淺談VLOOKUP函數在教務管理中的應用

我們知道，Excel函數的功能非常強大，其中的VLOOKUP函數，因能很好地解決不同數據庫之間的接口問題，提高信息管理的效率而越來越受到人們的重視。下面結合我校教務管理的實際，談談Excel函數中兩個應用的具體做法。

我校的教務管理非常繁瑣，主要有教師的排課及計算課酬、學生的成績管理、教材的管理及日常教學活動的管理，而VLOOKUP函數在處理這些問題時都有不俗的表現。

● 在計算課酬方面的應用

我們學校規定，不同的職稱每節課的課酬不同，因此可先建立一張工作表“課酬標準”，把不同職稱的單節課課酬用一張數據表列出來（如圖1）。把每個教師的總課時在另一張工作表“課時統計”中統計出來（如圖2）。在工作表“課酬統計”中，按“姓名”、“職稱”、“總課時：節”、“總課酬：元”的順序建立表頭數據。然后在C2單元格中輸入公式：“=VLOOKUP（A2，課時統計！$A$2：$B$7，2，0）”；在D2單元格中輸入公式：“=VLOOKUP（B2，課酬標準！$A$1：$B$6，2，0）*C2”即可（如圖3）。

VLOOKUP函數的功能是：在表格或數值數組的首列查找指定的數值，并由此返回表格或數組當前行中指定列處的數值。它的語法為：VLOOKUP （lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup）。其中的參數Lookup_value為需要在數組第一列中查找的數值。Table_array為需要在其中查找數據的數據表。Col_index_num為 table_array中待返回的匹配值的列序號。Range_lookup為一邏輯值，指明函數VLOOKUP返回時是精確匹配還是近似匹配。如果為TRUE或省略，則返回近似匹配值，也就是說，如果找不到精確匹配值，則返回小于lookup_value的最大數值；如果range_value為FALSE，函數VLOOKUP將返回精確匹配值。如果找不到，則返回錯誤值#N/A。

在C2單元格中輸入公式：“=VLOOKUP（A2，課時統計！$A$2：$B$7，2，0）”，它的功能是在工作表“課時統計”中的A2∶B7區域中查找單元格A2的值，如果找到，則返回該數組當前行的第2列的數值（總課時）；在D2單元格中輸入公式：“=VLOOKUP（B2，課酬標準！$A$1：$B$6，2，0）*C2”，它的功能是在工作表“課酬標準”中的A1∶B6區域查找B2單元格的值，如果找到，則返回該數組當前行的第2列的數值（單節課酬），并把它和總課時相乘就可以輕松得出總課酬數了。

● 在學生成績管理方面的應用

教務管理人員一般會用Excel來保存學生成績等方面的信息，有時需要給這些表格建立很多個副表，有時在一個表格中要使用另一個表格中的某些數據，怎樣可以使這些復制的表格中的數據或引用的數據能夠隨原表的修改而修改呢？使用VLOOKUP函數就可以達到目的。例如，在每個學期末，我校都要把成績單寄往學生家里，這就需要制作每個學生的成績單，如果這個任務是由班主任完成，可用Word的“郵件合并”功能來做，而在我校，這個任務是由教務科來完成，因為每個班的科目不同，如果還用Word的“郵件合并”功能來做，每個班需要制作不同的主文檔，這樣會浪費很多時間，這時，可以讓VLOOKUP函數登場了。

首先，把任意一個班的成績單復制到一個新工作簿的sheet1工作表。 然后，把其中的表頭數據復制到sheet2工作表。接下來，在sheet2工作表的A3單元格中輸入數值1，在B3單元格中輸入公式：“=VLOOKUP（A3，Sheet1！$A$3：$Y$100，2，FALSE）”；注意：這里的引用區域采用“$A$3：$Y$100”，是充分估計一個班的人數和考試科目，使公式具有通用性。然后在C3∶N3單元格中類似地輸入相應公式，只需把前面公式中函數的第3個參數相應改為3～14即可，如在C3單元格中輸入公式：“=VLOOKUP（A3，Sheet1！$A$3：$Y$100，3，FALSE）”；在N3單元格中輸入公式：“=VLOOKUP（A3，Sheet1！$A$3：$Y$100，14，FALSE）”；可得到該班第1個學生的成績單（如圖4）。

因為該班只有11門課，所以只需在B3∶N3輸入公式，如果課程數量更多，則需要繼續在第3行右邊的列中輸入公式。充分估計班級的課程數目（如15門），可以在O3∶R3單元格中根據前面所述的規律繼續輸入公式。

接下來把該成績單格式化，如加上表格邊框等，然后選取單元格區域A2∶N4，并向下填充到充分區域。如果要制作100人的班級的成績單，則要填充到第300行，本例中第一個班只有40人，只需要填充到第120行，而從第41個學生開始的成績單中會填充“#N/A”這樣的值（如圖5）。最后，選擇該班的有效數據區域進行打印即可。

當要打印其他班級的成績單時，把新班級的數據復制到sheet1工作表，注意表頭數據必須在1、2行。然后把sheet2工作表中原來的表頭數據清除，再把新班級的表頭數據復制到sheet2工作表的第1、2行，這時，新班級的第一個學生的成績單已經有了（如圖6）。

選擇單元格區域A2∶L4，向下填充，如該班只有36人，則填充到第108行即可，然后選擇該班的有效數據區域進行打印。

制作新班級的成績單時，切忌把原來班級第一個成績單中第3行多余的數據刪除（如圖6的M3和M4單元格中的“0”），因為刪除了其中的公式，如果其他班級課程數目多時就不能有效地引用數據。

通過以上兩個例子可見，VLOOKUP函數的使用，能顯著提高教務管理人員的工作效率和準確程度。