出版單位加強應收賬款管理與籌劃的思考

【摘 要】 應收賬款是多年來不少行業存在的突出問題，出版單位也不例外。現時不少經濟往來中，不能主動付款或不能按約定付款的已不是個別現象。文章概述了出版單位應收賬款的形成與表現，對應收賬款存在的利與弊進行分析，提出加強應收賬款管理應注意的幾個方面，包括：關注本單位出版物的銷售情況，適時調整出版物的產品；建立相應的制度和責任規范，做好長期和短期的應收賬款收款籌劃及風險預期；對銷售渠道作內部授信評估，進行內部授信控制；清晰賬務，重視應收賬款的催收。

【關鍵詞】 出版單位； 應收賬款； 管理籌劃

用財務部門的行話，應收賬款是指企業因墊付資金、材料、賒銷產品或勞務等而形成的應當回收的款項，是企業流動資產的一個重要組成。近年來，時常見諸于媒體的一些企業“資金鏈斷裂”現象中，應收賬款不能及時清收是其重要原因之一。在日常的經濟往來中，不能主動付款或不能按約定付款的情況已不是個別，催結催收已為常態，且應收賬款問題的表現也日趨復雜多樣，之中帶給應收賬款權益者的風險不能小覷。

一、出版單位應收賬款的表現

（一）出版業應收賬款的歷史沿革

1.在計劃經濟時代，出版單位基本上都屬于事業性質，盡管其生產活動及其產品與一般企業的生產活動及其產品沒有太大差別，但產品的銷售渠道，圖書只有新華書店，報紙期刊只有郵局。產品形態也僅有書報刊三大類，產品按大類由指定渠道歸口銷售。圖書按出版社所在不同的地域，分別由新華書店設置的北京發行所、上海發行所等極少數機構承擔，出版社按書店提供的需求數量造貨，并將成品全部交給書店，出版社自己沒有確定圖書印數和銷售圖書等經營活動的自主權，與書店之間的賬務往來單一，多是對承接圖書發行的一個新華書店發行所。交易也并非是“付款拿貨”的直接交易，同現在市場中盛行先發貨后收款是一樣的，出版社產生的債權賬務，屬于應收賬款。但當時經濟不活躍，購銷體制單一，經濟活動按計劃進行，先發貨后收款所產生的應收賬款都規定有相應的計劃賬期，多能按計劃或按約定定期結賬，按時收回應收賬款，極少有拖欠現象，對應收賬款權益者沒有什么風險。報紙、期刊的發行，是郵局先行收取訂戶的款，然后按約定的賬期回款。就郵局與訂戶方面的關系來看，形式屬于先收款后給訂戶報刊，但對報紙、期刊出版單位，仍然是先發貨后回款，其債權賬務同屬于應收賬款，同出版社圖書銷售一樣，多能按計劃賬期及時回款。需要說明的是，隨著市場經濟的不斷發展，報刊發行盡管銷售渠道已實現多樣化，但郵局發行的部分應收賬款情況總體變化不大，有些承擔報刊發行的郵局還給一些報刊出版單位先行部分付賬優惠，應收賬款基本沒有風險，其他渠道銷售報刊存在應收賬款問題，且也存在一定的風險，畢竟銷售渠道相對單一，出版社的情況已能夠大致涵蓋，故不專對報刊的應收賬款問題進行討論。

2.改革開放以后，中國經濟體制逐步由計劃經濟向市場經濟轉軌，開始步步深入地進行經濟領域的體制改革，建立以市場為主導的中國特色社會主義市場經濟體制。伴隨著改革開放的步伐，長期束縛的許多“框框”被打破，企業的自主權不斷擴大，經濟活動日趨活躍，市場意識不斷增強。從20世紀80年代開始，進行圖書發行的第一輪改革后，新華書店以外的圖書發行單位不斷出現，允許辦個體書店書攤經營圖書，出版社生產積極性日益高漲，各省的出版社也由一個分割擴展為多個，中央單位的出版社數量增長迅速，競爭逐步形成，不同的出版社都在想方設法擴大生產，用自己的產品、品牌占領市場。在企業間經濟活動活躍的情況下，一些出版社因擴大生產而出現資金不足的問題，一些紙張等生產企業的產品又要想方設法推銷，因此出現了諸如原材料企業向圖書出版上游生產企業賒銷原材料，或者直接向出版社賒銷原材料的情況。就出版社與發行單位及個體書店書攤而言，出版社是上游生產單位，一樣也出現了向下游單位賒銷產品，形成了應收賬款的鏈條。這種鏈條產生并存在以后，又隨著圖書出版的不斷發展、品種的不斷豐富，發行與銷售渠道的日趨增多、營銷名目和手段不斷變化翻新，并且隨著經濟活動的發展、變化而不斷變化，應收賬款以及由此產生的問題也不斷顯現，應收賬款的形式也在不斷發展變化，構成表現得愈加復雜。

