對(duì)信息時(shí)代人事檔案管理的探討

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人事檔案管理也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，采取更科學(xué)快捷的手段進(jìn)行管理。可以說(shuō)檔案管理引入信息化手段是時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，也是目前人事檔案管理研究的主要問(wèn)題。本文通過(guò)信息時(shí)代對(duì)人事檔案管理的客觀要求，以及發(fā)展方向做出分析，根據(jù)分析結(jié)果，提出在信息時(shí)代背景下建立與完善人事檔案信息管理的策略。

關(guān)鍵詞：信息化 人事檔案 管理

中圖分類號(hào)：G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2013）07（a）-0230-01

隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，信息技術(shù)的發(fā)展更是突飛猛進(jìn)，信息技術(shù)已經(jīng)應(yīng)用到各領(lǐng)域中，信息化水平的運(yùn)用還在不斷深化和拓展。人事檔案管理只有盡快進(jìn)入信息化時(shí)代，在管理體制、管理理念、管理方法、管理技術(shù)等方面要做出相應(yīng)變革才能適應(yīng)社會(huì)進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的新時(shí)代的要求。

1 信息時(shí)代背景下人事檔案管理的新要求

1.1 檔案信息數(shù)字化

信息時(shí)代的一個(gè)重要標(biāo)志就是計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展以及被廣泛的應(yīng)用到各領(lǐng)域中，社會(huì)進(jìn)步后就需要有新的檔案管理模式，可以對(duì)人事檔案進(jìn)行更科學(xué)的、更完善的管理。為了滿足信息時(shí)代人事檔案管理的新需求，首先要對(duì)原有的檔案資料進(jìn)行全面的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，即借助電子手段將紙質(zhì)人事檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字式的人事檔案，以數(shù)據(jù)庫(kù)的形式進(jìn)行存儲(chǔ)。

1.2 檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化

由于人事檔案中含有大量的個(gè)人隱私信息，所以人事檔案管理的一條重要原則就是保密原則，在人事檔案管理制度中保密制度被定為基本制度，可見(jiàn)人事檔案對(duì)保密性的要求是極高的。但是原始的人事檔案都是以紙質(zhì)的形式進(jìn)行記錄、保存，因此在移交過(guò)程中要經(jīng)過(guò)多人傳遞存在安全隱患，而且若在移交過(guò)程中出現(xiàn)泄密行為，很難確定具體責(zé)任人。人事檔案管理信息化后，加密后通過(guò)網(wǎng)絡(luò)就可以完成移交工作，大大減小了泄密的風(fēng)險(xiǎn)。

1.3 檔案制訂標(biāo)準(zhǔn)化

在當(dāng)今的信息時(shí)代下，信息資源共享是其中的主要內(nèi)容，但是要達(dá)到信息共享有一個(gè)必要的前提就是信息標(biāo)準(zhǔn)化，也就是說(shuō)所有信息資源在記錄、傳遞時(shí)使用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。人事檔案的傳統(tǒng)管理中缺乏規(guī)范性，導(dǎo)致社會(huì)人才信息整合困難。信息時(shí)代背景下需要將信息進(jìn)行整合，采取的手段就是制定統(tǒng)一的檔案標(biāo)準(zhǔn)，借助人事檔案管理系統(tǒng)軟件對(duì)人事檔案進(jìn)行管理標(biāo)準(zhǔn)化的管理，實(shí)現(xiàn)信息共享。

2 信息時(shí)代背景下人事檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

2.1 人事檔案的信息數(shù)字化管理

由于計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用，信息時(shí)代的人事檔案管理必然會(huì)向檔案信息數(shù)字化的方向發(fā)展。人事檔案向的數(shù)字化管理方向發(fā)展的前提是建設(shè)出完善科學(xué)的管理系統(tǒng)軟件，因此在確定人事檔案信息數(shù)字化系統(tǒng)的基本框架之后，要謹(jǐn)慎選則安全系數(shù)高且相對(duì)完善的人事檔案應(yīng)用軟件。人事檔案信息按照規(guī)定將信息錄入，要確保信息錄入正確、完整，注重后期制作的質(zhì)量控制，并充分考慮滿足應(yīng)用軟件的實(shí)時(shí)升級(jí)需要。

