重視會計檔案管理人才培養加強高校內涵建設

摘 要：高校會計檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各高校的重要檔案之一。要較系統地了解檔案管理的有關規定，了解高校會計檔案管理工作中存在的問題及解決問題的對策，進一步提高會計檔案管理人才的綜合素質。

關鍵詞：高校；內涵建設；會計檔案；管理人才

加強高校的內涵建設，提高綜合管理水平成了高校可持續發展的主要內容。其中，加強高校會計檔案管理是高校內涵建設一個非常重要的方面。根據財政部1998年8月21日發布的《會計檔案管理辦法》的規定，高校必須重視會計檔案管理人才的培養，建立和健全會計檔案管理的管理制度，切實地把高校會計檔案管好、用好。高校會計檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各高校的重要檔案之一。

一、會計檔案管理

財政部、國家檔案局對高校會計檔案的管理單位、管理要求、保管期限都有明確的規定，現概述如下。

（1）管理單位規定。高校會計檔案在從財務部門移交給檔案管理部門之前的管理單位是財務會計部門，移交給檔案管理部門之后的管理單位是檔案管理部門。

（2）管理人員規定。出納人員不得兼管會計檔案。

（3）保管期限規定。高校會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案的保管期限如下.保管期是五年的會計檔案有：固定資產報廢清理后的固定資產明細賬（卡片），會計月、季度報表；保管期是十五年的會計檔案有：各種會計憑證，日記賬，總賬，明細分類、分戶或登記簿，會計移交清冊；保管期是二十五年的會計檔案有：現金出納賬、銀行存款賬；永久保管的會計檔案有：涉及外事的會計憑證，會計決算報表，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

（4）檔案使用規定。各單位保存的會計檔案應為本單位積極提供利用，向外單位提供利用時，檔案原件原則上不得借出，如有特殊需要，須報經上級主管單位批準。但不得拆散原卷冊，并應限期歸還。

（5）檔案銷毀規定。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結清債權債務時為止；建設單位在建設期間的會計檔案，不得銷毀。

二、主要問題

高校會計檔案管理工作存在的主要問題有以下七個方面：

（1）領導不夠重視。高校會計檔案是高校經濟業務發展的歷史記錄，會計檔案工作是保存歷史，服務未來，承上啟下的一項重要工作，是高校財務管理體系中的一個很重要的方面。但是，許多高校的領導和財務負責人，對會計檔案管理和檔案人員配備上的重要性重視不夠，導致會計工作與會計檔案管理工作相脫節。許多高校會計檔案管理人員大多數是由會計人員兼管， 缺乏檔案管理工作經驗和資質，不懂得檔案的基本操作規程，對國家對會計檔案管理等有關規定不熟悉，導致會計檔案整理歸檔不及時，使會計檔案的完整性、安全性得不到保障。

（2）制度不夠健全。國家檔案局、財政部規定了會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算資料的管理方法，但是許多高校財務部門并沒有制定一套具體的適合本校實際情況的會計檔案管理制度。

（3）檔案不夠規范。會計檔案不規范主要有以下七個方面：一是有些高校會計憑證裝訂不及時；二是會計憑證裝訂不符合規范的要求；三是活頁賬簿裝訂時無封面，不按規定編好頁碼裝訂成冊；四是會計報表未按要求按月裝訂；五是會計檔案立卷時不按保管期限分別立卷歸檔；六是過期的會計檔案未及時銷毀；七是忽視對會計電算化會計檔案的管理。如對會計電算化后的電子文件、程序文件、數據等沒有及時備份、拷貝，沒有形成磁介質的會計檔案，不能滿足學校對會計檔案的信息需求。

（4）人員配備不足。《會計法》規定，出納人員不得兼任會計檔案管理。目前，高校財務部門普遍沒有安排專職檔案人員管理會計檔案，往往是安排除了出納人員之外的會計人員兼管會計檔案。會計檔案兼管人員，沒有經過檔案業務知識的專門培訓，沒有檔案管理資質，缺乏檔案管理工作經驗。對財政部、國家檔案局關于《會計檔案管理辦法》的規定不了解，不掌握檔案的基本操作規程，保證不了會計檔案的完整性和安全性。

（5）檔案利用不足。由于相關制度的規定，高校仍保存了大量的紙質檔案，且隨著業務的發展，對會計檔案管理工作造成了巨大壓力。同時，會計檔案利用不足，未充分利用會計檔案信息發揮監督信息反饋和導向功能作用的現象更加突出。

（6）檔案銷毀滯后。根據有關規定，高校的會計檔案，除涉及未結清債權債務關系或其他未了事項的和會計決算報表永久保管外，其余會計檔案保管期滿后皆可銷毀。但是，實際工作中出現了無人來銷、無人敢銷的局面。對超過保管期限的會計檔案沒有按規定及時進行銷毀，造成了大量會計檔案積壓，浪費了人力、物力和財力。

（7）保管手段落后。目前高校保管的會計檔案多數是紙質檔案，品種多且數量大。由于保管手段落后，容易出現遺失、損毀，導致會計檔案缺失、不完整，很難分清會計檔案管理人員與調閱人員的責任，存在一定的操作風險。

三、對策

針對高校會計檔案管理工作存在的主要問題，探討改進會計檔案管理工作的四個對策。

（1）加強領導，配好人員。高校領導應按照《檔案法》和《會計法》的要求，加強高校會計檔案管理工作的領導，配備既有會計專業知識，又有檔案管理工作經驗的人員從事會計檔案管理工作，并保持人員的相對穩定。

（2）建章立制，規范管理。為了使高校會計檔案管理符合國家檔案管理的規定，必須建立健全高校會計檔案管理的規章制度。明確會計檔案管理工作程序，使會計檔案管理工作有章可循。

（3）發揮作用，及時銷毀。保管會計檔案是手段，目的是為了使用會計檔案。要充分發揮會計檔案的作用，更好地為學校工作服務。及時編制會計檔案檢索，提高會計檔案管理的效率，定期進行會計檔案資料鑒定，對保管期限已滿、無保存價值的會計檔案要及時銷毀。

（4）微機管理，提高效率。借助先進的信息技術，推進會計檔案電子化建設，實現會計檔案電子歸檔，逐步減少紙質檔案，提高會計檔案管理工作效率。

總之，會計檔案管理是加強高校內涵建設不可缺少的一個方面，在高校的發展中越來越體現出它的重要性。因此，根據高校會計檔案管理工作的特點，要進一步加強領導、配備德才兼備的會計檔案管理人才；建立健全有關規章制度，規范會計檔案管理行為；發揮會計檔案在高校發展中的作用，保管期限已滿、無保存價值的會計檔案要及時銷毀；實行微機管理，進一步提高會計檔案管理工作效率。

參考文獻：

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