ERP系統(tǒng)中靜態(tài)數(shù)據(jù)準確性研究

梁軍

【摘 要】企業(yè)實施信息化的過程中，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的質(zhì)量己成為影響企業(yè)實施ERF系統(tǒng)能否成功的關(guān)鍵因素。在介紹了保障系統(tǒng)信息質(zhì)量重要性的基礎(chǔ)上，詳細分析了靜態(tài)數(shù)據(jù)質(zhì)量控制難點以及解決方法，從而達到了保證ERP系統(tǒng)內(nèi)的信息質(zhì)量，降低成本，提高生產(chǎn)效率的目的。

【關(guān) 鍵 詞】ERP系統(tǒng)；信息質(zhì)量；準確性；庫存管理

【中圖分類號】F253.4【文獻標識碼】A【文章編號】1672-5158（2013）07-0223-01

ERP（Enterprise Resource Planning）——企業(yè)資源規(guī)劃，是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，利用現(xiàn)代企業(yè)的先進管理思想，全面地集成了企業(yè)所有資源信息，為企業(yè)提供了決策、計劃、控制與經(jīng)濟業(yè)績評估的全方位和系統(tǒng)化的管理平臺。

物料庫存管理信息系統(tǒng)作為ERP環(huán)境下的一個子系統(tǒng)，是ERP系統(tǒng)設(shè)計的關(guān)鍵部分.物料數(shù)據(jù)作為物料管理的核心基礎(chǔ)，關(guān)系到企業(yè)各部門的業(yè)務(wù)操作，是各個部門保持正常運營最基本的數(shù)據(jù)。自程序設(shè)計開始，就著眼于系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)的功能性、可靠性、易使用性、可維護性和可移植性，以面向數(shù)據(jù)開發(fā)為主，結(jié)合面向?qū)ο箝_發(fā)方法進行開發(fā)。這樣，既滿足了復雜的應(yīng)用需求，也為今后系統(tǒng)的調(diào)整和升級留有余地，延長整個系統(tǒng)的生命周期，減少了系統(tǒng)維護的開銷和難度。

在ERP系統(tǒng)的推廣和應(yīng)用過程中，系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確與否對于系統(tǒng)的實施運行起著關(guān)鍵性因素。但是如何才能得到及時而準確動靜態(tài)數(shù)據(jù)是每一位ERP系統(tǒng)實施者都要遇到的問題，這是一個綜合的、多方位的問題。要想得到高質(zhì)量的數(shù)據(jù)，必須有統(tǒng)一而有效的收集、效驗、錄入方法和手段，這才能保證數(shù)據(jù)的及時準確。

1、靜態(tài)數(shù)據(jù)

1.1 靜態(tài)數(shù)據(jù)的定義

靜態(tài)數(shù)據(jù)是指開展業(yè)務(wù)活動所需要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。靜態(tài)數(shù)據(jù)的特點是他在整個數(shù)據(jù)的生命周期中基本保持不變，同時它是動態(tài)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)，公司所有業(yè)務(wù)人員通過調(diào)用靜態(tài)數(shù)據(jù)來保持同一數(shù)據(jù)在整個系統(tǒng)中的惟一性。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)涉及面廣，涵蓋了企業(yè)的所有可見事物信息和不可見信息。

1.2 靜態(tài)數(shù)據(jù)質(zhì)量控制的難點

對于靜態(tài)數(shù)據(jù)來說最重要的是正確性，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是許多程序計算和運行正確的基礎(chǔ)，例如物料計劃、生產(chǎn)計劃的計算，就是根據(jù)物料文件設(shè)定的提前期、庫存量、BOM結(jié)構(gòu)等經(jīng)過復雜計算得到的，如果其中任何一個數(shù)據(jù)與實際不符或者有微小的偏差，計劃結(jié)果將沒有任何指導意義。靜態(tài)數(shù)據(jù)的這些特征造成了收集準備工作量大，難組織，一般需要多個部門協(xié)調(diào)，投入人力和時間多。

1.3 制定編碼規(guī)則

ERP編碼問題同樣也困擾著企業(yè)實施ERP。物料編碼一般貫穿整個ERP系統(tǒng)的實施過程，從BOM單據(jù)，到采購、庫存、生產(chǎn)、銷售整個環(huán)節(jié)，可以說，物料編碼是動態(tài)數(shù)據(jù)建立，運行的基礎(chǔ)。

物品基本信息主要包括：物品分類、物品編碼、物品屬性控制、計量單位、物品狀態(tài)、物品關(guān)系、物品目錄組、型號等。

ERP系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的管理通過編碼實現(xiàn)，編碼可以對數(shù)據(jù)進行惟一的標識，并且貫穿以后的查詢和應(yīng)用中。在所有的數(shù)據(jù)中，物料數(shù)據(jù)是數(shù)量最多、分布最廣的。它既包含原材料、半成品、產(chǎn)成品，也包括設(shè)備、固定資產(chǎn)等。物料分類則是根據(jù)物料的某些屬性對物料進行歸類，如產(chǎn)品、部件組件、零件、毛坯、刀具、量具、夾具等。作為系統(tǒng)基礎(chǔ)元素，應(yīng)首先將工作的重心放在物料數(shù)據(jù)的準備上。

所以，物料編碼應(yīng)遵從以下原則：

（1）惟一性。必須保證一個編碼對象僅被賦予一個代碼，一個代碼只反映一個編碼對象。

（2）實用性。編碼體系既充分考慮企業(yè)發(fā)展對信息編碼的需求，又能兼顧企業(yè)的發(fā)展使用。要從實用性角度出發(fā)，注意編碼的粒度，不易過粗或過細。

