論集團(tuán)企業(yè)會計(jì)電算化下的檔案管理

胡文蓉

【摘 要】集團(tuán)企業(yè)會計(jì)電算化下的檔案管理是檔案管理發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，為開展高效快捷的檔案管理提供了巨大的技術(shù)支持。本文正是基于對會計(jì)電算化檔案管理的認(rèn)識，分析了面臨的形勢和特點(diǎn)，探討了檔案管理中的注意事項(xiàng)。

【關(guān)鍵詞】集團(tuán)企業(yè)；會計(jì)電算化；檔案管理；會計(jì)數(shù)據(jù)

【中圖分類號】C29【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A【文章編號】1672-5158（2013）07-0142-01

會計(jì)檔案已經(jīng)成為分析企業(yè)經(jīng)營狀況和發(fā)展特點(diǎn)的決策依據(jù)和珍貴歷史資料，具有較強(qiáng)的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展方向和經(jīng)營戰(zhàn)略轉(zhuǎn)變。同時(shí)，會計(jì)檔案也是企業(yè)檔案體系中的重要組成部分，能夠有效評價(jià)企業(yè)經(jīng)營收益。近些年來，會計(jì)電算化在檔案管理領(lǐng)域不斷滲透和發(fā)展，已經(jīng)成為企業(yè)檔案管理中的得力工具，會計(jì)電算化檔案管理在確保檔案信息真實(shí)性和權(quán)威性的同時(shí)，也推動著檔案管理模式和方式的不斷轉(zhuǎn)變。與些同時(shí)，會計(jì)電算化檔案管理在取得顯著成績的同時(shí)，我們也看到受到經(jīng)營規(guī)模、技術(shù)水平、管理經(jīng)驗(yàn)等方面因素的影響，會計(jì)電算化檔案管理在現(xiàn)實(shí)中存在著不少困難和問題，如何加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，適應(yīng)會計(jì)電算化發(fā)展的需要，對于企業(yè)業(yè)務(wù)拓展和經(jīng)營思路的轉(zhuǎn)變來說，具有重要的意義，也是檔案管理發(fā)展到一定階段面臨的形勢與問題。

一、集團(tuán)企業(yè)會計(jì)電算化方式下檔案管理面臨的形勢與特點(diǎn)

目前，很多企業(yè)為了充分適應(yīng)日趨激烈的市場競爭，滿足會計(jì)電算化下的檔案管理需要，對集團(tuán)企業(yè)的檔案管理進(jìn)行了創(chuàng)新發(fā)展，如會計(jì)電算化檔案管理就是其中的典型做法。然而由于大多數(shù)企業(yè)缺乏對會計(jì)電算化下的檔案管理的全面系統(tǒng)了解和認(rèn)識，缺乏會計(jì)電算化檔案管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)和做法，在會計(jì)電算化檔案管理中被動地開展檔案管理工作，在現(xiàn)實(shí)實(shí)踐中將打印出來的會計(jì)檔案移交給檔案部門，忽視具有較高參考價(jià)值的關(guān)聯(lián)材料，容易造成會計(jì)數(shù)據(jù)的失真。同時(shí)有些企業(yè)為了適應(yīng)會計(jì)軟件升級改造，及時(shí)采取了升級措施，而忽視會計(jì)數(shù)據(jù)的管理，一些會計(jì)數(shù)據(jù)沒有及時(shí)進(jìn)行歸整，造成會計(jì)檔案數(shù)據(jù)在整合、調(diào)用過程中出現(xiàn)不少的問題，降低了會計(jì)數(shù)據(jù)的完整性和安全性。

