淺談企業檔案的質量管理

質量管理是一種以質量為核心的經營管理，推行質量管理是企業提高自身素質、增強市場競爭力的有效途徑。檔案質量是檔案的生命線，檔案質量的好壞直接影響其利用效果。檔案質量管理的目的就是為了自覺而系統地應用質量管理的思想和方法來豐富檔案的管理理論，加強檔案工作的自身建設。

一、檔案質量管理的含義和特點

檔案質量管理，是全體檔案人員參加的，以科學方法為手段，充分發揮科學管理和專業技術的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質量保障體系。其核心是提高檔案工作水平，以保證檔案的質量。它具有以下特點：

1.全員參加

檔案全面質量管理，要求與檔案形成過程有關的所有人員，樹立“檔案質量、人人有責”的觀念，嚴格按照法律法規及有關標準和要求，共同完成文件材料的立卷歸檔和檔案管理工作。保證電子文檔的及時傳輸和及時歸檔。

2.全過程控制

從公文起草、項目的立項、審核、開工、竣工到檔案的收集、整理、歸檔、編研到開發利用的整個過程都實行質量管理。

3.科學的手段

采用數理統計方法、現代科學技術和現代管理科學來解決檔案的質量問題，不斷提高檔案質量和檔案工作管理水平。

二、檔案質量管理對人員的要求

1.牢固樹立檔案質量意識

檔案質量的提高，與工作人員的質量意識有著密切關系。其中，最為關鍵的就是領導者的檔案質量意識，領導者要認清檔案管理的重要性，重視本單位檔案網絡信息化、數字化建設，本單位的檔案質量管理才能順利開展。因此，每個從事檔案工作的人員，特別是各級領導必須牢固樹立檔案質量管理意識，用較高的工作質量來促進檔案質量的不斷提高。

2.不斷提高檔案人員的素質

良好的政治思想和業務素質是搞好各項工作的基礎。從事檔案工作的人員要有良好的服務意識和無私奉獻的精神。同時，檔案工作也是一項業務性較強的工作，檔案人員的業務素質，對檔案質量起著至關重要的作用。檔案工作人員要從搞好檔案工作、提高檔案質量的角度來加強自身的業務學習。此外，領導要給從事專、兼職檔案工作的人員制訂學習培訓的計劃，創造業務交流的機會，使他們的業務水平能更好地達到檔案質量管理的要求。

三、加強檔案質量管理的措施

1.建立健全各項檔案規章制度

建立健全檔案工作的各項規章制度，制定檔案管理工作的標準規范，使之規范化、流程化，并且以程序圖、系統圖、網絡圖等形式，把它們形象、直觀地呈現出來。從事檔案工作的人員必須嚴格遵守各項管理制度和崗位責任制。

2.加強檔案質量的“過程控制”

檔案工作的形成、積累、收集、整理、鑒定、保管、統計、提供利用等各個環節是一個有機的整體，是由多個部門、多個人員共同完成的。任何一個環節的工作質量勢必影響下一個環節的質量管理。檔案質量管理就是把檔案管理的重點從“事后把關”轉移到“事前預防”上來，從管結果變成管過程，實行“預防為主、防患于未然”，只有這樣才能切實提高檔案質量管理水平。

3.積極推進企業檔案管理信息化

企業檔案管理信息化是指在企業檔案管理活動中，全面應用現代信息技術，對企業檔案信息資源進行有效采集、管理和提供利用服務。信息化可以對信息資源進行有效控制，使企業實現對檔案信息的高效管理，真正意義上實現檔案管理工作為企業經濟利益最大化服務。

4.加強對信息的反饋控制

企業檔案信息化系統的信息反饋是指信息化系統輸出的檔案信息，經過與外部環境作用后，其輸出效果返回信息化系統，并由此引起各項工作內容和規章制度的調整。反饋信息的獲取渠道如下：

①建立網上預約登記制度。通過技術手段及時記錄利用者對信息資源的訪問情況，檔案系統部門可以系統全面地了解利用者對檔案材料的借閱情況。

②通過直接走訪或者內部網絡向“用戶”發放檔案利用情況調查表，了解對各種提供利用方式的滿意度及對檔案部門各種規章制度的意見和建議。

做好檔案信息的反饋控制必然能夠使檔案管理更加完善、科學。

總之，必須樹立質量第一的思想，把質量意識嚴格貫穿于檔案工作的始終。建立一套科學、完善的管理思路和方法，并借助信息化的手段把質量管理的思路應用到檔案管理中來，才能使檔案質量管理水平邁上一個新的臺階，才能更好地助力于企業的發展。