（3）統(tǒng)一的編碼結(jié)構(gòu)。編碼由一個或者若干不同分類碼構(gòu)成，統(tǒng)一的編碼結(jié)構(gòu)，對任何對象在其整個生命周期內(nèi)標識碼保持不變，所有分類碼具有相同的編碼結(jié)構(gòu)。

（4）標準化。編碼應(yīng)提高標準化程度，充分考慮到與外部環(huán)境的接軌而盡可能與國家相關(guān)行業(yè)標準相吻合。

（5）便于ERP系統(tǒng)處理。由于編碼將在計算機信息處理系統(tǒng)中得以實現(xiàn)，故編碼應(yīng)當符合數(shù)據(jù)處理的要求，便于用計算機處理。

（6）易用性。編碼應(yīng)盡可能的好記易用，常用的編碼應(yīng)盡量避免字母與數(shù)字混用。

2、系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)方案

2.1 物品分類

目前物料分類已經(jīng)在我中國有色集團層面形成了完整的體系，選擇適當?shù)姆诸悩酥荆瑢⑽锪霞峡傮w科學地、系統(tǒng)地按物料的物理屬性逐級劃分為大類、中類、小類。

2.2 物品編碼

物料編碼標準就是將物料數(shù)據(jù)分類、規(guī)范整理為有效的信息，確保物料編碼的唯一性和在各企業(yè)物料管理系統(tǒng)中的一致性。

物料編碼示例：

第一層2位數(shù)字代碼限定大類，第二層3位數(shù)字代碼限定中類，第三層3位數(shù)字代碼限定小類，第四層6位流水數(shù)字代碼（000001-999999）限定具體物料，物料編碼為14位等長度編碼。（見圖1）

2.3 物品命名

根據(jù)中國有色集團各出資企業(yè)物料管理現(xiàn)狀，結(jié)合ERP系統(tǒng)先進功能，物料名稱原則上采取“物料說明+型號+牌號、等級、材質(zhì)+規(guī)格+（標準、備注等說明性信息）”的命名標準。如果此描述仍不能表達出該物料的準確信息，就應(yīng)完整描述該物料的所有詳細信息做為該物料的名稱。

物料名稱示例：

各字段間分割符號說明：用“|”分隔。字段內(nèi)分隔禁用“|”。

圓鋼 | |Q235|Φ10 |GB/T 702-2008

3、進行數(shù)據(jù)收集

3.1 編制物料數(shù)據(jù)收集模版。

3.2 制定數(shù)據(jù)收集流程。

我單位通過協(xié)同辦公平臺收集第一手資料，將原來的離散數(shù)據(jù)從不同部門集中，利用統(tǒng)一制定格式的表格通過協(xié)同辦公平臺系統(tǒng)在各個部門間交叉流轉(zhuǎn)，各部門將自己相關(guān)的數(shù)據(jù)填入表格，完成后傳遞給下個部門。

4、 靜態(tài)數(shù)據(jù)效驗

數(shù)據(jù)檢查，包含編碼的數(shù)據(jù)需要進行認真的檢查，檢查應(yīng)該包括數(shù)據(jù)的完整性、正確性和惟一性。完整性包括記錄數(shù)量是否完整，可以請企業(yè)中有經(jīng)驗的人員復查或計算一下總數(shù)，和歷史的數(shù)據(jù)比較。同時還要檢查字段的完整性，所有的ERP軟件都有必須輸入的字段，這些字段如果缺少會造成系統(tǒng)的不穩(wěn)定。正確性檢查，可以由企業(yè)根據(jù)需要制定檢查原則。例如會計科目是資產(chǎn)類型的，但是因為人為錯誤輸入成負債類型的，再比如有的物料是采購來的，但是錄入成自制件，這樣的錯誤在系統(tǒng)上線使用前必須發(fā)現(xiàn)并改正。惟一性檢查，應(yīng)該從兩個角度檢查，常見錯誤有多個實物編成同一個碼，如果以后錄入系統(tǒng)，成熟的ERP軟件會提示編碼已經(jīng)存在，并拒絕接受。同時一個實物對應(yīng)多個編碼也必須杜絕，此錯誤ERP軟件是發(fā)現(xiàn)不了的。

5、 靜態(tài)數(shù)據(jù)導入

完成檢查后，就要將數(shù)據(jù)錄入ERP系統(tǒng)，錄入前應(yīng)該將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)原始檔案進行歸檔。電子文檔保存的數(shù)據(jù)，應(yīng)該將數(shù)據(jù)備份好，并注明整理人員、完成時間和最后版本。如果是打印的紙介質(zhì)保存，應(yīng)該保存在專門的文件柜中，作為重要文檔管理。

6 、結(jié)論

本文針對企業(yè)在實施ERP系統(tǒng)后存在的數(shù)據(jù)信息質(zhì)量問題，首先介紹了保障系統(tǒng)信息質(zhì)量的重要性；其次詳細介紹了靜態(tài)數(shù)據(jù)質(zhì)量控制難點以及解決方法，同時對靜態(tài)數(shù)據(jù)收集過程也進行了描述，達到保證ERP系統(tǒng)內(nèi)的信息質(zhì)量，降低成本，提高生產(chǎn)效率。

參考文獻

[1] 羅鴻，王忠民.ERP原理·設(shè)計·實施北京：電子工業(yè)出版社第二版

[2] 羅鴻.ERP原理、設(shè)計、實施[M].北京：電子工業(yè)出版社，2002