信息設備的全生命周期管理

宗麗英，樓 平，宋文權，詹輝紅，蘇旭梁

（湖州電力局，浙江 湖州 313000）

隨著電力企業信息化大力發展，企業的生產、經營、管理越來越離不開信息系統，然而信息設備點多面廣，管理難度大，運維成本高，如何做好信息設備采購、發放、運維、報廢全生命周期管理，做到“帳、卡、物”相一致，精減運維成本，提高信息設備利用率，全面落實安全措施，是信息設備管理的一大難點。

1 管理難點

傳統的基于職能的信息設備分段管理模式強調階段的劃分和有序性，各部門的工作目標、范圍和側重點不同，每個部門更關注自身領域的優化，對整個系統考慮不夠，缺乏溝通協調，欠缺對信息設備的全過程管理[1]，具體表現在：

（1）盲目采購，造成信息設備浪費或閑置。無專門部門進行統一規劃和統一調配，各單位部門根據項目、技改、大修的要求采購大量信息設備，造成部分信息設備投入大，利用率不高，后期運維成本高。

（2）信息設備臺帳多樣化，“帳、卡、物”不一致。各職能部門按照部門需求建立臺帳，隨著設備遷移、設備主人變更，導致臺帳、實物不對應，給信息設備核對、報廢工作帶來麻煩。

（3）信息設備管理混亂，安全職責不清晰。多頭管理，直接導致安全措施落實不到位，安全職責不清晰，尤其是公共設備，出了安全事件，找不到責任人，無法做到四不放過。

（4）信息設備選型盲目，無前瞻性、計劃性。無歷史數據作為對比，在信息設備選型時只考慮滿足當前需要，不考慮后期運維、耗材成本，造成后期運維成本居高不下。

（5）無專門的信息設備管理軟件，管理難度大。如信息設備變更、遷移、報廢、維修后需手工變更臺帳，造成臺帳信息不清晰、變更滯后等現象；又如報表生成困難，相關部門無法及時獲取信息設備臺帳信息。

2 管理辦法

為徹底解決信息設備管理混亂的問題，湖州電力局以信息設備實物為基礎，搭建統一的信息設備數據庫，兼顧信息設備采購、發放、運維、報廢的全生命周期，在滿足安全、效能的前提下追求信息設備全生命周期采購成本最優、運維成本最優、安全管理效益最大化，從根本上解決基礎數據不統一、管理混亂的現象。

（1）建立三級信息設備管理網絡，確保各項管理措施落實到位。為確保信息設備管理工作順利展開，湖州電力局堅持“誰主管，誰負責”的原則，建立以設備主人、部門信息管理員、全局資產管理員（含設備安全）構成的三級信息設備管理網絡，如圖1所示。設備主人負責落實所轄信息設備安全措施，確保所轄設備安全、可用。部門信息管理員負責所轄單位部門信息設備資產的調配、報廢及臺帳管理工作，監督所轄單位部門有關信息設備管理各項安全措施的具體落實。全局資產管理員負責全局信息設備采購、調配、報廢及臺帳管理工作，負責全局信息設備各項安全措施的具體落實，負責組織各單位部門用戶進行安全使用信息設備的教育培訓。

圖1 三級信息設備管理網絡

（2）建立統一信息設備臺帳，臺帳數據與SAP數據掛鉤。梳理各類信息設備基本信息，建立統一的信息設備臺帳，確保每臺設備均有記錄，并與財務SAP數據掛鉤，做到“帳、卡、物”一致。

（3）管理精細化，出臺多個管理制度，明確各環節操作流程。為實現精細化管理，確保信息設備采購、發放、運維、報廢各環節操作流程順利開展，出臺了《信息設備管理》、《湖州電力局信息終端設備維護管理辦法》、《湖州電力局信通公司桌面信息設備內部管理實施細則》等管理制度，明確規定湖州電力局各單位部門在信息設備管理中的職責分工、管理內容、管理要求、檢查和考核要求，制訂湖州電力局采購、發放、運維、報廢各環節操作流程及流程中必須保留的各類表單，表單的名稱、用途及適用范圍如表1所示。