（二）應收賬款現時的表現

第一，出版業應收賬款現象普遍存在。就出版社而言，除其他非主營業務外，其主營業務的應收賬款主要集中在出版產品的銷售環節。由于出版社對其出版的產品擁有總經銷權，銷售渠道各異，有大有小，既有直接對省新華書店及其連鎖店委托代銷，也有對集體個體書店書攤供貨的，還有向百貨商場、超市、網上書店等供貨的，不少出版社的新技術產品更是比較廣泛地出現在電子產品市場、商店、互聯網的各種綜合、專業網站以及各種專門平臺上。出版社的所有產品，其銷售形態多屬于寄銷，就是先向銷售單位發貨，到一定期限按銷貨情況結賬，新技術產品中可以通過網絡下載、收費的，也是由不同的渠道銷售后，經過一段時間再行結賬。可以說出版業應收賬款無處不在。

第二，收款難度不斷加大。一方面，在出版的經濟活動中，印制、設計、出版原材料供應等單位對出版單位存在先行供貨、墊付制作等賒銷行為，他們與出版單位之間普遍存在著應收賬款；另一方面，出版單位對發行、銷售單位和個人普遍存在應收賬款。現時出版業在文化大發展大繁榮政策激勵下，不僅主營的圖書期刊等出版增長迅速，條件好的出版單位還涉足影視、數字技術領域甚至其他產業領域，經濟活動異常活躍。在活躍的經濟氛圍中，占有更多資金，就掌握有更多的主動權。在應收賬款結賬過程中，確有想付賬而資金不足難以及時結付或化整為零分期結付的，有“空手套白狼”經營并拆東墻補西墻付賬的，也有為留足備用資金而延遲付賬的，還有故意拖延賬期或不想付賬的。收款難度不斷加大，賬期不斷加長，某些應收賬款因時間太長，實際上早已形成呆賬、死賬，不僅影響著出版單位流動資金的正常運轉，同時也影響著出版單位的資金安全，制約著出版單位的發展。

第三，應收賬款構成復雜。出版社銷售環節的多樣化，確實增加了活力，要求出版單位自己要對出版物在市場的表現進行追蹤，了解市場需求，以便快速向市場提供適銷對路的產品。在帶來好處的同時，就財務結算而言，也帶來了挑戰——應收賬款變得日趨復雜。主要表現為：一是渠道的多樣性，前面已就銷售渠道的多樣情況進行了敘述，所有這些銷售渠道都會產生應收賬款。二是區別于其他行業的品種多樣性，目前一個出版社的年出書少則上百種，多則數千種，其中有的品種還要分普、平、精等多種形式出版，不同的品種、包括不同版本的應收賬款需要加上不同的渠道，分別核算、管理、催收。三是賬期因情況不同有長有短，除能按約定賬期付款的情況外，不少應收賬款需要不斷催收，當遇到對方資金相對寬裕又催收及時，回款可能比較順利；趕上對方資金相對緊張，回款就可能比較困難，或者難以及時收回賬款，造成賬期拉長，有的多次催收都難以回款，甚至沒有收回的可能，新的出版物又不會因存在應收賬款而終止生產，新產生的應收賬款不斷疊加，形成復雜的賬期情況。四是一筆應收賬款往往難以一次結清，不同的催收對象由于資金緊張等相同或不同原因，對出版單位催收的應收賬款，不能一筆一次結清，需要不斷催收，分次回款。這種疊加情況，造成了各單筆應收賬款的復雜情況。五是應收賬款數額有大有小，大的可達數十萬元甚至上百萬元，小的可至十幾元甚至幾元錢，數額較大的款項催收能夠帶來收益；數額太小的，催收成本常有超過應收賬款額的可能，形成財務實際工作中的難點。

