條形碼技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的優(yōu)勢及注意事項

摘 要：隨著業(yè)務(wù)范圍的逐步擴(kuò)大，企業(yè)檔案數(shù)量也不斷增長，檔案庫房的檔案數(shù)量不斷積累，條形碼技術(shù)的應(yīng)用減少了庫房倒架、增強(qiáng)了借閱查詢檔案的便利，條形碼技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的優(yōu)勢越來越明顯，應(yīng)用越來越廣泛。

關(guān)鍵詞：條形碼技術(shù) 特點 企業(yè)檔案管理 優(yōu)勢及注意事項

中圖分類號：C93 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）05（a）-0155-01

1 條形碼技術(shù)

條形碼是由一組粗細(xì)不同、黑白或色彩相間的線條以及相應(yīng)的字符、數(shù)字組成的標(biāo)記，用以表示一定的信息。條形碼技術(shù)是利用光電掃描閱讀設(shè)備識讀條形碼信息并將其錄入計算機(jī)的技術(shù)。

條形碼技術(shù)誕生于20世紀(jì)40年代的美國，直至20世紀(jì)70年代才得以實際的應(yīng)用和普及。之后普遍應(yīng)用于圖書、郵電、物流管理等領(lǐng)域。隨著企業(yè)檔案數(shù)量的不斷積累，對檔案現(xiàn)代化管理提出了新的要求，這時，條形碼技術(shù)就被普遍應(yīng)用于企業(yè)檔案管理系統(tǒng)。

2 條形碼技術(shù)的特點

條形碼技術(shù)的特點有以下幾方面。

2.1 設(shè)備簡單，可操作性強(qiáng)

條形碼打印及識別設(shè)備簡單、操作便捷，無需進(jìn)行專門培訓(xùn)，上手容易。可操作性很強(qiáng)，只需配置計算機(jī)操作人員、計算機(jī)、條形碼打印機(jī)及光電掃描閱讀設(shè)備即可。

2.2 編碼規(guī)則簡單，可批量打印

使用條形碼技術(shù)時，只要檔案管理人員賦予一定的編碼規(guī)則，就可批量打印，既保證了檔案頁面的美觀性，又大大提高了工作效率。

2.3 準(zhǔn)確性高

一維條形碼輸入出錯率是三百萬分之一，二維條形碼在局部損壞，破面積不超過50%時，仍可正確識讀，出錯率是千萬分之一。

2.4 經(jīng)濟(jì)性好

條形碼技術(shù)設(shè)備經(jīng)濟(jì)、實用，推廣條形碼技術(shù)相對比較簡單，所需費用也相對較低廉。這也是企業(yè)選擇它的一個重要原因，控制成本，并同時利用有限的資源實現(xiàn)了利益最大化。

2.5 分類統(tǒng)計

條形碼技術(shù)在編碼時，如果制訂合理的編號規(guī)則，那么就可以起到對檔案起到分類保管、統(tǒng)計的功能，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)分類著錄、檔案庫房合理排架、館藏檔案數(shù)量統(tǒng)計及高效提供利用的功能。

2.6 安全可靠

條形碼的顯示方式特殊，一般得用條形碼閱讀器解讀，這就避免了檔案泄密的風(fēng)險，實現(xiàn)了對保密檔案的安全操作。

3 條形碼技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的優(yōu)勢

3.1 提高了企業(yè)的檔案管理水平

傳統(tǒng)借閱管理主要依賴手工登記，而條形碼技術(shù)的應(yīng)用可以直接用光學(xué)掃描設(shè)備掃描相關(guān)信息，可以將每份檔案的最新實時信息記錄在檔案管理系統(tǒng)中，反映了每本卷冊的實時情況；同時對超時未歸的檔案可以進(jìn)行及時的提醒，避免因外借催還不及時導(dǎo)致的檔案遺失情況，確保了檔案信息的即時性、準(zhǔn)確性。隨著科技的不斷進(jìn)步，條形碼技術(shù)可以實現(xiàn)對檔案管理的移交、進(jìn)出館、鑒定、銷毀等過程的參與，極大地提高了檔案管理水平。