同時(shí)，由于會計(jì)電算化檔案管理在現(xiàn)實(shí)實(shí)踐中與傳統(tǒng)的管理模式不同，會計(jì)電算化檔案管理對專業(yè)性、完整性、安全性等方面有著較高的要求，而事實(shí)是會計(jì)電算化檔案管理人員參與度不夠。雖然記賬憑證上打印著制單人、填表人、核對人和主管領(lǐng)導(dǎo)，但實(shí)際上，主管領(lǐng)導(dǎo)很少涉及對報(bào)表的審核和校對，從中不難看出會計(jì)憑證的不完整性和責(zé)任分工不明確性。由于會計(jì)電算化下的檔案管理在我國還沒有形成成熟完整的管理體系，會計(jì)電算化檔案管理制度不完善。既有的制度關(guān)聯(lián)性不足，制度的覆蓋面狹窄，偏向于對會計(jì)電算化檔案管理的技術(shù)限制，如要求管理人員在操作過程中對技術(shù)操作如何管理，而沒有將技術(shù)與業(yè)務(wù)充分結(jié)合，從戰(zhàn)略或者是全局的角度去管理檔案。會計(jì)電算化檔案管理要求相關(guān)的管理人員既具備會計(jì)業(yè)務(wù)知識，又要具備檔案業(yè)務(wù)知識和計(jì)算機(jī)基本技能，但由于檔案管理工作的特殊性，會計(jì)電算化下檔案管理人員老化現(xiàn)象嚴(yán)重，他們在會計(jì)和業(yè)務(wù)知識的掌握方面具備優(yōu)勢，但在技術(shù)管理方面缺乏足夠經(jīng)驗(yàn)等。

二、集團(tuán)企業(yè)會計(jì)電算化檔案管理應(yīng)注意的問題

1、加大會計(jì)電算化檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施投入力度

開展會計(jì)電算化檔案管理需要大量配套的基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備資源，如計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件資源，管理軟件、應(yīng)用系統(tǒng)等軟件資源。這些是會計(jì)電算化檔案管理的基礎(chǔ)和前提，同時(shí)在基礎(chǔ)設(shè)施投入過程中需要財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門、信息技術(shù)部門等相關(guān)部門的協(xié)作和配合。財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門應(yīng)做好業(yè)務(wù)的協(xié)作和配合體系建設(shè)，從財(cái)務(wù)和檔案管理的角度，提出設(shè)計(jì)的思路和方法，考慮各方面的因素和條件，做好規(guī)劃設(shè)計(jì)和前期準(zhǔn)備工作，加大部門間信息資源共享力度，避免出現(xiàn)“信息孤島”現(xiàn)象。應(yīng)檔案管理部門應(yīng)協(xié)同信息技術(shù)部門做好財(cái)務(wù)軟件的升級改造工作，提高會計(jì)軟件數(shù)據(jù)的兼容性和標(biāo)準(zhǔn)性，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)在使用過程中不會因?yàn)橄到y(tǒng)升級而產(chǎn)生影響。

2、加強(qiáng)會計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度建設(shè)

會計(jì)檔案數(shù)據(jù)關(guān)系到整個集團(tuán)企業(yè)的經(jīng)營效益和銷售業(yè)績，是集團(tuán)企業(yè)實(shí)現(xiàn)穩(wěn)健和可持續(xù)發(fā)展的前提條件。因此，會計(jì)檔案在調(diào)閱和使用過程中應(yīng)該遵照嚴(yán)格的使用流程和管理規(guī)范，調(diào)閱或使用會計(jì)檔案數(shù)據(jù)，需要嚴(yán)格的審批流程。加大對會計(jì)檔案管理系統(tǒng)權(quán)限管理力度，通過對檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限的限制，保證檔案管理系統(tǒng)的獨(dú)立性和真實(shí)性，確保會計(jì)檔案的安全性、完整性、權(quán)威性和準(zhǔn)確性，使得會計(jì)電算化檔案得以充分使用。鑒于會計(jì)檔案的完整性，會計(jì)檔案在使用過程中要加大制度管理約束，通過對查閱、復(fù)制會計(jì)檔案制度的嚴(yán)格制訂和修訂，確保會計(jì)檔案管理系統(tǒng)在制度的制約和約束下能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)，為開展集團(tuán)企業(yè)會計(jì)電算化下的檔案管理提供制度依據(jù)和條件。