第四，合作出版帶來的影響。目前，出版業仍然屬于專營性質。在不少出版社的出版運作構成中，除出版社本身外，還與社會上從事相同相近業務的公司、工作室以及個人合作。有的合作相對松散，有的則設為出版社的社外機構，也有請進來設為單個或多個專門機構的。在出版活動中，出版社需要抓住由出版社財務部門統一結算的經營主導權，同時也避免“尋租”嫌疑。這些合作對象除有相應門類出版物的策劃出版長項外，對出版物的經銷也各有渠道，他們多獨立地進行策劃出版以及經銷活動，最終通過出版社開具發票、收付款項、結賬。他們自行向終極用戶征訂，訂數出來后，通過出版社財務部門開具發票。需要說明的是，這種開具發票情況與通常出版社銷售開具發票大致均衡不同，突出特點是開票集中，三五天之內要開數千張甚至上萬張發票，每張發票金額不很大，基本為百十元至千元不等，但金額總量不小。以北京為例，開具發票已實現稅控聯網管理，也就是說當月開具發票就意味著當月要納稅，集中大量開票就要集中大量納稅，而開出發票后不一定能很快收回款項，在沒有收回款項期間就形成了出版社的應收賬款。這部分應收賬款不僅會打亂出版社預設的財務計劃，集中大量繳稅還可能造成流動資金困難。

二、應收賬款的利與弊

（一）應收賬款的有利方面

不論是出版單位還是其他不同類型的企業，應收賬款的存在，首先反映出的是所生產產品或經銷商品的銷售業績。應收賬款較多，整體上說明出版單位或者其他企業經營活躍，應收賬款的增大，如果不是賬期不斷加長、應收難收的賬款增多，基本反映的應該是銷售擴大、產品的市場占有和企業的競爭力等，有一定的積極作用。以出版業為例，在市場出版物極為豐富的情況下，出版單位之間的競爭會比較激烈，出版單位向經銷單位和個人賒銷出版物，既是慣常的做法，也是促進銷售的一種重要方式。出版單位向出版物經銷單位和個人的賒銷，實際上是向他們提供了兩項支持：即向他們提供銷售的出版物和墊付在一個時期內購銷出版物所需的資金。不論銀根緊縮還是寬松、市場疲軟還是強勁，這兩項支持至少不會為出版物經銷單位和個人拒絕，有一定的促銷作用，對出版單位穩固出版物經銷渠道、推銷新的出版物、開拓新的市場，都具有比較重要的意義。

同時，出版單位出版物產成品的倉儲能力一般都有限，向出版物經銷單位和個人賒銷其產品，可以從印刷廠或其他制作單位將出版物制成品直接發給經銷單位和個人，既減少了實際入庫周轉環節，也相應地減少了入庫庫存量，節省倉庫的占用，減少相應的管理開支。通過主動發貨以寄銷形式的賒銷，除在出版物市場競爭激烈的情況下存在難以預測的退貨或部分退貨的風險外，持有應收賬款，說明產品得以銷售出去，不需要占用倉庫進行儲存，也不需要增加相應的人員管理和為此付出相應的倉儲費、管理費、保險費等管理費用支出。相反，則需要相關的費用支出。當出版社的出版物存貨較多、市場飽和度較高時，特別是對一些時效性較強的出版物，一般應及時用較為優惠的折扣率及其他的優惠信用條件進行賒銷，把存貨和帶有時效性的出版物轉化為應收賬款，以利增收節支。

