基于人事檔案的數字化管理對策研究

李翔

【摘 要】本文針對人事檔案信息數字化管理中所面臨的諸多問題，從合理選擇人事檔案信息數字化管理的載體、加強人事檔案信息數字化管理的安全性、選擇適合人事檔案信息數字化管理的操作系統、提升人事檔案管理隊伍人員素質等四個方面對策加以闡述。

【關鍵詞】人事檔案；數字化；管理

【中圖分類號】C270【文獻標識碼】A【文章編號】1672-5158（2013）07-0452-01

0.引言

人事檔案作為組織人才信息的重要載體，它不僅是組織對一個人進行全面考察和了解的重要參考依據，也是記載一個人經歷的準確完整信息。隨著現代信息技術的廣泛應用，使人事檔案信息數字化管理得到了極大的便利條件的同時，也提出了諸多問題和挑戰。

一、人事檔案數字化管理面臨的問題

1.人事檔案信息安全性容易受到威脅

在信息化條件下，雖然人事檔案信息管理便利性得到了較為明顯的體現，但是其信息安全性同時受到了一定的威脅。第一，人事檔案信息管理人員自身素質不高，其安全意識和保密意識較弱，特別是對于一些向公眾進行發布的信息缺少嚴格審查和管理，在缺少計算機安全知識和網絡安全知識的情況下，操作人員的信息管理操作程序不規范，數據備份不及時；第二，由于在現代網絡技術中，電腦病毒橫行，或者是一些黑客對信息管理系統的惡意攻擊。

2.人事檔案信息保管環境較為嚴格

在傳統人事檔案信息保管過程中，主要是以紙質材料的保管為主，隨著現代科學技術的發展，紙質檔案材料保管技術也越來越成熟，其保管環境已經得到突破性的發展。但是，由于數字化人事檔案信息主要是光盤或U 盤，而人事檔案信息保存和使用的壽命也主要是取決于信息保存載體壽命的長短。

隨著現代信息技術的快速發展，人事檔案保管信息載體的更新換代速度也在不斷加快，同時也帶來了使用和保管不穩定的問題。而且，人事檔案信息數字化保管中使用的光盤和 U 盤，其保存條件更為苛刻，保存環境要求更高，容易受到外來磁場、有害氣體、灰塵、濕度、光線等外界干擾因素的影響，造成信息丟失等問題。

3.人事檔案信息數字化管理所依賴的計算機軟件技術更新換代較快

人事檔案信息數字化管理的重要基礎是其所依賴的配套設備、應用軟件對數字信息轉換程序、操作系統等，這也是人事檔案數字化信息在讀出和檢索等方面的技術基礎。但是，隨著現代科學技術更新換代速度的不斷加快，計算機升級速度也隨之提高，造成計算機軟件和硬件系統之間可能出現不匹配的問題，可能產生存儲在光盤和 U 盤上的信息出現無法讀出，以及新的操作軟件和原有操作軟件無法有效轉換等問題。

4.人事檔案信息管理人員素質較低

在傳統人事檔案管理中，人員需要具備專業性的檔案管理技術，即可勝任檔案管理工作的要求，但是在現代信息技術條件下，人事檔案信息數字化管理技術的發展對人事檔案信息管理人員的素質提出了一個更高的要求。他們不僅僅是要具備一些專門的人事檔案管理知識，而且還要具備掌握網絡信息技術的技能，對一些專門的操作系統軟件要求熟練掌握。

雖然我國有許多組織人事檔案管理部門已經看到這種發展趨勢，而且也補充了一些信息技術專業人才進入檔案管理人員隊伍。但是，從總體上來看，我國人事檔案信息數字化管理的專業技術人才較為缺乏，特別是對于那些既懂得人事檔案管理專業知識，又懂得計算機網絡技術和通訊技術的專業復合人才尤為缺乏。

5.人事檔案信息真實性維護較為困難

人事檔案信息數字化管理技術的發展對于人事檔案管理來說，既帶來了極大的便利，也對信息真實性的確認造成了極大的影響。因為傳統人事檔案信息的修改和復制都會留下較為明顯的痕跡，容易進行辨認。然而，在信息化管理條件下，人事檔案信息的修改、移動、復制和重新編輯等程序，都不容易留下痕跡，從而造成人事數字化檔案在真實性方面難以得到有效體現和保持。