3、創(chuàng)新檔案管理措施，提高檔案資料的完整性

為了確保會計(jì)電算化檔案信息的完整性，在日常管理中，應(yīng)當(dāng)通過設(shè)立專門的管理崗位，具體負(fù)責(zé)檔案資料的存檔、保管和保密工作，提高會計(jì)電算化檔案管理的規(guī)范性和科學(xué)性。由于電子檔案信息容易受到外界環(huán)境的影響。因此，在檔案信息的保存過程中應(yīng)當(dāng)注意對檔案電子信息的備份和操作，即平時(shí)采用計(jì)算機(jī)打印輸出的會計(jì)憑證、銀行日記賬和現(xiàn)金日記賬等，并根據(jù)需要裝訂成冊。每份要注明檔案的時(shí)間、操作員并貼上保護(hù)標(biāo)簽，加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理力度，以防止意外事故的發(fā)生可能會造成電子檔案數(shù)據(jù)信息的丟失和毀壞。同時(shí)，注重檔案資料的外圍環(huán)境管理，檔案信息的保存應(yīng)當(dāng)遠(yuǎn)離磁場，注意防磁、防水、防火等處理措施，并根據(jù)需要定期檢查數(shù)據(jù)的有效性和完整性，定期對檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行復(fù)制，避免因?yàn)楸Ｗo(hù)不當(dāng)所造成的意外損失。在保存介質(zhì)的選擇上，應(yīng)特別注重選擇穩(wěn)定性好、可靠性高、紙張質(zhì)量效果好的存貯介質(zhì)，并加強(qiáng)對介質(zhì)的定期或不定期檢查，防止由于磁性介質(zhì)損失而導(dǎo)致會計(jì)檔案數(shù)據(jù)的丟失。

4、加強(qiáng)對檔案管理人員的教育培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)水平

會計(jì)電算化檔案管理工作是一項(xiàng)繁瑣而又重要的工作，由于在現(xiàn)實(shí)中檔案管理工作多是兼職來實(shí)現(xiàn)的，受到時(shí)間、精力以及業(yè)務(wù)熟練程度等方面因素的影響和制約，“有檔不歸”現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，再加上檔案管理過程中也存在著檔案人員流動性快、工作交接不力現(xiàn)象、檔案丟失等現(xiàn)象。因此，要加大對檔案管理人員的教育培訓(xùn)，使他們樹立新技術(shù)條件下的檔案管理理念，注重會計(jì)電算化檔案管理的科學(xué)性、高效性，掌握一定的會計(jì)電算化檔案管理基礎(chǔ)知識和基本技能，加大對檔案材料的收集歸檔整理力度，辦理好交接手續(xù)，確保檔案完整。通過定期或不定期的檔案法律法規(guī)、檔案知識的教育培訓(xùn)，使從事檔案管理工作的人員能夠勝任檔案管理工作，從而有效避免檔案管理在現(xiàn)實(shí)實(shí)踐中過于被動的局面。

三、結(jié)束語

會計(jì)電算化檔案管理工作是傳統(tǒng)檔案管理模式發(fā)展到一定階段所面臨的產(chǎn)物和選擇，也是檔案管理模式實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展的嘗試和探索。會計(jì)電算化的檔案管理克服了傳統(tǒng)檔案管理在運(yùn)行過程中存在的問題和弊端，為現(xiàn)代化檔案管理開辟了高效、快捷的服務(wù)渠道。目前，會計(jì)電算化檔案管理雖然還存在著很多的問題，存在著很多不到位的現(xiàn)象，但隨著技術(shù)的進(jìn)步和管理的完善，會計(jì)電算化檔案管理措施將會有很大的改進(jìn)和提高。

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