對學(xué)校檔案管理工作的思考

陳曦

摘 要：在學(xué)校管理工作中，檔案管理發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，它是衡量一個(gè)學(xué)校管理水平高低的關(guān)鍵。因此，作為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)者和管理者，應(yīng)該充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，并且采取有效的措施來提高學(xué)校檔案管理工作的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：信息化管理；檔案管理；素質(zhì)

由于學(xué)校檔案是記錄學(xué)校發(fā)展和學(xué)生個(gè)人信息的重要方式，學(xué)校檔案管理工作是否做的好在一定程度上影響著學(xué)校的整體規(guī)劃，良好的檔案管理可以提高資料的利用率，使檔案得到最佳的運(yùn)用，本文就如何做好中學(xué)檔案管理工作進(jìn)行了相應(yīng)的探討。

一、學(xué)校檔案管理存在的問題

長期以來，學(xué)校檔案管理沒有進(jìn)行有關(guān)的制度建設(shè)，對檔案管理工作缺乏足夠重視，管理體制明顯不完善，致使檔案材料收集不全，質(zhì)量不高，不能準(zhǔn)確全面地反映學(xué)校的全貌，甚至出現(xiàn)檔案丟失等現(xiàn)象。并且因?yàn)闄n案的收集整理不規(guī)范，學(xué)校管理部門沒有配備專職人員，加上學(xué)校缺乏監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，導(dǎo)致檔案的收集整理過程沒有走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

二、完善學(xué)校檔案管理的對策

1.加強(qiáng)意識，規(guī)范管理

想要做好檔案管理工作，首先就應(yīng)該提高全員的檔案意識，

作為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)該經(jīng)常向?qū)W校的教職工做好檔案管理法的宣傳工作，通過舉辦相應(yīng)的檔案講座來提高教職工的檔案意識，

要讓教職工通過自覺來做好檔案管理工作。除此之外，學(xué)校要建立相應(yīng)健全的檔案工作制度，應(yīng)該根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理方案，使方案得以順利地實(shí)施，學(xué)校要讓檔案管理工作在規(guī)章制度的執(zhí)行下更好地完成，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，從而體現(xiàn)制度的權(quán)威性，充分發(fā)揮檔案的功能，使學(xué)校的教職工主動為學(xué)校各項(xiàng)檔案工作服務(wù)。

2.學(xué)校應(yīng)重視對檔案進(jìn)行信息化管理

對于中學(xué)學(xué)校來說，應(yīng)該重視檔案的信息化管理，要利用先進(jìn)的技術(shù)和方法來提高檔案的管理水平，學(xué)校應(yīng)該加大經(jīng)費(fèi)的投入，提高檔案管理者的實(shí)際操作能力，并且學(xué)校要購置一些檔案管理裝備，要能夠使這些管理裝備有效地運(yùn)用到實(shí)際的管理工作中。在學(xué)校里建立開放式的信息化檔案管理，不但可以提高檔案管理的水平，還可以做好資料的查詢工作，從而為日常的教學(xué)工作奠定良好的基礎(chǔ)。除此之外，作為檔案管理人員，應(yīng)該做好各類文件材料的形成、積累、整理、歸檔，以此來確保檔案完整、準(zhǔn)確。

3.大力推進(jìn)現(xiàn)代化建設(shè)

在學(xué)校檔案管理工作中，作為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)該為檔案管理工作劃撥一定的經(jīng)費(fèi)，要使用現(xiàn)代化設(shè)備來對學(xué)校的檔案進(jìn)行管理，學(xué)校應(yīng)該定期加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，要通過現(xiàn)代化的檔案管理手段來實(shí)現(xiàn)一體化的檔案管理，以此來克服檔案管理工作中存在材料銜接不上的問題，改變檔案工作人員操作手法落后的情況，使中學(xué)檔案室不但是管理部門，還是一個(gè)信息供應(yīng)的關(guān)鍵部門。

4.提高檔案管理人員的素質(zhì)

由于檔案管理人員的素質(zhì)在一定程度上影響著檔案管理工作的水平，是決定檔案工作好壞的關(guān)鍵，因此，作為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)該樹立檔案管理人員終身學(xué)習(xí)的理念，要掌握新的理論知識。學(xué)校不僅要求檔案管理者具備較高的專業(yè)知識，還應(yīng)該有較強(qiáng)的信息技術(shù)，除此之外，還應(yīng)該具備法律、經(jīng)濟(jì)和外語的知識，掌握收集和文化傳播的能力，只有這樣才可以全面提高檔案管理人員的素質(zhì)，使學(xué)校檔案管理水平得以進(jìn)一步提高。每位學(xué)校的檔案員應(yīng)按照工作程序和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定來進(jìn)行材料的積累，并做到隨辦隨歸，歸檔的文件材料同一類的應(yīng)格式一致，裝訂工整，字跡圖像清晰，符合規(guī)范的要求，歸檔的文件材料原則上要求必須是原件。

綜上所述，想要做好學(xué)校檔案管理工作，首先應(yīng)該加強(qiáng)意識，規(guī)范管理，做好檔案的收集、整理、歸檔工作，學(xué)校應(yīng)重視對檔案進(jìn)行信息化管理，并且要大力推進(jìn)現(xiàn)代化建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)，使管理手段高效化，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，只有這樣才可以使檔案價(jià)值得以充分體現(xiàn)，達(dá)到學(xué)校檔案管理的目的。

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（作者單位 浙江省海寧市高級中學(xué)）