智能物聯檔案管理信息系統研制

鐘東波

（中山市城市建設檔案館，廣東 中山 528403）

0 前言

隨著社會的不斷發展，檔案的種類、數量都以極速在增加，面對海量的檔案數據，如何推進檔案信息化建設是各級檔案管理部門一直以來關注和研究的熱點。物聯網作為一種新興的信息化技術，被廣泛地運用于智能交通、智能消防、智能電網、環境監測、政府工作等多個領域，并取得成功。而運用物聯網技術進行檔案信息化建設，實現檔案的自動化、智能化管理，將是一件令人興奮、令人期待的課題。

1 檔案管理存在的問題

隨著社會的發展，不但檔案的數據量日益膨脹，檔案的載體、種類也日趨多樣化，傳統的檔案管理模式在檔案管理中所表現出來的不適應問題日益凸顯：

1.1 隨著檔案數量的增多，檔案在接收、移交、入庫等過程中的盤點工作量大，而且人工盤點耗時耗力，效率非常低。

1.2 檔案種類、數量眾多，日常核查、查閱耗時長。而且在庫房中檔案經常由于人工操作的隨意性或失誤造成檔案擺放無序，從而導致查閱檔案時取檔困難。

1.3 在檔案接收、移交、借閱等過程中存在檔案文件丟失的情況，由于檔案缺乏跟蹤管理，導致找回丟失檔案文件比較困難。

1.4 由于庫房環境管理不善及缺少自動化檢測，導致實物檔案存放于不宜檔案保護的環境中，容易造成檔案的損壞，破壞檔案的完整性。

2 物聯網及其支撐技術

物聯網(Internet of Things)也稱傳感網，是一種新興的高科技信息化技術，主要是指物與物、人與物之間通過各種信息傳感設備，按照特定的通信協議，構建成互聯互通的一種特殊的信息網絡，以此實現物與物、人與物間的信息傳遞和控制，實現物體的智能化識別、定位、跟蹤、監控和管理。物聯網應用的支撐技術主要有RFID技術和傳感網技術。

2.1 RFID技術

RFID（Radio Frequency IDentification）技術，即射頻識別技術，又稱電子標簽、無線射頻識別，是一種先進的高科技通信技術，可通過無線電訊號進行雙向數據通信，以此識別特定目標并進行相關數據讀寫。RFID具有非接觸識別、可識別多標簽、識別速度快、閱讀速度極快、穿透抗擾性強、信息裝載量大、安全性高等優點，是物聯網技術的核心技術。

2.2 傳感網技術

傳感網也稱無線傳感網，主要是以傳感器作為節點，并通過無線通信方式形成一個多跳的自組織的網絡系統，目的是識別、探測、采集并處理處于網絡覆蓋范圍內的可被感知的物體信息，包括溫度、濕度、壓力、速度等環境因素。

根據物聯網技術的功能及特點，針對目前檔案管理工作存在的問題，為了加強檔案的保管、利用，延長檔案的壽命，可借助物聯網技術，加快推進檔案管理的信息化、自動化建設，從而改變傳統的檔案管理模式，提高檔案管理人員的現代化檔案管理意識，從而更好的完成檔案管理和服務工作。

3 系統目標

智能物聯檔案管理信息系統將借助物聯網技術，利用RFID標簽作為檔案信息輔助載體，對檔案接收、流轉、入庫、借閱等工作環節進行監控，加強信息化管理，實現檔案業務自動化辦理，減少人工失誤，提高工作效率。同時通過物聯網技術實現環境監測、監控，對庫房進行實時監控，保證檔案存放環境的安全，延長檔案的壽命。

4 系統特點

4.1 查閱定位快而準

通過RFID技術，對實物檔案進行電子標簽化，并借助讀寫設備及軟件系統，實現實物檔案快速、精準的查詢定位，優化檔案管理工作模式，提高檔案查閱效率。

4.2 盤點檔案快而準

借助RFID技術識別速度快、穿透抗擾性強等特點，可在檔案接收、入庫時，進行檔案堆垛掃描，實現批量盤點，極大地提高檔案接收、入庫工作的效率。

4.3 高安全性檔案管理

系統結合智能門禁系統、環境監測系統、視頻監控系統以及RFID技術，實現庫房環境自動化管理，確保庫房環境與檔案存取的安全。

5 系統總體框架

智能物聯檔案管理信息系統建設基于物聯網體系結構，主要功能模塊包括電子標簽管理、檔案信息管理和庫房安全監控?？傮w框架圖如圖1所示。

圖1

6 系統功能設計

6.1 電子標簽管理

電子標簽是RFID技術的基礎，在智能物聯檔案管理信息系統中是實物檔案、庫房、檔案柜架位、工作人員的信息載體，是人、物的唯一標識。電子標簽管理由電子標簽、閱讀器和應用軟件系統三部分組成，實現電子標簽生成、銷毀、查詢及定位等功能。

