科學管理的信息化建設流程

于 湛，姚舜禹

（1.中國地質大學 （北京），北京100083；2.中國地質調查局發展研究中心，北京100037）

新技術條件下的科學管理，能夠將作業管理、財務管理、資源配置管理、績效評估管理、人才能力評估和知識技能管理等方面的管理需求流程化信息化，將采集到的數據和信息進行邏輯關聯、印證分析并生成相應的管理分析報告和決策支持報告，提供動態的、精確的、有針對性的管理問題分析工具和方法。

科學管理的信息化建設可以分為三個層面，一是業務流程的規范化描述和業務環節的數據采集；二是基于業務流程和環節的科學管理工具的設計與開發；三是基于科學管理工具和方法產生的分析信息和以定量化績效考核指標為基礎的資源配置工具和決策支持管理工具設計與開發。

1 管理數據的采集

管理數據可以分為記錄類數據、分析類數據和控制類數據三類。記錄類數據是生產和管理作業的原始記錄，是分散的、未條理化的數據，通常很難直接作為決策的判斷依據；分析類數據是將作業數據按照管理流程邏輯化、條理化之后形成的一些管理指標，能夠反映業務單位的運行情況；控制類數據是管理者根據分析數據的統計規律和經濟效率考慮、結合單位的發展預期、綜合自身的一些經驗判斷，設定的一些管理參數和作業參數，用于建立作業過程的參照系。

1.1 管理數據采集的基礎

管理數據采集的前提是作業流程和業務構件的規范化。由此方能刻畫作業的關鍵控制點，在控制點上采集數據既能夠有效表達單位的作業能力和資源配置需求情況，又可以作為作業質量控制的檢查和預防措施。業務構件是指將一項作業任務拆分為若干規范獨立的作業單元，多個作業單元也可以組成另一項新的作業任務，每個作業單元均可以獨立計量作業結果，并要求配置相應的資源。

針對不同的業務構件，建設相關的人力資源數據庫、設備數據庫、成本核算數據庫，以及考核指標和獎勵權重指標等。人力和設備的數據庫應該是開放的，可以添加新的資源種類和數量，也可以根據績效評估的結果動態更新現有資源的能力屬性或者等級。兩個業務構件如果有重疊部分，原則上重疊部分應該單獨作為業務構件，但應該仍然滿足獨立計量結果和資源配置的前提條件。

1.2 管理數據采集的內容

1.2.1 資源類庫

資源類數據庫主要包括人、財、物料和設備。

人力資源是指每一位單位成員的崗位、專業、業務能力和過往信譽記錄。崗位指該成員的部門和分工的屬性；專業和業務能力是用業務構件屬性來描述該成員的工作能力，能做什么工作和曾經做過什么工作；信譽記錄是該成員完成工作的第三方評價和具體工作記錄。人類資源類庫不僅僅包括本單位成員的記錄，還應該包括領域專家和外包人員的資料數據。

財務和物料資源是指作業投入的資金和原材料資源，相關的信息采集可以反映項目工作進度，并為績效分析提供量化的客觀評價指標。資金和原材料的數據采集緊密結合業務構件，根據財務預算、采購計劃和作業方案，記錄交易發生的具體內容以及時間、空間、業務構件等屬性。同時，記錄實際發生的資金和材料使用與預計發生的之間的差異，為管理診斷提供基礎性數據。

設備資源是作業的基本工具，記錄設備的使用情況，包括時間、空間、業務構件等屬性，以及在使用過程中設備性能對作業要求的滿足程度，從而判定單位的作業能力和能力提升空間。同時，將設備的使用與人力資源掛鉤，反映組織成員的專業、分工和能力。此外，應該建立設備采購數據庫，涵蓋廠商提供最新的可供選購的設備及其技術和性能發展規劃。

1.2.2 作業類庫

作業類庫包括兩部分，一是標準化的業務構件，二是規范化的業務流程。業務構件內含標準化的裝備、人力、原材料、工作周期、績效和激勵標準、業務能力等級要求等業務要求和對應的資源配備。業務構件是開放的，資源要素和業務要求都可以進行調整，但是這種調整應該是階段性的，即業務構件需要在一定時期內保持穩定，如此同期的績效評估才有意義。業務流程描述的是業務構件之間的邏輯關系，在進行任務分解和資源配置時期到綱領性的作用，在績效考核時參與權重的計量。

1.2.3 績效類庫

績效類數據庫內的數據主要是分析類的數據。具體來說，只是記錄規劃與執行的差異并進行簡單的績效評估處理的數據。包括達成率、作業效率、完成質量、激勵分配和能力記錄、信譽記錄等等，前四項直接由作業記錄計算而得，能力記錄是單位成員在每一次作業中的崗位信息和業務評價記錄，信譽記錄是單位成員或者團隊得到的獎勵和激勵記錄。

1.3 對管理者的數據采集要求

管理者的決策記錄是一個單位發展過程中對自身能力、對周邊環境因素、對風險偏好程度以及對發展戰略選擇的綜合體現。決策記錄的累積是一個單位的管理經驗累積，是科學管理中的核心智能模塊，也是分析組織成長持續性和戰略選擇有效性的基礎數據。同時，決策記錄可以在一定程度上對管理者起到監督管理的作用，并為績效評價提供可以計量分析的內容。

