ERP環境下集團公司財務管理優化模式的探討

2013-12-29 00:00:00胡艷芳

經濟師 2013年2期

摘要：ERP是一種基于計算機信息技術的現代企業管理模式，我國越來越多的企業都在應用ERP系統來提高企業的管理水平，增加企業經濟效益。而信息技術的迅速發展，尤其是ERP系統的廣泛應用，給集團企業的現代化管理帶來前所未有的契機。作為企業管理的核心——財務管理，其管理方式與方法也發生了巨大的變革。如何通過財務管理模式優化，提升管理質量與效率，是企業集團實施ERP中所面臨的重要問題。文章通過對ERP環境下集團公司財務管理選擇模式的分析，探討了基于ERP環境下集團公司財務管理優化模式的設計，并提出了在ERP環境下優化模式的實施策略，以滿足集團公司的現代化管理要求。

關鍵詞：ERP 集團公司財務管理集成化模式

中圖分類號：F275 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2013）02-151-04

ERP（Enterprise Resource Planning，企業資源計劃）是建立在信息技術的基礎之上，利用現代企業先進的管理思想，全面集成企業資源信息的管理平臺。企業在實施ERP之后，會計信息系統進行了重組，不僅加快了會計信息的處理速度，減輕了財務人員的工作強度，而且提高了會計信息的效益和質量。隨著市場經濟的高度發展，我國企業集團大量涌現，并逐漸向國際化方向發展，成為我國企業參與國際競爭的中堅力量。企業集團為提高管理水平，增強競爭力，紛紛引入ERP項目。ERP的廣泛應用，集團內外部環境的巨大變化，使作為企業集團管理核心的財務管理也發生了變革，傳統的財務管理模式逐漸不適應高度發展的企業集團。在這種形勢下，迫切需要構建一種全新的財務管理模式，以充分發揮財務管理的功能，促進企業集團的發展，以使我國企業集團在激烈的國際競爭中立于不敗之地，因此基于ERP的集成化財務管理模式應運而生。

一、ERP系統的特點和功能模塊構成

（一）ERP系統的概念

ERP是基于信息技術的發展，根據現代化企業管理的需要，在MRPII（制造資源計劃）的基礎上發展而來的一種新的管理理念。它以供應鏈為基礎，集成了支持性價值鏈（財務、成本、人力資源、質量控制）和決策性價值鏈（產品開發、市場定位、銷售預測和利潤分析等），為企業管理提供了一個全面的解決方案。ERP不僅僅是信息系統，而且還是一種管理理論和管理思想。它能夠利用企業的所有資源，包括內部資源與外部市場資源，為企業制造產品或提供服務創造出最優的解決方案，最終達到企業的經營目標。

（二）ERP系統的基本特點

1.集成性。財務管理系統與ERP系統中的計劃、制造、供銷、庫存、項目管理、服務、運輸等業務子系統是高度集成的。各業務流程操作和管理在系統中與財務管理形成了一體化運作，通過財務管理模塊與各業務模塊相應的接口，使得財務與業務、業務與業務之間相互集成。財務管理系統成為ERP系統中的核心子系統和綜合管理系統。

2.及時性。每一筆業務操作都會及時反映在財務管理系統中，并會實時更新相關的報表數據，使得根據業務信息進行監控和決策的制定成為可能。

3.數據共享性。業務活動的原始數據一次錄入系統后，相互集成的模塊可以共享數據，不需要重復錄入。

4.準確性。企業的經營活動和業務環節反映在系統中都按照設定的標準流程操作，不可隨意更改，保證了財務原始數據的相關信息都是準確和唯一的。

5.流程性。強調面向業務的財務信息的收集、分析和控制，使財務管理系統能夠支持業務流程的調整并可以對業務活動進行成本控制。

（三）ERP系統的功能模塊構成

ERP系統覆蓋企業的財務、生產、銷售、采購、庫存、質量、人力資源等各個方面高度集成的系統，集成化是其精髓和靈魂。從功能上看，ERP系統常規模塊是由財務會計（FI）、成本控制（CO）、資產管理（AM）、項目管理（PS）、物料管理（MM）、資金管理（TR）、質量管理（QA）、人力資源（HR）、生產計劃（PP）和銷售分銷（SD）等模塊高度集成。

二、ERP系統對財務管理的影響

由于ERP系統是一個高度集成、實時和動態的企業管理平臺，它緊緊圍繞企業的價值鏈集成了整個企業的物流、資金流和信息流，ERP系統的特點給企業的財務管理帶來了深刻影響。