2.2 人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理

在信息時(shí)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到大力發(fā)展，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引入檔案管理體系中將使人事檔案的管理變得更安全，更便捷。人事檔案管理的基本制度—— 保密制度在網(wǎng)絡(luò)化的管理中仍然要被高度重視，只有具有檔案保管權(quán)力的相關(guān)部門才能獲得調(diào)閱權(quán)限，還要保證信息在異地共享的過(guò)程中的安全。人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化要依靠現(xiàn)代化的管理手段實(shí)現(xiàn)，因此對(duì)管理者素養(yǎng)的要求就要提高，要求管理者必須掌握扎實(shí)的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，同時(shí)具備熟練的軟件操作能力。

3 完善人事檔案信息管理體制的策略

在信息時(shí)代的背景下檔案管理必然向數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，為了避免人事檔案在管理上出現(xiàn)問(wèn)題，就必須從多方面加強(qiáng)控制，相關(guān)部門的人員組成以及相關(guān)規(guī)章制度都要進(jìn)行優(yōu)化。對(duì)人事檔案管理進(jìn)行全過(guò)程監(jiān)督，制定科學(xué)的績(jī)效考評(píng)機(jī)制。

3.1 實(shí)施專人負(fù)責(zé)制

在信息時(shí)代的背景下人事檔案管理工作要求檔案管理人員掌握更多專業(yè)技能，例如掌握必要的信息化管理知識(shí)，具有檔案保護(hù)等具體操作能力。一名檔案工作人員身兼數(shù)職不利于檔案管理，因此對(duì)檔案的錄入、檢閱、存放、流通等各流程要安排專業(yè)能力過(guò)硬的檔案管理人員專職負(fù)責(zé)，將職責(zé)劃分清晰，無(wú)論哪一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題都能確定責(zé)任人。

3.2 提高檔案管理人員素質(zhì)

當(dāng)前我國(guó)有許多的人事檔案管理部門將退休員工返聘使其繼續(xù)工作，這種行為導(dǎo)致檔案管理部門人員結(jié)構(gòu)單一，不能及時(shí)注入新鮮血液，一味以老方法開(kāi)展工作影響現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)度。要優(yōu)化人員組成，有計(jì)劃的引進(jìn)人事檔案管理的專業(yè)人才，對(duì)原有檔案管理人員定期進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)，全面提高工作能力。

3.3 完善內(nèi)部管理模式

科學(xué)、完善的管理制度可以對(duì)人事檔案管理部門日常工作進(jìn)行監(jiān)督，提高檔案管理人員的工作水平以及效率，完善的管理體系也是提高檔案信息管理效率的前提。根據(jù)管理制度制訂適合本單位的管理制度，使一切工作都有制度可循，并根據(jù)具體情況制訂詳細(xì)的工作流程，依照流程進(jìn)行檔案信息化管理。

3.4 制定內(nèi)部考核機(jī)制

要有公平的評(píng)價(jià)機(jī)制和考核機(jī)制才能確定檔案管理人員在工作中的表現(xiàn)，哪些是值得肯定的以及哪些是有待改進(jìn)的，因此，要根據(jù)人事檔案管理的特點(diǎn)制定一套獎(jiǎng)懲制度。對(duì)工作認(rèn)真，有突出貢獻(xiàn)的工作人員在精神以及物質(zhì)上進(jìn)行雙重獎(jiǎng)勵(lì)，給予“優(yōu)秀工作者”的稱號(hào)以及一定數(shù)額的獎(jiǎng)金；對(duì)工作能力差，態(tài)度不認(rèn)真，工作出現(xiàn)失誤的工作人員進(jìn)行罰獎(jiǎng)金、批評(píng)，造成嚴(yán)重后果者給予處分或追究法律責(zé)任。

3.5 經(jīng)費(fèi)實(shí)行全面管理

在檔案管理信息化的同時(shí)也要注重財(cái)務(wù)方面的問(wèn)題，人事檔案信息管理計(jì)劃必須是全面的，將管理過(guò)程中出現(xiàn)的一切費(fèi)用都納入預(yù)算管理。以收支平衡為原則編制預(yù)算表，按照上級(jí)部門的撥款安排支出。

4 結(jié)語(yǔ)

人事檔案管理在信息時(shí)代必將發(fā)生巨大變化，為了能適應(yīng)需求現(xiàn)存的人事檔案管理模式要及早開(kāi)始改革。借鑒其他檔案的信息化管理經(jīng)驗(yàn)建設(shè)符合人事檔案管理特點(diǎn)的管理體系。目前科學(xué)技術(shù)發(fā)展迅速，所以要關(guān)注科技科學(xué)技術(shù)的發(fā)展及時(shí)掌握最新的科技知識(shí)，將更多的科技融入到檔案管理中不斷提高檔案管理的信息化水平。以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，將人事檔案管理向著更深層次的數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、集成化的方向發(fā)展。

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