檔案的現(xiàn)代化管理策略

程遠鵬

【摘 要】所謂檔案，就是對于人們實際行動的一種記載，是為了對于歷史進行證明。相對于當前的活動來說有一定的指導意義。檔案的管理順應了現(xiàn)代社會發(fā)展的要求，也是時代進程中必不可少的要素之一，充分的實現(xiàn)了“以人為本”的理念。利用現(xiàn)代的理念、科技，方便進行檔案管理，強化工作的效用，更好的為人造福。

【關鍵詞】檔案工作；現(xiàn)代化管理；策略

【中圖分類號】C931.6【文獻標識碼】A【文章編號】1672-5158（2013）07-0450-01

引言：隨著社會和經(jīng)濟的不斷發(fā)展，檔案對于社會的貢獻越來越大，人們對其的依附程度和利用也漸漸的加強，所以對檔案進行合理的管理是勢在必行的。但是就在實際的工作狀態(tài)中還是會出現(xiàn)很多問題，需要我們想辦法去解決。

一、目前檔案管理的現(xiàn)狀

就目前的形式來看，企業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理僅僅停留在基本的構建、設備的投入、科技的積蓄以及人才的培育等方面，所以就我個人的看法，我認為主要存在以下的幾種問題：

1.1 案現(xiàn)代化管理的觀念不強

就現(xiàn)在的情況來看，人們對于“檔案”的理念以及它對于社會的作用了解較少，尤其是對于檔案的管理方面，有些領導人員在加強檔案的合理管理方面的認識觀念不強，所以很多單位仍是采取老一套的工作管理方法。

1.2 人才的缺乏

檔案的現(xiàn)代化管理進行的基礎是需要大量的高素質(zhì)人才。但是現(xiàn)在的情況是，很多企業(yè)單位的文秘、檔案員和事例還只是處于收發(fā)、檢查的層面，沒有充分的現(xiàn)代化管理知識，沒有很好的掌握實用技術。[1]

1.3 檔案管理的技術和設備不夠全面

因為人們對于檔案管理的觀念不強，因此在資金投入方面就會大幅度的減弱，以至于沒有能力購買新的設備，從而造成人才的大量流失，使得工作方面陷入困境。

1.4基礎工作準備不充分

現(xiàn)在的檔案管理要求在進行檔案工作時要具備規(guī)范化、標準化，但是，很多的企業(yè)工作單位的案例質(zhì)量不高，沒有完備的檢測工具，大部分的單位立卷、編目、檢測等方面都未達到國家標準，在操作方面也不符合規(guī)范。

二、針對以上問題所采取的相關措施

2.1統(tǒng)觀念，順應時代潮流

改變傳統(tǒng)的思想觀念，第一步就是要改變檔案人員對于檔案管理的觀念，以便更好的提高人們對于檔案管理方面的意識。當?shù)玫搅松鐣腿藗兊钠毡檎J可，才可以使檔案工作進行的更加順利，也在無形中提升了檔案工作的地位。當然要想改變?nèi)鐣乃枷胗^念，就要首先從檔案工作者的自身素質(zhì)出發(fā)。所以就要求檔案工作人員擁有社會觀念。因為檔案工作人員一直處于幾乎全封閉的工作環(huán)境中，這些工作人員有著兢兢業(yè)業(yè)的工作精神，艱苦奮斗，淡泊名利以及無私奉獻的精神，可是他們的意識落后、思想傳統(tǒng)，在社會活動、社會協(xié)調(diào)以及社會交往等方面能力薄弱。

就目前形勢來看，檔案部門的人才力量嚴重不足。為了解決這個問題，第一步需要改變傳統(tǒng)的檔案工作環(huán)境，讓檔案工作的環(huán)境變得多彩些，為整個社會貢獻出力量；第二步摒除過去的用人制度，調(diào)動工作人員的工作熱情，充分發(fā)揮檔案的作用，延伸檔案的工作范圍，通過這種方法來擴展檔案工作的新世界，使得檔案工作的發(fā)展更上一層樓；第三步強化訓練，加強檔案工作者的基本理論知識、理論訓練和檔案專業(yè)訓練等方面的培養(yǎng)，從而使得檔案團隊變得更加有質(zhì)量，充分發(fā)揮其作用，推舉出更多優(yōu)秀的人才，使這些人不僅要有很好的業(yè)務技巧，還要有一定的創(chuàng)新精神。這種方法具有一定的戰(zhàn)略和發(fā)展意義。所以通過這種方法可以提高檔案工作的觀念意識，拓寬檔案工作的服務面。[2]