ERP的實施有利于企業財務人員轉變角色。在ERP環境下，高度自動化的財務管理系統的建立，在很大程度上簡化了會計人員的工作，甚至取消了會計電算化下從原始憑證到記賬憑證的確認環節，原始數據都是由業務人員在業務發生時實時錄入，并經ERP財務系統自動處理，自動生成報表。因此，財務人員不再扮演“賬房先生”的角色，其主要工作將轉變成利用ERP系統提供的資源，對財務經營情況進行分析、預測和控制，對企業的物流、資金流、生產成本進行實時監控，配合各單位管理層發現、分析和解決生產經營管理中存在的漏洞，使得企業運行機制能更好的發揮作用。

ERP系統為財務管理提供了全面、準確、及時的信息。在信息技術發展迅速的今天，企業必須準確及時地得到供應鏈上的動態信息，監控經營成果和資金流向。ERP系統除了提供必須的財務報表外，還能提供多種管理性報表和查詢功能，并提供易于使用的財務模型和分析模塊，更全面地提供財務管理信息，為戰略決策和業務操作等各層次的管理提供服務。ERP的集成保證了會計信息的相關性、可靠性，保障了財務管理所需信息的質量，系統的實時性又保證了會計信息的及時性。

ERP系統改變了企業資金管理模式。作為公司的管理者，必須時時關心整個公司的資產流動性，防止發生公司整體的支付危機。在現實情況下，大型企業發生財務危機甚至倒閉，很多是出于資金周轉不靈。ERP資金管理的兩個重要功能，即自動實時生成現金流量表和利用內部銀行結構對企業的資金使用情況進行量化考核，可以使集團總部作為投資中心，進行資金的合理分配與運送。ERP資金管理模塊中的資金預測功能加強了企業對中短期現金流量的預測，能及時預警，保證公司順利運作。

ERP系統使新的業績評價方法成為可能。企業業績評價作為一種管理手段，就是要通過全面準確及時的衡量，為采取有效的管措施指明方向。在競爭空前激烈和強調速度、效率的時代，對于經營過程中出現的種種問題，如果不在經營過程中及時予以解決，其所造成的損失將是巨大和難以彌補的。傳統的業績評價方法是一種滯后的評價手段，忽視了對質量、時效、資本成本的考核。而ERP系統強調管理會計的功能，以項目管理為核心，將項目作為成本中心、利潤中心進行考核，對項目進行預測、控制和分析，可以進行公司級和部門級的預算和預測，并且支持自上而下、自下而上以及分布式的預算生成，可以對財務計劃的實施過程進行實時評價，以便進行實時控制，及時糾正偏差，提高財務管理的效率。

ERP體現先進財務管理思想，支持企業的全球化經營。ERP環境中的財務管理子系統與其他子系統融合在一起，財務管理子系統又集財務會計、管理會計、成本會計于一體。這種系統整合及其系統的信息供給，有利于財務做前瞻性分析與預測，體現了先進的計劃、控制和決策思想。ERP充分利用Intranet/Extranet/Internet，為分布在世界各地的分支機構提供一個統一的財務管理平臺，同時也能兼容和協調各國當地的財務管理模式和會計核算上的差異，努力成為國際認可的財務管理信息系統，將國外先進的財務管理方法集成其中。

三、ERP環境下集成化財務管理

（一）集成化財務管理的定義

“集成化財務管理是利用現代網絡技術和信息集成方法，將財務與業務、與供應鏈集成起來，追求整體效率和效益的提高，實現縮短生產前置時間，提高產品質量和服務質量、提高企業的整體柔性、減少庫存等戰略性好處，使企業具有低能耗、低物耗、高效益、高應變能力，實現企業物流、資金流和信息流的高度統一以及財務的實時管理，以適應柔性生產、組織扁平化和產品個性化的市場要求?！币簿褪钦f，ERP環境下集成化財務管理是指以ERP信息管理系統為平臺，利用現代信息集成技術和集成管理的理念，將財務、生產業務、與供應鏈集成起來，實現企業物流、資金流和信息流的高度統一以及財務的實時動態管理，以適應集團全球發展戰略的需要，是一種新型財務管理模式。

（二）ERP環境下集成化財務管理的特點

1.整體優化性。集成化財務管理是一種整合性的管理創新，它的目標是提高企業集團財務管理系統的整體功能，重視系統的集成，如籌資、投資、營運、分配的集成，技術、管理與人的集成等。由于集成貫穿于企業集團財務管理活動的整個過程，因而各項管理對象、資源要素可以實現全方位、全范圍和全階段的優化，從而促進整個企業集團財務管理活動的效果和效率的提高。