（4）按照“誰使用，誰負責”原則，每臺信息設備必須落實設備主人，并規定其為該信息設備的第一安全責任人。設備主人應遵守相關規章制度，定期做好所轄信息設備清理及安全防護工作。所轄信息設備出現故障時，應立刻上報信息運維部門，嚴禁私自外送維修。

表1 信息設備管理表單的分類

（5）對信息設備進行“身份”管理。如圖2所示，每個信息設備投入運行之前，由信息運維部門生成唯一資產編號，該資產編號將跟隨信息設備投運、入網、報修直到報廢的全生命周期。

圖2 資產編號生成流程

（6）開發專門的信息資產管理系統，實現全過程管理。湖州電力局梳理資產管理各流程后，于2009年投運了資產管理系統，最終在系統中實現信息資產全過程管理。該系統采用B/S架構，含資產管理、庫存管理、資產報廢、入網申請、耗材申請、存儲設備申請、資產統計、權限管理等八大應用模塊。其主要特點是：所有信息設備采購到位后，由全局資產管理員統一入庫，入庫時必須填寫該批信息設備SAP號、資金來源、資金項目、購買日期、質保期限、原值、設備配置信息，只有庫存中的設備才允許發放，根據申請情況粘貼信息設備資產標簽，需入網的在系統中完成入網審批手續，設備進入在運狀態。

管理員每年從資產統計清單中導出年限超5年、維保費用超過設備原值三分之一的信息設備，生成信息設備報廢清單，經相關領導審批后，進入設備報廢流程，流程結束后設備即轉為報廢狀態。

該軟件另一特色是對在運設備耗材、備件的管理。系統規定只有在運設備才允許提交耗材、配件申請，實現了信息資產耗材配件全過程管理。具體流程為：由設備主人發起信息設備耗材、配件等相關申請，在系統中經過審核后，最終完成信息設備、耗材、配件發放。

資產管理員可以通過查詢來獲取信息設備耗材和配件的領用情況，根據以往使用情況，科學制定耗材和配件的采購計劃，及時更換不符合運行現狀的設備，做到采購成本及運維成本最低。

3 實施結果與成效

湖州電力局從2009年起堅持統一采購、統一發放、統一標識、統一調配、統一管理的原則，建立以設備主人、部門信息管理員、全局資產管理員三級信息設備管理網絡，全面落實信息設備安全管理，具體表現在：

（1）確保信息設備科學采購，實現了資源合理分配。設備采購由專門部門統一管理，設備選型通過平衡用戶業務需求、此類設備往年的運維成本（含耗材配件），確保采購成本和運維成本最優。設備發放時，根據用戶實際使用情況，提出合理方案，確保資源合理分配，避免設備浪費或閑置。

（2）建立了統一信息設備臺帳。信通公司、發展策劃部、運維檢修部、財務資產部共享統一臺帳，信息設備從采購入庫起，標注唯一資產編碼，并與SAP編碼相對應，確保數據唯一性、完整性、可用性，做到“帳、卡、物”數據一致。

（3）提高了信息設備安全管理水平。采用“誰使用，誰負責”管理模式，通過管理制度規范信息設備安裝、入網、維修、報廢流程，通過填寫計算機入網作業卡等方式，從各環節落實各項安全措施，全面保障設備安全。

（4）提高了信息設備管理水平。通過開發專門的資產管理軟件，嚴格管理設備各流通環節，實時了解全局設備現狀及變動情況，有針對性地對存在問題提出整改方案。

4 結語

針對信息設備點多面廣、管理難度大的特點，湖州電力局通過開展全生命周期管理，建立與SAP掛鉤的統一信息設備臺帳，規范管理，真正做到資產質量優良和運行維護費用優化，從而達到降低資產全生命周期的總體成本、提高資產運營效率的目的[2]。

[1]花軍嶺.構建資產全生命周期管理體系，提高固定資產管理水平[J].現代營銷（學苑版），2010（9）：18-19.

[2]劉莉.推行全生命周期管理，提高電力企業固定資產管理水平[J].金融經濟，2009（20）：164-166.