基于WEB的高校科研經費管理系統研究與實現

陳小健，宋承繼

（陜西工業職業技術學院 陜西 咸陽 712000）

隨著我國科技體制改革不斷深入，高校以科研項目帶動學科建設提高核心競爭力的意識日益增強，國家和政府相關部門對高校科研經費的投入也逐年加大。目前高校科研項目來源主要是院級科研立項、縱向科研立項、橫向科研立項，經費來源除高校自身、教育主管部門和各行業主管部門之外，還有社會各企事業單位。科研項目來源及合作單位的多樣化，科研經費組成的多元化，科研經費審批和使用的過程的復雜化，成為科研經費信息化管理工作日益突出的難題。

1 高校科研經費管理現狀

1.1 管理制度不完善，項目管理與經費管理脫節

項目負責人、科研管理部門和財務管理部門對科研經費的管理采取各自為政的傳統管理模式，缺乏有效的溝通配合，項目立項后，項目負責人對經費使用的合理性考慮較少[1]。科研管理部門和財務管理部門作為兩個獨立的職能部門，缺乏有效、及時的信息溝通手段。科研管理部門有經費的審批權，但無法及時掌握經費的到帳情況，從而在經費審批上一定的盲目性；財務管理部門對科研經費到帳及支出有一個籠統的管理，缺乏對具體每個項目主持人主持的每一項科研項目合同額及支出的詳細管理和監督[2]，項目資金無法統籌安排，綜合使用效益沒有得到充分發揮。其結果是部分科研項目結題不結賬，經費一直掛在賬上造成未完成科研項目經費大量沉淀，使會計報表不能真實反映每個項目科研經費實際收支情況。

1.2 科研經費使用前缺乏全面準確的預算

在高校科研經費管理中，一些科研項目負責人往往認為經費申請下來以后就可以自由支配，且隨意性大，經費預算不及時、不準確，也常常導致在后面項目進展過程中出現某項經費偏多或超支的現象，另外，許多高校科研管理部門或財務部門對科研預算的管理都屬于事后管理，即在項目結題后對所有的開支進行清算，但是這時再發現預算與實際開支的差距已經為時太晚導致財務部門按會計核算提供的信息與預算相比差別較大。

1.3 科研經費撥款流程管理較為松散

科研經費的撥款有的通過財務處直接入賬，有的通過上級部門與其他事業費用一起劃撥，財務管理部門僅能掌握劃撥科研經費總額，而不能落實到具體項目的具體費用額度，由于科研經費撥款流程管理較為松散，科研部門與財務管理部門難以實現數據共享[3]，科研管理部門每年對科研經費的統計數據與財務部門匯總的數據存在著不一致，核對起來非常繁瑣，這給科研經費管理工作帶來困難。

2 科研經費管理系統的設計

2.1 系統功能結構分析

科研經費管理的主要核心業務包括：項目合同管理、科研預算、賬簿管理、賬戶管理、統計分析、報表管理等模塊。高校科研經費管理工作主要由三類人員完成，一類是科研管理管理部門的經費管理人員，主要負責合同管理，預算管理、賬簿管理和對經費支出的統計分析；另一類是財務部門的財務管理人員，主要負責對項目經費的賬戶和賬務處理；還有另一類是參與科研工作的人員，他們是實際上的經費使用者，主要是通過系統完成對項目合同的提交和項目經費支出明細的查詢。系統功能結構如圖1所示。

圖1 系統框架圖Fig.1 Block diagram of system

2.2 系統業務需求分析

從科研經費管理工作的實際情況考慮，理順科研經費管理工作流程，明確各類人員分工。首先對科研經費管理的各個環節尤其是核心業務進行分析，其中在各業務活動中各類人員主要分工如圖2所示。

圖2 系統用戶分工Fig.2 Users division of system

科研部門用戶專注于項目獲取前的項目組織、合同的審核、管理、預算的審核、匯款認領、撥款并及時查看各項目的賬務信息，對科研經費使用情況和項目收益進行分析和監督并生成上報國家的各類統計報表；財務部門主要負責執行預算、執行撥款指令、經費賬務管理、科研經費使用過程管理以及臺賬維護等；教師參與項目的獲取、進行項目的研究與執行、提交合同和提起預算申請，并可以隨時查看本人的項目賬務收支信息。