2.實時動態性。在集成化財務管理中，財務數據的處理是動態實時的。無論經濟業務在何時何地發生，一旦發生，經過確認和計量后都可以立即存入相應的服務器，這樣業務信息就可以實時轉化，各種財務報表也隨之即時生成，財務核算由靜態變成動態。由于實現了財務信息的實時收集和處理，會計信息動態生成，管理層便可以在最短的時間內獲取當前的財務狀況，并據以做出決策，這種決策又可以通過網絡及時得到貫徹實施，從而實現實時動態財務管理。

3.集成協同性。集成化財務管理通過ERP系統不僅實現了對集團財務方面的管理，而且還對整個集團的庫存、生產、銷售等業務方面進行管理；不僅實現了對集團內部資源的集成與協同，而且還實現了與供應鏈上其他合作企業的集成與協同。集團財務管理系統的各個環節、各個部門相互協調與配合，促進了系統有序程度的提高。

4.開放靈活性。集成化財務管理處于快速變化的內外環境之中，其自身的運行架構也呈開放狀態。這是因為：隨著管理要素的增多以及管理視域的拓展，加之世界范圍的經濟一體化，使得各種資源的流動更加頻繁；信息技術的發展，則使企業面對的信息量也急劇膨脹，整個外界環境正處于一種瞬息萬變、動態開放的格局之中。面對這樣的一種形勢，企業集團財務集成管理同樣只有保持動態開放的姿態才能順應潮流。財務管理的運作過程表現出很強的“隨機應變”的彈性，在企業集團財務集成管理中人的因素占據突出的地位，知識的含量增強以及技術要素的智能化、高級化都為企業集團財務管理行為的靈活性奠定了基礎。

（三）ERP環境下集成化財務管理的內容

1.建立全面預算管理體系。ERP環境下的集成化財務管理為全面預算管理的完善、發展和應用創造了條件。ERP將全企業的信息系統進行集成，實現企業管理的全過程控制。而以財務為核心的全面預算管理是ERP實現事先計劃與事中控制思想的重要手段。根據全面預算管理的要求，將全面預算管理系統劃分為三個子系統：預算編制子系統、預算控制子系統和預算分析與考核子系統。

（1）預算編制子系統是一個相對靜態的系統，用于每年期末編制第二年預算。全面預算管理是一項系統工程，涉及業務預算、資本預算、籌資預算和財務預算4個模塊。其中業務預算包括銷售預算、生產預算、直接材料預算、直接人工預算、制造費用預算、產品生產成本預算、銷售費用與管理費用預算等；資本預算主要指技術改造項目預算及長期投資預算；籌資預算是企業在預算期內需要新借入的長短期借款、經批準發行的債券以及對原有借款、債券還本付息的預算；財務預算包括現金預算、預計利潤表、預計資產負債表和預計現金流量表。預算的編制體現在ERP上就是“事先計劃”。

（2）預算控制子系統是全面預算管理過程中最核心的環節，該子系統的功能是在ERP的各業務子系統范圍內采用一定的控制方法，對預先設定的預算項目進行控制，并提供相應的預算控制報告。主要包括立項申請、承諾推薦和支付申請3個模塊。其基本控制方式為：一個預算項目可以進行多次立項、多次承諾、多次支付，但單個預算項目的累計立項額不能超過該預算項目預算額；單項立項項目的承諾總額不能超過該立項的立項額；合同支付累計額不得超過合同總額。否則，系統將給出提示信息并拒絕接受超額信息，必須在辦理相應的預算、立項、承諾等變更審批后，才能繼續進行信息處理工作。

（3）預算分析與考核子系統主要包括預算對比與分析、責任中心考核與管理和綜合查詢3個模塊。預算對比與分析模塊主要功能是采用各種分析方法，反映預算責任中心的現狀及發展趨勢，旨在防止預算執行教條化，使企業能夠靈活調整生產經營計劃。責任中心考核與管理模塊用于對各責任中心進行綜合考核與管理，目的是考核各責任中心預算完成情況，責任中心的利潤分配情況及對各責任中心的獎勵、處罰措施。

由此可見，在ERP系統平臺上，集團公司的業務活動、資金流動、會計核算、資產管理、人力資源都實時動態地納入到預算管理體系中，形成覆蓋整個集團的全面預算管理體系，從而充分利用ERP環境下集成化財務管理的優勢，達到實現預算管理的事前、事中和事后控制的目的。

