淺論檔案在科研設計管理工作中的作用

在現階段市場經濟條件下，市場競爭不斷加劇，科研院所所承擔的國家指令性科研設計項目日趨減少，如何充分發揮檔案的科研設計管理中的作用，提高科研設計水平和科研設計產品質量，以便更好地滿足顧客需求，是科研院所檔案工作者所要思考的嚴肅問題。筆者從事科研檔案管理工作多年，深感檔案工作對科研設計產品質量有著舉足輕重的影響。

1.競爭環境下檔案工作內容變遷

以往的檔案管理工作內容包括文件資料的接收、整理、鑒定、保管、統計和提供利用。檔案管理人員所做的絕大多數工作無非是看攤守堆的工作，然而，隨著市場經濟競爭機制的不斷加劇，產品研制周期縮短，產品質量不斷提高，檔案管理工作者不僅要做好傳統模式下的檔案管理工作，還要參與到科研管理和質量保證體系的工作中，科技檔案管理工作，已不再是原來的看攤守堆了，而是科研設計管理工作中的重要部分，成為質量保證體系中不可缺少的重要環節。現階段檔案管理工作除傳統的六個方面外還新增了以下幾個方面的工作。

1.1現場文件管理工作

在質量保證體系中，檔案管理是產品質量過程控制的主導者之一。在一個單位任何一個科研課題或設計都不是一個部門能完成的。質量保證體系要求，在科研課題或設計的每一個階段都要形成新一階段的技術文件，都要進行階段性評審，它主要是對產品圖、階段研制總結和技術條件等技術文件的評審。評審通過之后，現場的所有上一階段文件都要收回，同時發放新一階段的技術文件。因此，同一份文件在不同的生產現場或部門的一致性是產品質量控制的關鍵。檔案管理部門在這之中，要參與產品階段評審，同時要對文件進行收集整理和提供利用，會后還要及時更換所有相關生產現場和各部門的技術文件；有對外發放的技術文件時，也要及時發放新文件，收回舊文件，不能漏掉一份文件，以免在使用現場出現不同階段的幾個技術文件。這是質量保證體系認證后檔案收集的一項重要管理工作，它與質量保證體系的正常運行有著直接的密切關系。

1.2紙質技術檔案向電子檔案轉化工作

隨著科學技術的快速發展，科技檔案的內容也更加豐富，科技檔案信息的需求量也在成倍增長，傳統的檔案管理模式和手工操作方法已經不能適應這種新形勢的需要，所以，我們不僅要將現階段的所有歸檔的紙質技術文件整理成卷，還必須建立一整套完備的現代化的科學管理體系，使檔案工作由手工管理向計算機管理發展。計算機管理檔案，可做到一種輸入，多種輸出，檢索速度快，查全率和查準率高，其工作效率是手工管理無法比擬的。利用現代化的手段做好科技檔案的管理工作，收集保存已經形成的電子檔案，同時還要將庫藏的紙質檔案轉化成電子檔案。這也許不是檔案管理人員能在短時間內完成的工作，所以，計算機管理在短時間內還不能完全代替手工管理，但是是我們檔案管理人員肩負的一項艱巨而重要的任務。實現科技檔案管理水平的提高，使科技檔案信息高速傳輸、快速檢索，提供科技檔案信息資源的共享。

1.3檔案信息資源開發利用

在信息化程度較高的今天，科技檔案工作要轉變傳統的服務模式，變被動型服務為主動型服務。科技檔案部門要通過多種形式、多種渠道向科技管理人員提供科技檔案信息。除了向用戶提供日常的查閱，還應積極拓展服務形式，如開展咨詢服務、跟蹤服務、專題服務、定向服務，舉辦科技成果展覽服務等。并充分利用計算機進行科技檔案的管理，實現自動檢索，提高查詢效率。在做好日常工作的同時，還應加大檔案利用的宣傳力度，通過各種形式的宣傳和服務，擴大科技檔案信息在科技管理工作中的影響，提高科技檔案的利用率，充分發揮檔案信息資源開發和利用價值。

2.檔案在科研設計管理工作中的作用

科研院所的科技管理工作主要有：科研設計項目的管理、生產管理、質量保證體系的管理、技術機密的管理、知識產權的管理等等。這些工作都離不開檔案為其提供的有效信息參考和憑證。

2.1在質量保證體系中，按照檔案管理制度，科研課題或設計進行的每一個階段檔案部門都該有相應階段的技術文件歸檔。由此，科研管理部門只要通過檔案部門即可查詢到所有科研課題或設計進行的階段，掌握各階段進行的情況。據此，檔案管理部門每年甚至是隨時都要向科研設計管理部門告知項目歸檔完成情況，以便管理部門掌握科研設計項目的完成情況。因此，科研產品的研制、生產及質量與檔案管理工作都密不可分的。

2.2在質量保證體系的要求下，檔案管理工作制度在逐漸完善，管理渠道不斷增加。以往對一項科研課題或設計的管理是從可研報告、簽訂合同、制訂計劃等階段性評審的所有文件都需要項目管理負責人自己保存，在項目結束后由負責人移交給檔案管理人員，耗費了項目管理負責人員大量的精力。由于這些依據性文件需要經常與客戶協商、更改等，經常有文件遺漏、丟失、更改手續不全的情況出現，造成歸檔資料不全，并有可能出現生產的產品質量與客戶提出的產品質量不符合等情況。現在，項目管理人員只要按階段向檔案管理部門移交所有相關階段的文件資料，用時到檔案部門查詢提取；要更改時，檔案室備有完整檔案記錄，方便快捷提供利用，使項目管理負責人騰出了更多的精力進行課題或設計的實質性管理，比如課題或設計的進度、與客戶的協商聯系等，在提高產品技術水平上多下工夫，提高管理質量及管理效益。此外，文件整理和簽訂、文件上報等工作都是檔案管理部門完成的。因此，檔案管理是科研設計管理的好幫手，是科研設計部門的“好管家”。

以前，由于在科研設計管理中沒有充分發揮檔案管理的助手和“管家”作用，有些課題或設計由于項目管理者管理跟不上，不時有文件遺失或文件用時找不到的情況發生。在產品研制開發過程中，有時部分文件的修改，由于通知不到位，造成產品質量問題。現在，這些現象幾乎不會出現，在質量保證體系的要求下，課題或設計各管理環節都有了準確性、階段性記錄，并及時按階段歸檔，盡可能確保了每個階段文件的齊全完整，使檔案管理工作在科研設計管理工作中的作用得到了充分的發揮。

隨著企業各項管理制度的不斷完善，科技管理規范化，檔案工作的規范化，以及在科研設計管理工作中的地位的不斷提高，檔案工作所起的作用也將越來越重要。