2.3 系統業務流程分析

目前大部分高校科研經費管理主要通過EXCEL電子表格記賬的方式或單機版的科研經費管理系統來完成。科研經費管理過程不健全，主要體現在以下幾個方面：1）科研管理部門對合同審核、經費認領、記帳均為手工完成，效率低。2）缺少事前預算填報、審核流程，經費與預算相脫節，不利于監督經費的使用情況。3）從科研管理部門對合同審核到財務管理部門將經費劃撥到教師帳戶沒有形成閉環[4]，教師無法及時查看經費到帳和使用情況。4）出現項目已結題，而經費沒有結轉等現象。鑒于以上因素，首先對經費業務流程進行分析。高校科研經費管理主要圍繞科研管理部門、財務管理部門和教師三者之間展開。通過對科研經費管理流程的優化，主要解決科研管理人員、財務管理人員和教師之間的數據一致；科研人員可以隨時了解自己課題經費的各項開支情況；科研部門、財務部門可以隨時了解各項課題的經費使用情況，對科研的經費使用進行有效監管。優化后的科研經費管理流程如圖3所示。

圖3 科研經費管理流程分析Fig.3 Management of research funding process analysis

優化后的科研經費管理流程主要體現在對科研經費預算的“事前管理”。在科研合同生效時，對于需要進行預算管理和控制的合同，科研管理部門和財務管理部門共同約定必須有預算信息才能為項目撥款，這樣就在撥款及項目經費支出前就對其預算進行了定義和約定，使得教師和財務部門在日后的經費支出中有章可循，減少了后續的許多不必要的麻煩。

3 科研經費管理系統的實現

3.1 系統實現平臺

根據目前高校網絡環境，系統采用當前主流的軟件環境。服務器操作系統采用Windows2008 Server版，客戶機操作系統可采用Windows XP/7系列和IE7.0版本以上的瀏覽器；數據庫系統采用Oracle11g企業版，Oracle是一個企業級關系數據庫系統，易于管理，操作簡單，在Windows平臺上具有較高的整體性能。考慮到系統安全性、穩定性要求高和滿足業務的可擴展等需求，開發環境選用Java EE平臺，WEB服務器選用Tomcat1.6版本。Tomcat服務器具有效率高、穩定性好、方便部署等特點，可以極大提高系統的運行效率，方便系統維護[5]。

3.2 系統架構實現

系統采用SSH多框架實現，即：用戶表示層，邏輯業務層，數據持久層。SSH框架的每個層在軟件功能結構中都有明確的責任，在功能上保持獨立性，它們之間通過接口可以實現。SSH多框架可以使設計層次更加清晰，功能更加完善；并能提高組件的可復用性，降低各層之間的耦合度，有利于系統維護和擴展。如圖4所示。

圖4 系統組合架構圖Fig.4 Picture of system combinative framework

3.3 多數據庫之間的配置訪問

在系統設計過程中，還涉及了與人事管理系統和財務管理系統等其他現有系統數據庫間的數據共享。通過對Hibernate框架的簡單配置就可以實現不同數據庫之間的數據訪問。

Hibernate框架中的Configuration是hibernate的入口。在實例化一個Configuration的時候，hibernate會自動在環境變量（classpath）里查找 Hibernate配置文件 hibernate.properties。configure（）方法默認是通過訪問hibernate.cfg.xml的＜mapping＞元素來加載對應的映射文件，hibernate會將提供的class的全名自動轉化為文件路徑，還可以用addFile方法直接指定映射文件。例如：

這樣，就可以通過多個XML配置文件實現多個關系型數據庫的配置和訪問。我們可以把其xml文件定義為“mysql.cfg.xml” 和 “oracle.cfg.xml”。 則 用 Configuration 類 獲 取SessionFactory。代碼如下：

通過以上的代碼就可以在hibernate框架中實現Mysql和Oracle兩種數據庫的配置工作，從而實現對兩個數據庫中數據的共享訪問。

4 結束語

科研經費管理系統經過一段時間的調試運行，為學校各級用戶提供科研經費檢索、查詢、分析及調控功能。系統實現了信息共享，為科研人員、科研管理部門、財務管理部門之間搭建平臺，一方面減少科研管理部門和財務管理部門反復核對的次數，規范了科研預算管理，實現了科研管理部門和財務管理部門對科研經費的閉環管理。另一方面實現了科研人員、科研管理部門、財務管理部門3方面對科研經費的使用情況實行有效的監控，真正的實現了“事前管理”機制[6]，從而保障高校科研工作的順利進行。

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