管理者的數據采集包括作業數據記錄、決策記錄、薦才記錄、貫徹上級決策的執行記錄和本級制定規章制度和工作流程的立法記錄（圖1）。決策記錄應該詳細記載管理者決策時的依據、判斷和對決策的風險預期。管理者在決策時應該保持“旁觀者”的態度，在執行決策時應該具有“參與者”的態度，二者構成了管理者品德的記錄，前者可以由第三方評估，后者可以由單位成員評價。

圖1 管理數據采集圖

2 管理工具的設計

管理工具是對管理者的管理診斷分析和管理決策支持的功能模塊。分析模塊包括需求換算模塊、績效換算模塊和能力換算模塊；決策支持模塊包括資源配置模塊和目標與風險控制模塊。管理工具不僅僅具有單位內部管理功能，也包括外部環境因素的輸入和分析，用以修正管理參數和設定控制類數據。管理分析模塊示意圖見圖2。

圖2 管理分析模塊圖

2.1 需求換算模塊

需求換算模塊將作業任務分解為業務構件層面的需求，提交給資源配置模塊進行配置決策；能夠通過已有的業務構件解構分析新任務產生的新需求，并將新需求全部或者部分構件化以提交管理者分析判斷；也可以將行業領域的發展趨勢通過需求換算模塊展示為業務的技術發展路線，增加單位發展戰略的可選內容并輔助規劃技術發展路線圖。

2.2 績效換算模塊

績效換算模塊根據預先設定的績效參數和激勵權重，將實際作業記錄數據與作業標準的差異換算為績效數據，輸入到績效類庫?？冃档脑O定可以根據同業或者相關行業的平均標準設定，也可以根據以往的作業統計記錄由管理者確定，激勵權重是管理者根據作業任務的緊迫性和重要性臨時性或者經常性賦予該作業任務的激勵乘數。績效參數應該是能夠改善發展的。

2.3 能力換算模塊

將單位成員個人或者團隊、和設備的歷史作業記錄與績效記錄進行分析整理，并與作業任務等級和同業績效匹配比較，通過一些標桿參數的設定，進行計算機人工智能分析，得出相應的個人、團隊和設備的能力等級或者賦值，從而為資源配置模塊中的配置決策提供一個量化指標，也為管理者了解組織作業能力提供一幅可視化的圖景描述。

2.4 資源配置模塊

資源配置模塊是一個使用計算機人工智能計算的模塊。將單位現有的各種資源，在管理者干預交互的條件下，通過預先設定好的需求模型、能力模型、目標條件和風險控制條件，給出的不同風險條件下的為了完成作業任務所需要的資源配置解決方案。同時，根據統計分析管理者對作業任務資源配置的選擇，提出對業務構件在資源保障條件、作業風險控制、績效激勵分配等方面約束參數的修正。

2.5 風險控制模塊

風險控制模塊處理的數據源于兩個渠道，一是經過對績效記錄統計分析得出作業任務的控制類目標數據，二是外部環境對作業任務提出的約束條件。作業目標根據資源條件是可以分級的，環境約束條件也是可以分強弱的。那么，二者的矩陣結構結合之前完成的作業任務績效評價記錄就為管理者提供了一個風險評估判斷的量表，該量表在作業執行時也可以動態的進行調整。

3 管理模式的設計

在科學管理信息系統的基礎上，管理過程是可以追溯的、可以印證的和可以計量的。目標責任制的管理模式能夠細分落實到每一個單位成員身上，相應的權力分配也可以分解到最基層的權力單位。在決策記錄可以追溯評價和定量分析的條件下不必擔心權力的濫用，績效獎懲的追溯分配能夠在一定程度上解決管理者任期內追求效益最大化的問題。管理模式設計示意圖見圖3。

圖3 管理模式設計圖

科學管理信息系統要求單位的戰略規劃是可以落實分解的。一個單位需要有一份自身業務所在領域的完整的現狀和發展結構圖，通過科學管理信息系統便能夠判斷單位自身業務領域和業務能力在該領域結構中所處的位置，亦可以判斷未來可能的發展方向、發展路徑和所要達到的規模以及保持該規模需要的效率。

根據科學管理信息系統采集數據的類型，單位的部門屬性分為三種，作業與研發類部門提供記錄類數據；在記錄類數據的基礎上，能力與信譽評價類部門處理并提供分析類數據；依據分析類數據的統計學規律和戰略要求，規劃與目標制定類部門制定控制類數據。成員對單位的滿意度和訴求可以通過管理者的品德記錄和專題調查反映，也需要領導者的魅力和組織的關懷來照顧，畢竟一個單位組織不僅僅是一部作業機器。

4 結論

科學管理的實質是通過信息管理系統將數據采集的對象落實到成員個體，將數據采集和處理的方法以及管理的模式由截面式過渡到動態化，將決策的過程和依據分解并計量，將績效和激勵的考量貫穿于整個作業和管理過程，將知識管理和能力評價數量化并以可以展示的方式落實到成員個體，將單位的各種管理數據和信息條理化、關聯化并形成一整套的管理信息神經系統?？茖W的管理可以使管理達到標準化、定量化、透明化和動態化，提高了管理的效率和效果，并且對環境的適應性更強。

[1]于鴻君，鄭金國，焦健.論國債市場兩市場分割問題及其解決方案[J].特區經濟，2009（8）：13－14.

[2]弗雷德里克·泰勒.馬風才，譯.科學管理原理[M].北京：機械工業出版社，2007.