3.2 提高了檔案管理人員的工作效率

當(dāng)企業(yè)的檔案類別較多、數(shù)量較多時，只要利用條形碼技術(shù)，賦予簡單編碼，就能實現(xiàn)對檔案類別的區(qū)分及館藏檔案大流水號的控制，實現(xiàn)了檔案的相對分類，在檔案管理系統(tǒng)及檔案庫房實現(xiàn)雙向管理、一一對應(yīng)。條形碼技術(shù)的應(yīng)用，有助于庫房管理人員完成庫房檔案的核對和清查，擺脫了以往檔案清點工作一直靠手工逐卷翻找，將檔案入庫記錄與借閱單相結(jié)合的工作方式；同時降低了庫房管理人員的工作強(qiáng)度，減輕了庫房倒架的壓力，提高了工作效率。

3.3 確保了借閱檔案的安全

對檔案利用者實現(xiàn)跟蹤管理，確保借閱檔案的安全性。進(jìn)館的檔案，我們可以利用粘貼的條形碼，用掃描槍讀取檔案的著錄信息與借閱者的相關(guān)身份信息，記錄到檔案管理軟件數(shù)據(jù)庫中，實時驗證借閱者的身份，最大程度確保檔案的安全。

3.4 提供了檔案行政管理的決策依據(jù)

為檔案行政管理決策提供依據(jù)，通過條形碼技術(shù)的應(yīng)用，利用系統(tǒng)中形成的原始數(shù)據(jù)，建立每個卷冊的利用情況，并對檔案利用分類統(tǒng)計，可以積累借閱者對館藏檔案的提供利用需求，為業(yè)務(wù)部門及檔案管理部門各項業(yè)務(wù)的開展提供參考，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供數(shù)據(jù)支持。

3.5 提升了檔案服務(wù)部門的形象

為借閱者提高優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)是企業(yè)檔案管理者的工作要求，提供利用的快捷性才是檔案工作者不懈的工作追求。條形碼技術(shù)的應(yīng)用，大大提升了企業(yè)檔案管理部門的服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，有助于提高企業(yè)核心生產(chǎn)力。

4 條形碼技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的注意事項

4.1 普及條形碼技術(shù)知識

要及時組織相關(guān)人員系統(tǒng)學(xué)習(xí)條形碼技術(shù)的基礎(chǔ)知識，做好條形碼技術(shù)應(yīng)用的宣傳工作，促進(jìn)條形碼技術(shù)的推廣應(yīng)用。

4.2 適當(dāng)選擇硬件設(shè)備

根據(jù)企業(yè)自身經(jīng)營狀況及業(yè)務(wù)需求的實際情況，對條形碼識讀設(shè)備、檔案管理軟件及打印設(shè)備的配置做出適當(dāng)合理的規(guī)劃。

4.3 配備愛崗敬業(yè)的專業(yè)技術(shù)人員

雖然條形碼技術(shù)設(shè)備操作簡單，但需要配備愛崗敬業(yè)的專業(yè)技術(shù)人員，使設(shè)備及系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)順暢，并根據(jù)實際運(yùn)行情況，及時總結(jié)，融會貫通。

5 結(jié)語

條形碼技術(shù)的應(yīng)用提高了企業(yè)檔案管理人員的工作效率，降低了體力和腦力工作強(qiáng)度，確保了信息采集的準(zhǔn)確性，為企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)提供了有利的支持，使得企業(yè)檔案管理人員和借閱人員的工作流程得以優(yōu)化。隨著條形碼技術(shù)的更加成熟，在未來的企業(yè)檔案管理體系中必將發(fā)揮著越來越重要的作用！

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