2.構建集中式資金管理系統。傳統的集團資金管理方式存在很多問題，如下屬單位多頭開戶，集團無法有效監控；內部資金閑置與短缺不易調節；成員企業資金沉淀嚴重，占用不盡合理，周轉緩慢，企業信用和盈利能力下降，資金使用效率低，資金風險大等，這些都不利于規范財務管理，影響集團資源的整合。企業集團應采用集中式資金管理系統，將信息技術與資金管理相融合，實現資金的動態管理。在資金全面預算管理、資金決策和資金結算等方面構建基于網絡平臺的資金集中管理模式，實行資金集中調配，降低資金使用成本，提高資金配置效益，加速資金周轉，發揮資源整合作用。集團總公司可以利用集中起來的資金在各子公司之間進行余缺調劑，降低貸款額度，幫助企業實現低貸款、低費用，從而提升集團公司的資本運作水平，使資金得到最高回報和創造最大價值。

3.建立風險管理體系。為實現ERP環境下的集成化財務管理，應建立集團財務風險預警系統，實時動態地把握公司的財務運行情況，預先了解公司財務危機的征兆。財務危機預警子系統應包括報表生成模塊、指標生成模塊、預測模型生成模塊及實時預警模塊。報表生成模塊能自動實時生成資產負債表、利潤表、現金流量表等，并能進行絕對數分析、定基分析、環比分析、對比分析、結構分析等趨勢分析；指標生成模塊根據報表自動生成財務比率指標，包括償債能力、盈利能力、經營效率、成長能力、每股指標等；預測模型生成模塊，即調用ERP系統中的預測模型及數據，對集團財務是否存在財務危機進行分類預測；實時預警模塊主要功能是當財務比率或其他項目超出標準值范圍而進行自動報警的模塊。例如：若資產負債率的標準值設定為60%，當資產負責率>60%時，系統便會報警，自動生成預警分析報告。

4.完善的財務內部控制。ERP環境下的財務系統內部控制分為一般控制和應用控制。

（1）一般控制是指對企業經營活動所依賴的內部環境實施的總體控制，包括以下幾個方面：一是組織控制，是關于職責分工和人事管理控制措施建設的控制；二是系統開發與維護的控制，是確保企業開發ERP系統開發成功的控制；三是系統安全控制，包括環境安全控制、軟件安全控制、病毒防治及內部審計；四是操作控制，是通過制定嚴格的、標準的操作規程，并認真地加以執行來實現的規范化工作流程，其根本目的在于保證信息處理的高質量，減少差錯的發生和文件、程序及報表的未授權使用，包括機房管理制度控制、操作權限控制和操作規程控制；五是檔案控制，包括存儲在計算機硬盤、其他磁性介質或光盤中的會計數據和計算機打印出來的書面形式的會計數據。

（2）應用控制是指直接作用于企業生產經營業務活動的具體控制，也稱業務控制，分為輸入控制、處理控制和輸出控制。輸入控制的目標就是要保證未經批準的業務不能進入計算機，保證經批準的業務沒有遺漏，沒有被添加、重復或不適當地更換，對不正確的業務進行剔除、改正等，是保證會計數據真實性中關鍵的一環；數據處理控制是指為確保計算機運行時發現、糾正和報告某些有錯誤的輸入，為保證數據處理的正確性和可靠性而設置的控制，措施包括：檢驗登賬條件，防錯、糾錯控制，修改權限與修改痕跡控制等；輸出控制包括加強輸出結果的人工核對、加強輸出資料分發和保管等。

5.實行財務負責人委派制。為充分發揮ERP環境下的集成化財務管理的作用，企業集團總部在董事會下面設立專門的財務部門，由總部財務總監帶頭，領導總部各部門負責人和下屬各子公司經理，這樣不但保證了集團總部的權威，而且保證了集團總部與下屬各子公司之間的信息溝通，可以及時反饋，使集團決策更合理，且各下屬企業負責人本身也參與了決策，可以有效保證決策的貫徹落實。另外，在集成化財務管理模式下建立激勵機制，合理劃分整個集團各層次管理者的責任和權限，并將其經濟利益與所經營管理資產的效績緊密結合起來。財務負責人委派制是世界各大跨國公司進行財務管理的基本方式之一，子公司的財務負責人實行由集團總部委派，委派的財務負責人必須進入子公司的決策管理層，使子公司的財務管理具有實施經營全程財務監控的功能。同時，委派的財務負責人對總部負責，避免了受子公司管理層制約，能夠更好地開展工作，嚴格按照國家和集團的規定，正確、及時地披露存在的問題，從而可以顯著地提高企業核算的準確性和及時性，幫助集團總部對下屬各子公司進行有效的財務管理。