（二）應收賬款的不利方面

第一，影響出版單位或者企業的經營主動權。世間事物都有其兩面性，既有有利的一面，也有不利的一面。應收賬款，實際是占用資金的表現，過量且不斷攀升的應收賬款，無論對什么樣的單位都將帶來巨大危害。應收賬款數額越大，既得利益的被賒銷對方，一旦提出增加出版物銷售扣點或額外增加計提獎金數額等不合理的要求，不少情況下賒銷方為收回應收賬款只能答應，損失大都由賒銷方承擔，類似于社會上常見的“欠債有理”現象。盡管從理論上看，賒銷方可按照協議或約定采取訴諸法律等手段解決問題，但這種做法現實中很難行得通。即使訴諸法律，也只能針對個別情況。出版社銷售產品的特點是渠道多、品種多，反映在應收賬款上就是客戶多、筆數多，對不能按約定收回應收賬款的若都通過法律手段解決，不僅在時間、精力、成本上都將難以承受，而且還會阻斷銷售渠道；若采取停止供貨的辦法，同樣只能針對個別情況，不可能普遍去做，普遍去做無疑等于出版社停止自身的經營活動。

第二，增加財務成本。應收賬款的存在，除能夠按約定賬期收回的款項外，意味著應收賬款單位的財務成本將有所增加，應收賬款越多、分布面越廣，財務成本負擔將會越重。一方面，應收賬款的存在，出版單位為繼續維持生產，必然要為出現的資金缺口去籌集資金，籌集資金不管是向銀行貸款還是向業者拆借，都至少需要付出相應的利息成本，這個利息成本又只能由資金籌集者自行消化，也就是說需要增加這部分財務成本。即使不進行拆借，也要采取諸如拖欠印制費用、原材料費用等辦法進行轉嫁，形成另一種債務鏈。另一方面，許多情況下，存在應收賬款的單位為收回應收賬款，要不斷發函或利用各種通訊手段甚至派人、派車進行催收，這些都會增加單位的成本費用，也就是為收回應收賬款要多支出的成本費用，直接加大財務成本。加大的財務成本，同樣終將要由單位負擔。再一方面，在應收賬款中，單筆小額款項如果過多且路途遙遠，有可能出現回收成本大于應收賬款的情況，這部分應收賬款極有可能轉化為呆賬、死賬，直接形成損失，加大負擔。

第三，影響發展。應收賬款過多，會造成單位財務成本增加，單位對增加的財務成本消化后，至少是出現應有利潤的減少，有的可能出現沒有利潤的情況，還有可能出現負利潤情況。不管何種情況，對較多應收賬款的單位而言，其維持生產、再生產、擴大再生產乃至創新等發展活力，與應收賬款較少或財務成本較低的單位相比，其吸引人才能力、競爭能力、持續發展能力，都會受到影響，形成不利于發展的境況。

第四，易為產生腐敗提供方便。出版單位的應收賬款情況主要由相關的發行人員或經銷業務員掌握，如何收、何時收基本由業務人員自行把握，相關領導及財務部門一般只有應收賬款總量，對每筆應收賬款的具體情況不甚清楚，催收多是提出建議或協調銷售部門進行。單位若有大量的應收賬款，特別是有大量賬期長的應收賬款，極易為經濟活動中的腐敗行為提供方便。如以應收賬款做某種交易，應收不收；疏于管理而瀆職，應收不收；管理混亂，賬目不清，應收不收以及相關業務人員流動等等，都可能為腐敗提供方便。腐敗成本又最終要由單位的資產“埋單”。

三、加強應收賬款管理應注意的幾個方面

1.關注本單位出版物的銷售情況，適時調整出版物品種。出版單位應收賬款余額多少，是否大量增加，增加的量是否超過單位內部控制線，很大程度上受其出版物是否暢銷的影響。一般情況下，出版單位的出版物暢銷，很難產生較多的應收賬款，即使產生較多的應收賬款，賬期也不會長，回款應該不存在太大的困難。但目前出版物市場競爭非常激烈，某些暢銷品種上市，很快多種類似品種就會跟風出版，并不斷擴大范圍，預計的銷售情況會打折扣，使銷售受限，變得不暢銷，發出去的出版物一部分轉化為應收賬款，銷售剩余部分可能退貨。同時，對出版物市場影響的還有來自于網絡媒體、流媒體、自媒體等新媒體的切割。為此，出版單位不僅發行部門要關心出版物的銷售，編輯部門、財務部門也要關心出版物的銷售，特別是領導更要關心出版物的銷售，及時針對出版物的市場表現，不斷調整出版品種，不斷推出創新的特色新品，不斷調整銷售策略，及時追蹤應收賬款情況，增強對應收賬款的控制能力，適時結算。

