淺談如何發揮“軟檔案”的“硬作用”

我省檔案局馮世斌局長曾經談到：“檔案工作有兩條根，一條叫“資政”，一條叫“惠民”。“檔案和檔案工作地位的高低，說到底，也是由需求決定的。”因此，我們可以將這兩句話理解為，要提高檔案和檔案工作地位，就要發揮“軟檔案”“資政惠民”的“硬作用”，就要不斷增強服務能力，切實推進基礎建設，著力完善檔案利用體系。

一、進一步加大檔案收集力度

一要制定切實可行的收集方案。既要收集文書檔案，又要加大科技、專門檔案的接收力度，盡可能把反映單位中心工作、重要活動、重大事件的各類新型載體檔案收集齊全。二是要加大宣傳力度，增強立檔單位和機關人員的檔案意識。通過開通檔案信息網、舉辦檔案展覽、專題研討、召開座談會等多種形式，擴大檔案工作的影響，力爭做到業務工作開展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。三是要選派專業人員全方位、多角度、多途徑、多方式地搞好收集工作。在征得領導同意的情況下，檔案部門應該主動參與、全程跟蹤各項重大活動，掌握第一手材料。

二、進一步加大檔案資源開發力度

一要做好開放工作。除館內年限滿30年的檔案要按期向社會開放外，根據《檔案法實施辦法》的有關規定，還可將經濟、科學、技術、文化等方面的檔案適時向社會開放。二要做好編研工作，把“死”檔案變成“活”資料，最大限度地滿足社會對檔案信息的需求，更好地為經濟建設和社會各項事業服務。三要通過多種方式向社會公眾公布檔案目錄和檔案全文，為檔案的開發利用創造條件。優先對已數字化檔案、已復制檔案和電子檔案進行鑒定，劃分出開放與控制利用兩部分，并及時把開放部分的檔案以各種形式提供社會利用。

三、進一步加大檔案數字化力度

不僅包括館藏檔案數字化，還包括加強電子文件的歸檔管理等。一是加快檔案掃描進度。積極落實資金，購置設備，安裝軟件，培訓人員，重視數字化過程中的質量檢查。要對檔案數字化或縮微的前處理過程加強管理，避免因管理不善造成檔案混亂、損壞甚至丟失。二是把檔案信息化建設納入信息化建設總體規劃，有條件的地方，要爭取建立本地區電子文件備份中心，對本地區各單位形成的電子文件實行統一接收、集中歸檔、及時備份、脫機保存。三是對數字化后的檔案，要及時鑒定，劃分公開范圍和控制使用范圍，優先把社會各方面和人民群眾急需利用、內容又可以開放的傳統載體檔案數字化，以便于開展遠程利用。

四、進一步加大服務決策咨詢力度

一是圍繞省委省政府中心工作，主動對檔案資料進行加工，編印成不定期刊物，送領導同志和有關部門參閱。如全省重大會議、重大節慶或重大自然事件、社會事件，根據檔案記載，編印系列專題資料以簡報形式報送領導，變“死檔案”為“活資料”。二是圍繞“資政惠民”主線，充分利用館藏檔案，精心選題、深入挖掘，編寫系列叢書，作為長期工程持續抓好，為黨委、政府在領導經濟工作中把握方向、謀劃全局、提出戰略、制定政策等提供有效服務。三是依托互聯網、政務網、黨員教育網等網絡平臺和電視廣播網，建設網絡檔案信息平臺；建立政府公開信息查閱場所，并推出“一站式”服務、綠色通道服務等人性化服務方式。

五、進一步加大檔案信息產品開發力度

一是深入研究發掘檔案內容，對檔案信息進行整合、加工、提煉，使檔案信息產品具有綜合性、條理性、知識性、思想性，使檔案服務深化、增值。二是圍繞重大紀念活動，圍繞黨和國家工作大局和本地區本部門中心工作，找準切入點，如圍繞學習貫徹黨的十八大、著力改善“兩個環境”等，推出更多人民群眾喜聞樂見的檔案文化精品，包括編輯出版檔案出版物，電影電視劇，舉辦檔案展覽，組織檔案特色主題活動等。三是立足培訓檔案系統干部、崗位鍛煉機關干部，著眼其他領域延伸，發展事業、壯大力量，打造“河北檔案事業新的增長點”。

（作者單位：藁城市民政局）