二、人事檔案信息數字化管理完善對策

針對人事檔案信息數字化管理中所面臨的五個方面的問題，可以從以下幾個方面采取措施，加以完善。

1. 選擇適合人事檔案信息數字化管理的操作系統

操作系統作為現代人事檔案信息數字化管理的軟件基礎，需要和硬件相互匹配。針軟對件技術和操作系統的這個特征，在對人事檔案信息數字化管理操作系統進行選擇的時候，一定要注意該系統在技術方面是否符合要求以及是否具有前瞻性。該系統相關信息和數據在進行轉移的過程中，是否具有安全性；該系統在進行更新的時候，必須要安全可靠。操作系統在進行技術更新換代的時候會因為新的操作系統存在安全隱患而造成數據被竊取的可能；該系統必須具有系統仿真安全性。人事檔案信息在進行數字化復制或者是保存的時候，要求具有較高的軟件基礎，避免使人事檔案信息被輕易所復制，從而確保該系統具有系統仿真性。

2. 合理選擇人事檔案信息數字化管理的載體

載體作為人事檔案信息數字化管理的硬件基礎，其在人事檔案信息數字化管理中具有直接影響作用，所以要能夠在與傳統人事檔案管理載體相結合的基礎上，合理選擇人事檔案數字化管理載體。在對載體進行選擇的過程中，首先需要考慮的第一要素是人事檔案信息相關數據是否具有安全性和不可更改性，以及載體壽命長短的問題，這與許多組織所考慮的速度和便捷因素是有較大不同的。

3.加強人事檔案信息數字化管理的安全性

在市場經濟條件下，我國人事檔案管理部門的職能已經越來越多向服務方向開始進行轉變，人事檔案信息管理部門必須要能夠盡可能多地進行人事檔案共享系統的建設，盡可能多地對人事檔案信息進行公開，從而實現人事檔案信息的共享。所以說，在市場經濟條件下，人事檔案信息的共享性和安全性是一對難以調和的矛盾。

在這樣的條件下，我國人事檔案管理部門一方面要能夠以法律為依據，主要是以計算機病毒防治管理辦法、保密法、檔案法等相關法律法規為基礎，重點建設人事檔案信息計算機網絡管理安全保障體系。其次，人事檔案信息數字化管理部門要能夠加強安全性教育，要能夠把人事檔案信息安全性教育作為一項長效機制來抓。再次，人事檔案信息管理部門一定要能夠采用正版殺毒軟件，定期對本組織人事檔案管理系統進行防毒和殺毒，從而確保人事檔案信息的安全性。最后，要能夠對傳統人事檔案信息保管方法和現代人事檔案信息管理方法進行有效結合，對于一些非保密信息可以采取數字化方式進行保存，但是對于在一定級別以上的人事檔案則采取傳統方式進行保存，從而實現人事檔案信息管理的效率和安全的有效統一。

4.提升人事檔案管理隊伍人員素質

我國各級組織人事檔案管理部門要能夠不斷提升人事檔案管理隊伍人員素質。不僅要能夠通過人事檔案信息化的建設來培養一批能夠熟練進行系統開發與管理、檔案信息數字化管理、檔案信息管理標準制定與實施、計算機與網絡技術信息研究與使用的復合型人才，而且還要通過檔案管理知識和計算機網絡操作技能的培訓，為人事檔案信息數字化管理提供人才基礎。

在對人事檔案管理人員進行培訓的過程中，一方面要不斷加強其安全意識，使其能夠在人事檔案信息管理的過程中，能夠自覺采取安全防范措施；另一方面，要能夠加強對人事檔案管理人員的現代信息技術技能的培訓。在對人事檔案管理人員進行培訓的過程中，要以過程培訓為主，針對各個環節和各個模塊的相關技能都要求能夠熟練掌握，能夠綜合運用網絡技術、計算機技術、信息技術、人事檔案管理知識。