（四）集成化財務管理的優勢分析

與傳統的財務管理模式相比，ERP環境下集成化財務管理模式具有其獨特的優點，具體來說主要表現為以下幾點：

1.強調財務系統的整體優化和企業資源的優化配置。集權式、分權式和相融性財務管理模式分別從不同的角度來說明如何集中、分配和協調母子公司之間在財務管理權限上的分配，沒有強調財務系統的一體化；而集成化財務管理則通過網絡，在信息流、資金流和物流相互融合的基礎上，強調財務系統的整體優化和企業資源的優化配置，強調企業集團的一體化運作，這樣就可以充分發揮企業集團的整體性優勢，提高核心競爭力。

2.動態調整企業集團的財務管理方式。集權式、分權式和相融性財務管理模式是從能否發揮母子公司積極性的角度來研究在企業集團內部應該適用于哪種財務管理模式或者集權與分權應該如何結合，這就使企業集團的財務管理方式在集權與分權的范圍中互相掙扎而且無法克服集權與分權本身的局限；而集成化財務管理模式繞開集權與分權的爭論，不拘泥于某種確定的集權或分權，轉而根據變化日益激烈的市場競爭環境，動態地調整企業集團各層次的權力分配和財務控制方式，這樣就可以使企業集團的財務管理工作做到完美，盡量發揮它的作用，以增強企業集團的核心競爭力。

3.有利于節約組織成本和集團的總體運營成本。集權式、分權式和相融性財務管理模式需要在集團總部、子公司及分公司等部門設立各種級別的財務組織來負責實施各種財務職能。而集成化財務管理方式主要利用計算機網絡技術，進行財務管理信息的實時收集與處理，各種財務活動主要通過互聯網來運行，它只需要事先在網上設立網站即可控制運行、收集信息并進行管理。所以，它會削減大量的財務組織，這樣一來就可以節約組織成本。集成化財務管理通過引入資金集中管理模式，減少資金存量，提高了資金運作效益；縮短業務對周轉資金的占用周，強化經營過程的資金管理；增強集團成員間的資金統籌管理能力，以及集團與銀行的合作；提高綜合資金使用率，總體降低資金運作成本。

4.強化了財務的監督管理職能，有利于降低企業經營風險。如何有效地監控集團內各子公司的經營運作，尤其是資金運作，確保其經營行為規范、安全和高效，是眾多企業集團力圖解決但又很難解決好的問題。集成化財務管理強化了財務的監督管理職能，使上級對下級指標的考核、分析更加便捷，能在事前控制資金流向及成本費用支出上堵塞漏洞，及時糾正下屬單位隨意開支和投資行為；能直接從總體上控制企業投資規模和負債規模，降低財務風險；通過實時監督資金支出，可以對每一筆收支的合法性和合理性直接做出判斷，及時發現并制止非法的和不合理的行為，防止舞弊行為的發生。

5.健全財務管理信息，提高決策的科學性。實施財務集中管理可以實時地將子公司的財務信息集中到集團總部，使其及時了解子公司的生產經營情況，并能及時傳達集團公司政策，財務信息的真實、準確和及時為企業集團發展目標的制定和經營方向的調整提供了信息保障，并促進了財務工作的全面提高。

6.促進全面預算管理的推行，有效地控制成本費用開支。通過動態的預算執行過程對下級單位付現成本支出實施間接控制和通過集中核算直接監控企業的成本費用，可以有效控制預算外成本費用的發生，使得企業的成本控制更加輕松，能夠避免大項目在集團內部立項多、核算不準確、內容不一致、成本分割無法控制、項目整體效益無法分析的局面。

集成化財務管理模式除了上述的三個方面的主要優點外，它還在整體柔性、應變能力等方面都強于集權式、分權式和相融性財務管理模式。正是由于集成化財務管理可以參與生產經營全過程的管理，并且運用網絡技術，減少了中間環節，進行在線管理，可以充分發揮企業集團的整體優勢，所以提出并構建集成化財務管理模式是為了適應企業集團更好發展的需要。

作為最前沿的財務管理模式，集成化財務管理模式因自身不成熟及外部環境限制，目前尚未在國內企業集團中普及。但是隨著我國企業集團的發展，市場經濟體制的健全，以及學術界和企業界不斷探討研究和摸索實踐，集成化財務管理模式定會逐漸走向成熟和完善，成為我國企業集團實現高效財務管理的法寶。

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