2.2 案團隊的力量，提升檔案工作者的整體素養(yǎng)

只有具備更高素養(yǎng)的檔案團隊才可以在檔案事業(yè)的長河中激流勇進，勇往直前。當然團隊中有著文化水平各不相同的人員，團隊的內(nèi)部力量不夠穩(wěn)固。所以要建立一個精通業(yè)務、管理規(guī)范、風氣端正以及服務質(zhì)量好的檔案團隊。加入競爭的要素，實施優(yōu)勝劣汰、舉賢任能、唯才是舉的管理機制。檔案管理的人才是具有知識和管理的雙面人才，正因為其信息的內(nèi)容和檔案工作的專業(yè)技能說明了檔案工作是知識性的腦力勞動。現(xiàn)在，對于檔案工作的現(xiàn)代管理方法是運用計算機技術，也就是所謂的檔案計算機管理。計算機的運用主要是利用高速的計算和很強的信息處理能力，來為檔案工作者利用先進的科學技術來處理檔案工作中的檢測問題。有的專家認為：計算機的投入和使用，類似于造紙術，為人類的發(fā)展做出了巨大的貢獻，推動了人類社會發(fā)展的進程。這種機讀文件的工作形式在現(xiàn)在的載體形式中占有越來越重要的位置，當然不會不使用紙張，但是在一定程度上會減少紙質(zhì)文件的使用。人們越來越多的使用電子文件，已經(jīng)成為社會發(fā)展的必然趨勢。正因為要保證電子文件能夠很真實的反映人們的實際生活，并且能夠很好的保存和使用，所以要求每個檔案工作者學會利用現(xiàn)代的科學技術進行檔案管理，學習有關于檔案計算機管理、電子文件的使用以及檔案的管理和使用等方面的知識。所以每個檔案工作者就需要盡快的適應現(xiàn)在的社會，學會利用現(xiàn)代的科學技術去處理檔案工作中的實際問題，否則很容易被社會所淘汰。因此要求檔案人員要有現(xiàn)代技術作為支撐，大量的電子知識和對于現(xiàn)代辦公軟件的使用和制作等方面的知識。

2.3 管理中加入現(xiàn)代化的因素

第一，要強化領導人員的觀念意識，使得他們愿意投入更多的精力到這方面。每個階層的領導，特別是關于檔案方面的領導，要勤于檢查，每年不少于兩次進行檔案工作部門的工作匯報，按時聽取檔案部門的工作情況，從而更好的發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，以便布置新的任務。對檔案部門的工作進行指導，從實際出發(fā)來解決檔案部門中的實際問題。

第二，強化硬件設施，把各個方面的設備變得更加的現(xiàn)代化。現(xiàn)代科學技術在檔案管理方面的使用情況還是不夠充分，我們首先要有檔案信息共同分享的思想，然后在進行硬件方面的強化，進一步完善檔案管理水平。還要及時的添加檔案辦公中所需的設備，用現(xiàn)代的科學技術來進行檔案管理。[3]

2.4理手工操作與現(xiàn)代化管理的關系，重視檔案管理規(guī)范化

對于檔案管理的現(xiàn)代化是一個循序漸進的過程，不可能一步登天。所以在實現(xiàn)的時候，就需要手工操作和現(xiàn)代化管理和諧共處。檔案管理的基本工作包括建立檔案、檔案文件的評定、檢測和整理等方面的內(nèi)容，這個過程還是需要手動操作。所以我們不能以偏概全，不可以因為現(xiàn)代管理方法的使用，就拋棄手動操作的使用。所以，一方面我們要積極的利用現(xiàn)代的科學技術到檔案管理中，另一方面要注重手動操作的使用，合理的處理手工操作和現(xiàn)代化管理的關系，使其得到完美的融合。[4]

三、總結

檔案的現(xiàn)代化管理是順應了時代的潮流。在進行現(xiàn)代化管理的時候，要注意自身修養(yǎng)的提升，加強上層的關注，提高自身工作能力，使得檔案的工作更上一層樓，為社會的發(fā)展盡一份力。

參考文獻

[1] 張躍民；試論環(huán)保檔案現(xiàn)代化管理策略[J]；2011（04）

[2] 賀燕南；文書檔案的現(xiàn)代化管理策略[J]；2012（01）

[3] 張立娟；企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理探討[J]；2012（04）

[4] 陳小玲；辦公檔案現(xiàn)代化管理探析[J]；2012（02）