6]。

3.6 特殊情況下的溝通交流

對于那些完成時間較急的查新，筆者一般要求委托人全程陪同查新員一起完成查新報告工作，特別是在檢索策略的反復推敲判定、查新結果的中英文文獻選擇、查新結論的文獻對比分析等方面共同商討。

4 結束語

一份合格高質量的查新報告，常常是查新員與委托人共同努力合作的結晶，雙方的目標是一致的，因此，在查新過程中，重視與加強查新員與委托人之間的溝通交流是非常必要的，而查新過程中雙方的優勢互補，也將使查新工作的進度與報告的質量得到更好地保證。

［1] 陳迎春.充分溝通，提高科技查新質量［J] .高等工程教育研究，2006(S1):127-129.

［2] 祖芳宏，董家魁.論課題查新中溝通的意義與藝術［J] .新世紀圖書館，2008(4):26-28.

［3] 黃轉青.淺析查新工作中查新員與委托人的互動溝通［J] .廣東科技，2010，19(15):74-75，82-84.

［4] 仇順海，王映紅，呂傳祿，等.海軍醫藥衛生科技查新報告審核要點分析［J] .海軍醫學雜志，2011，32(2):122-123.

［5] 郭全珍.淺談查新工作中查新員與委托人的溝通與互動［J] .科技情報開發與經濟，2009(34):82-84.

［6] 仇順海，王映紅，呂傳祿，等.軍隊醫藥衛生科技成果查新存在的問題及對策［J] .海軍醫學雜志，2011，32(3):203-204.