6.2 檔案信息管理

檔案信息是數據基礎，是檔案服務應用的基礎，系統將通過成熟的關系數據庫技術、計算機技術以及RFID技術，根據檔案管理、應用的實際需求進行分析。系統以RFID作為檔案信息存儲載體，記錄檔案的基本信息及檔案狀況，并從檔案的接收、信息錄入、借閱、查找、盤點、跟蹤等各個環節進行信息化、自動化管理，并借助手持式、固定式RFID閱讀設備，對實物檔案的借閱、移交、查找、盤點等工作過程執行全方位的信息化管理，實現實物檔案位置跟蹤，從而提高檔案管理效率，保證檔案安全。

6.2.1 檔案信息登記

檔案整理人員接收到實物檔案后，需要給檔案編號，即檔號，同時將其他檔案基本信息錄入系統。然后通過FRID電子標簽讀寫設備將檔案基本信息寫入電子標簽芯片內，電子標簽的表面可以印上檔案的名稱、檔號、類型、密級等，并將電子標簽貼于檔案盒脊面上，以便查找。

6.2.2 檔案數字化

通過專業數字化設備，對實物檔案進行拍照、掃描等方式進行數字化，執行電子文件化管理，并通過檔號與檔案基本信息相關聯，實現圖文一體化管理，從而便于從電腦終端進行檔案查閱，減少人工翻閱實物檔案，進而保護實物檔案避免遭受損壞。

6.2.3 庫房架位管理

庫房中每個架位都貼相應的RFID電子標簽，系統將根據檔案的檔號、類型等基本信息，自動從庫房中分配一個架位，檔案工作人員根據分配的架位放置檔案后，通過手持RFID讀寫器讀取架位的電子標簽，確認檔案存放位置，將檔案基本信息與架位相關聯，從而實現實物檔案入庫、出庫時的查找定位功能。

6.2.4 檔案借閱管理

實現對檔案的查詢、借閱、歸還以及架位定位等功能。檔案查閱時，可通過系統的精確、模糊查詢功能查詢到相應的檔案信息，確定查閱檔案后，將檔案架位信息發送到移動終端，檔案工作人員將使用移動終端掃描鎖定檔案位置，加快取檔工作。還檔亦然。同時系統還對逾期未還的檔案進行提醒。

6.2.5 檔案移交管理

從檔案接收到檔案入庫，期間需移交多個部門進行檔案整理，系統將記錄由于檔案移交而導致的位置變化信息，有利于檔案工作人員隨時了解檔案的位置，進而結合檔案查閱功能，實現檔案位置跟蹤。

6.2.6 檔案盤點

不管是檔案接收、檔案移交、檔案入庫還是庫房檔案清點，都需要進行耗時耗力的、繁瑣的檔案盤點工作，然而通過RFID技術，借助RFID穿透性強、可堆積識別的優勢，盤點工作將變成一項簡單而快速的工作。而庫房的清點工作也可借助FRID移動閱讀器，依次讀取架位的電子標簽和相應檔案的電子標簽信息，快速完成盤點工作。

6.3 檔案安全管理

6.3.1 智能門禁

智能門禁主要在庫房門口內外分別安裝讀卡器，通過讀卡器記錄檔案工作人員訪問庫房的時間，實現人員身份識別，并根據人員權限是否放行，同時形成檔案庫房訪問日志。

6.3.2 庫房環境監測

通過溫度檢測器、濕度檢測器、煙霧探測器、紅外檢測器、光電浸水檢測器等專業環境檢測器，實時收集庫房各種環境指標，并將信息反饋到系統，實現庫房的溫度、濕度、防火防盜等情況的實時監控，一旦環境指數超標，系統將會自動發出警報，并自動撥打庫房管理人的手機號碼，告知庫房情況。庫房管理人也可通過移動終端實時了解庫房的狀況。

6.3.3 庫房視頻監控

通過監控攝像頭對庫房的人員訪問以及檔案出入庫等情況進行實時監控，并以視頻文件保存，以便日后查看，同時還可以通過計算機終端或移動終端查看到庫房的監控畫面，便于檔案工作人員實時了解庫房的狀況。

7 總結

隨著檔案數量的不斷增加，檔案管理工作的要求越來越嚴格，傳統的管理模式已不再適合現代檔案管理工作，唯有借助信息化技術方能推進檔案管理工作向前發展。而物聯網技術作為一種新型的高科技信息化技術，運用于檔案體系信息化建設中，將檔案、庫房與計算機、通訊設備聯網，從而實現與檔案工作人員聯網，實現工作人員與檔案、庫房間的“人與物交流”，在保證檔案安全的同時，創新管理方式，提高檔案管理工作的效率。

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