探究高校檔案管理工作規范化的新途徑

摘 要：在知識經濟和信息化時代，加強高校檔案規范化管理，對于夯實高校基礎工作，體現核心競爭力都具有重要的意義。本文分析了高校檔案管理工作規范化的意義，從檔案的收集、分類、保存、應用四個環節找出了高校檔案管理工作規范化的新途徑。

關鍵詞：高校檔案 規范化 新途徑

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）07（a）-0223-01

高校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成擁有一定保存價值的文字、聲音、影像資料。檔案工作是高校重要的基礎工作，從1987年國家教委下發的《關于加強高等學校檔案工作的幾點意見》，到2008年國家教育部下發的《高等學校檔案管理辦法》，都體現出國家對高等教育檔案管理工作的重視程度。從學校自身看，在知識經濟和信息化時代，加強高校檔案規范化管理，對于夯實高校基礎工作，體現核心競爭力都具有重要的意義。

1 新時期高校檔案管理工作規范化的意義

檔案的規范化管理是指注重檔案管理不同階段的相互關聯、配合，形成檔案管理合力，通過“合規”操作，體現出檔案在收集、分類、保管、利用等方面的層層銜接與遞進關系，以便于更好的提高高校檔案管理效率。一方面，實現高校檔案規范化管理，可明確檔案管理的工作流程。檔案管理是一個系統工程，在“收集、分類、保管、利用”等每個環節都有特定的任務，只要某一個環節出現了紕漏，就會影響到整個檔案系統的準確性。而規范化管理，通過明確每個環節的工作重點和工作任務，能夠從細節抓起，通過強制性的合規操作，實現“依法治檔”，促進整個檔案系統的科學性和完整性，推進高校檔案管理的信息化、現代化和檔案利用知識化進程。另一方面，實施規范化管理，可以提高檔案管理人員工作的工作主動性。檔案的規范化管理，能夠明確每個部門、每個檔案管理人員的工作責任，通過明確某一環節的目標，使得每個部門、每位工作人員能夠各盡其職，工作職能上沒有沒有重疊和交叉，防止在檔案管理過程中的各部門間“推諉”、“扯皮”、“不作為”和“齊抓不共管”的現象發生。

2 高校檔案管理工作規范化的新途徑

高校檔案的規范化管理滲透到檔案的收集、分類、保存、應用等四大環節，只有做到每個環節既相互獨立又互相聯系，才能夠體現出規范化的集約與高效。

2.1 高校檔案的收集階段

收集階段是高校規范化檔案管理的第一步，在收集過程中，需要對高校在教學、學術研究、學生工作、招生就業等方面的工作內容進行系統的分析與嚴格的把關鑒定，并能夠及時的收集有保存價值的資料。在實際工作中，首先要明確相關部門的職責，依法治檔、依法管檔、“應收盡收”，使高校檔案工作有章可循，為檔案的收集提供質量保障。當前，高校普通在學生檔案收集方面較為薄弱，而在檔案收集過程中將重點放到教學與學術研究、教師檔案等方面。高校檔案必須以師生為本作為自己的發展方向，以“使用者至上，服務第一”的原則，收集、開發檔案，以為使用者提供提檔便利條件作為最終目標，在檔案的收集中體現人文關懷，樹立“全納”和“大檔案”的服務理念，使檔案收集工作服務于學生。

2.2 高校檔案的分類整理階段

檔案的分類是高校檔案管理系統的第二階段工作，在這一環節中，要求高校檔案管理部門將收集的各類檔案按其形成的內容、特點進行科學分類、系統編目，明確檔案層級及信息間的邏輯關系。在分類階段，做好過程控制與監督檢查，實現程序化分類控制是關鍵因素。要明確高校檔案分析的“分類前—分類中—分類后”的標準，做到事前有依據、計劃與布置，事中有檢查、監督，事后有驗收、總結。要摒棄傳統的根據“歸檔時間”進行分類的方法，大力實施“復合型”分類法。

2.3 高校檔案的保管階段

檔案的保存與管理是檔案工作最重要的環節，高校要盡最大的努力實現檔案的“無破損”、“零丟失”管理，延長檔案保存的周期。對于數字化檔案，要引入穩定度高、集成性高的軟硬件檔案管理系統，推進檔案數據庫資源的數字化、信息化進程，做好日常的數據庫更新與維護，高校要指定專人進行系統軟件硬件升級，建立相關的數據備份與保密制度，購置有效的防火墻，加強網絡安全，為數字檔案的管理與利用提供可靠的運行平臺。要進一步落實好檔案管理的相關“標準化”建設，根據學校自身實際，出臺《檔案標準化保管辦法》以及《檔案標準化管理實施細則》、《檔案標準化保管考核規定》等規章制度，推進檔案的“標準化”進程。

2.4 高校檔案的利用階段

“以人為本”是科學發展觀的要求，以檔案的使用者為本位更是現代檔案管理的核心理念。高校檔案的收集、分類、保管等前三個環節能夠確保檔案的“應保盡保”和合理編排、安全保存，那么高校檔案的利用則是檔案管理工作的最終目標。高校檔案管理部門要在合理設置密級，保證安全性的前提下，廣泛創新檔案利用手段，通過閱覽、借出、交流、咨詢等方式，使高校檔案得到有效的利用，擴大檔案利用的覆蓋面，增強檔案利用的服務效能。檔案管理部門可根據用戶的要求，為每個用戶建立“檔案數據包”，為其提供閱讀和提檔咨詢服務，主動建立與檔案使用者的聯絡紐帶，為其查詢和導航檔案資料，使檔案管理工作服務于學校的各個部門，為學術研究提供資源庫，為學生的成長與發展提供參照物，為學校領導的重大決策做好參謀。

總之，在知識經濟和信息化時代，加強高校檔案規范化管理，對于夯實高校基礎工作，體現核心競爭力都具有重要的意義。實現高校檔案規范化管理，可集約化檔案管理的工作流程、提高檔案管理人員工作的工作主動性。在未來的發展中，檔案的收集階段，要明確部門的職責，做到“應收盡收”，進一步完善檔案管理結構；在檔案的分類階段，要實現程序化分類控制；在檔案的保管階段，要整章建制，做好數據庫維護；在檔案的利用階段，要體現人本理念與個性人服務；最終才能夠更好的實現高校檔案管理工作的規范化。

參考文獻

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