2.建立相應的制度和責任規范，做好長期和短期應收賬款的收款籌劃。收賬難是現時經濟活動中經常出現的情況，但出版單位在往復的市場中也不是沒有規律可循，應根據自身的特點，針對賬期長短不一、賬款多少懸殊，制定出相應的應收賬款預案，規定相關部門、人員的責任，形成機制；一些金額很小，且地域分散，需要占用財務成本很高或者付出的財務成本可能高于應收賬款金額等回收難度較大的應收賬款，應提前作出預估，確定適當的辦法，也可嘗試開設和利用網絡收款平臺。對收回應收賬款過程中的交往活動，亦應作出相應的規定，確定一些需要專門回收的項目，規定相應費用與底線。同時，對短時間大量開具稅務發票可能形成的大量應收賬款情況要加強預判與籌劃，避免因集中開具稅務發票過多、總金額過大，造成一次繳稅過多，使資金出現問題，加大財務成本。

3.對銷售渠道作內部授信評估，進行內部授信控制。根據出版物不同的銷售渠道和產生應收賬款的特點，還可采用金融系統普遍采用的內部授信控制方法，進行內部授信控制，針對不同渠道、不同單位和個人，規定出版物賒銷中應收賬款的最高限制額。對初次打交道的客戶，一般應現款交易，可在銷售扣點或退貨條款方面做些讓度，不應允許賒銷授信。對歷來能夠按約定賬期及時付款的客戶，一般可在內部確定一個相應的應收賬款授信額度，在額度范疇進行管理即可。但也須在經營活動的交往中，注意了解其大致經營狀況，以免出現出版物銷售渠道的改行、營業攤點“關張”等意外情況。對不能按約定賬期付款或已經欠款、將要欠款及超授信額度產生應收賬款的客戶，應重點加強客戶管理，其繼續賒銷，需要強化內部的審批、管理等控制程序。需要說明的是，出版單位制定內部控制規程，應當結合自身的規模情況進行，既要體現不同規模、不同信譽度客戶應收賬款的可控性，也要體現簡便易行、不使客戶流失的原則，否則將失去制定規程、確定授信額的意義。還應當注意，內部控制規程特別是不同的授信限額，屬于內部秘密，不能讓外人知曉，以免帶來不必要的麻煩。

4.清晰賬務，重視應收賬款的催收。隨時掌握自己的賬務情況，做到心中有數，是所有單位從事經營活動的基本要求之一。不管出版物賒銷的渠道有多復雜、品種數量分項有多少、賬期間距有多長，金額差距有多大，相關業務人員和部門應將超過約定期限的欠款客戶賬目，適時整理并反映在賬務突出位置，做到分類、分項、分賬期、分金額的賬務清晰，以便有關領導及時了解情況，及時調整相關經營政策，及時部署催收工作。重視催收應收賬款，最重要的是要由主要領導掛帥，直接負責相關清欠催收工作，必要時也可成立內設的臨時機構，直接承擔相關工作。面對我國出版單位與銷售渠道溝通實況，重要的催收工作一般多以溝通聯誼形式進行。除財務人員直接進行賬務上的清欠工作外，非財務人員從事清欠工作，需具備一定的財務知識，以便明白清欠的應收賬目和相應規定，順利開展清欠工作。對回收應收賬款，還可制定相應的鼓勵政策；直接從事回收應收賬款的人員，可采取與利益緊密掛鉤的鼓勵辦法，激發他們收回款項的積極性，以提高應收賬款的回收實績。對金額很小、且分散的應收賬款，特別是經測算催收應收賬款的財務成本等于或大于應收賬款的，應考慮繼續擱置待機催收，估計以后也很難出現催收機會的，應及時考慮作為損失處理。由于部分出版物有很強的時效性，對在催收應收賬款過程中，對準備退貨的這類出版物，應考慮采取就地報廢的辦法，直接收回少量的報廢圖書應收賬款，避免因返回出版社集中報廢增加運輸費用，加大財務成本。