基于財務檔案管理工作的重要性以及加強檔案管理的方法分析

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財務檔案作為企事業單位經營活動中所產生的原始資料、電子文檔，通常包括各種合同、文件、協議、申請、說明、票據、賬簿等多種類型資料，能夠為財務管理工作的相關決策提供重要參考，因此要想做好財務管理工作，就必須要加強對財務檔案的管理，而對于財務檔案管理工作重要性及策略的相關研究，自然也是十分必要的。

一、財務檔案管理工作的重要性分析

（一）提高財務管理水平

企事業單位經營活動相對復雜，財務管理工作難度往往也比較高，即便能夠保證財務管理人員的專業性，但在對經營活動缺乏全面了解的情況下，其決策合理性仍然很難得到保證。而通過有效的財務檔案管理工作，則能夠將各項經營活動的相關合同、文件、票據、賬簿等檔案資料完整保存下來，幫助財務管理人員了解經營活動的實際情況，并為會計核算、成本計劃編制等各項財務管理工作的有效展開提供重要依據，進而使企業財務管理水平及決策管理的合理性得到顯著提升[1]。

（二）打擊經濟犯罪行為

在財務管理工作中，由于很多經營活動都會對企事業單位利益與相關工作人員的個人利益產生直接影響，而相關監管工作又很難落實到位，因此一旦有少數不法分子采取了經濟犯罪行為，那么就很容易使企事業單位資產出現流失。而在有效財務檔案管理工作的支持下，企事業單位則能夠依靠相關原始資料，對經濟業務活動的全過程加以了解，同時借此揭露相關責任事故，提供真實證據，使經濟犯罪行為能夠受到嚴厲打擊。

二、加強財務檔案管理工作的有效方法

（一）明確檔案管理制度

對于各企事業單位來說，要想加強財務檔案管理工作，首先就必須要在充分考慮到自身實際情況的基礎上，制定完善、合理的檔案管理制度，將財務檔案分類、歸檔、保管、使用、銷毀等各方面的管理要求明確下來，保證財務檔案內容的真實性、完整性以及檔案管理的規范性，并使財務檔案在財務管理工作中得到有效應用[2]。例如在財務檔案分類方面，通常應在檔案管理制度中將財務檔案分為會計憑證、會計賬簿、財務會計報告、其他等幾大類別，并將不同類別財務檔案的具體內容明確下來，以便于對財務檔案進行分類管理。而在檔案銷毀方面，則需要在財務檔案管理制度對各類檔案的銷毀條件及鑒定責任進行說明，保證財務檔案在確認無保存價值后，方可進行銷毀，同時還要在銷毀流程要求上進行細化，具體應包括銷毀檔案基本信息記錄、檔案銷毀審核、檔案銷毀過程監督責任、監銷報告內容等各項制度要求。

（二）重視財務檔案保密

在信息時代下，由于財務檔案中記錄了有關企事業單位經營活動的重要財務信息，具有很強的保密性與較高的商業價值，一旦出現財務檔案泄露的情況，其后果往往會十分嚴重，因此為做好財務檔案管理工作，各企事業單位同樣還需要提高對財務檔案保密性的重視，嚴格按照財務檔案的相關借閱、調用制度來執行保密工作。從具體措施來看，根據不同財務檔案內容重要性的不同，通常可將其分為秘密、機密、絕密等幾個等級，對不同保密級別的財務檔案采取不同的保密管理措施，如絕密檔案就需要使用人員作出限定，禁止其他無使用權限人員借閱、調用此類財務檔案，而對于財務報表、分析報告等財務檔案，通常應劃分為機密或秘密級，同時確定相應的使用標準，在需要調用、借閱此類財務檔案時，需要先向相關負責人或部門遞交申請，陳述需要使用保密財務檔案的原因，確定理由充分且通過審核后，方可允許申請人調用、借閱檔案資料[3]。另外，在檔案管理信息化趨勢下，還要注意對電子財務檔案進行加密、備份處理，以免因惡意網絡攻擊等信息安全事故而導致財務檔案泄露、丟失。

（三）推動信息化建設

在檔案管理信息化的發展趨勢下，當前各企事業單位同樣還需加快財務信息化建設與檔案管理信息化建設，根據實際工作需求對財務管理信息系統、檔案管理信息系統進行開發，保證各項經營活動的數據信息均能夠在信息系統中得到準確記錄，同時堅持對企事業單位內部信息系統的統一開發，在各信息系統間建立有效連接，以實現集團層面的信息有效共享，為各類財務檔案信息的高效收集提供支持，進而推動財務檔案管理工作向著電子化、現代化、網絡化的方向發展。例如在檔案收集工作中，就可以將檔案管理系統與財務管理系統建立連接，由系統自動調取各項會計資料、財務信息，并將這些結構化數據轉為非結構化數據（版式文件），使檔案收集工作效率大大提升。而在檔案使用方面，則可以檔案管理系統開發出模糊查詢、關鍵詞檢索、電子文檔下載等功能，使檔案調取、應用能夠變得更加便利。

三、結束語

總而言之，財務檔案管理工作在打擊經濟犯罪行為、財務管理決策等方面都能夠發揮出十分關鍵的作用，而要想加強財務檔案管理，為企事業單位財務管理提供有力支持，則需要在信息化建設、財務檔案保密、檔案管理制度建設等方面財務合適的工作策略。