物料采購的管理創新

上海亞明照明有限公司是創建于1923年中國第一家民族照明企業，主要生產“亞”字牌照明光源、電器、燈具等產品，提供照明一體化解決方案的集團公司，旗下擁有8家企業，銷售規模達20多億。

多年來，公司重視采購物料管理創新，構建了企業物料管理體系，作為一個照明企業，其材料成本要占產品成本總額的60%以上，通過有效的采購物料管理，大大降低了總購置成本，提高了企業管理水平，生產過程質量得到控制，實現了物流管理網絡化，取得了顯著的成績。公司采購物料管理多次在儀電集團介紹經驗，本文就企業采購物料管理談一點看法。

一、著眼思路創新

（1）供應鏈思路創新

公司認為采購和物料管理是供應鏈和價值鏈中極其重要的環節，提出了“我們都是供應商和客戶”的理念，我們是我們的供應商的客戶，我們是我們客戶的供應商。在工作流程中，我們對供應商是鑒賞家，對產品是工匠，對客戶是企業家，扮演三個角色。因此，物料管理的目標，以高品質、適當的量、合理的價格、及時的時間、正確的渠道來獲取物料和服務。總之，我們要對我們的客戶負責，我們依賴我們的供應商。

（2）采購思路創新

對集團公司而言，集中統一采購、更新采購觀念、改革分散采購模式、改善采購管理和手段，同時用開放、競爭的采購機制和落實內部責任的約束機制，規范采購行為，做到采購過程公開、公正、公平，形成一個高效、規范、低成本的采購供應體系。

（3）內控思路創新

由于采購物料管理量大、面廣，因此，采購管理、供應商管理、物料管理、庫存管理控制十分重要，特別是權限管理、信息管理是內控管理的關鍵。不斷提高采購物料管理的績效，降低企業成本，是企業不斷追求的目標。

二、主要管理原則

（1）戰略成本原則

根據企業產業特點，產品發展愿景，企業發展戰略，制定相應的采購物料策略，控制企業成本。

（2）利益最大化原則

在滿足客戶要求和利益的前提下，不斷改進提高產品質量，爭取達到高性價比產品，確保客戶、企業雙贏。

（3）流程化原則

采用物料流程化管理模式，確保物流、資金流、信息流暢通，不斷提高企業管理水平。

（4）職責分明原則

明確各崗位職責、權限，落實崗位責任制，并嚴格績效考核，促進管理提高。

（5）信息共享原則

實現物流管理網絡化，達到采購和物料信息共享，縮短管理中運行速度，提高管理效率。

三、四項管理創新

（1）采購管理創新

①建立統一集中采購

改分散采購為統一集中采購，降低成本；明確管理職能，確保采購管理工作規范化；健全規章制度，確保集中采購管理工作實施；同時公司將生產相關的材料采購和其他采購分別管理，其他采購按照業務狀態分為八大類：一是與生產相關類，如生產設備、測試設備、備品備件等；二是銷售相關類，如展會、廣告、印刷品等；三是運輸倉儲類；四是基礎供給類，如廠房維護、能源及設施等；五是職工相關類，如培訓、醫保等；六是專業服務類，如咨詢、保險、專利等；七是自動化及通訊類，如硬件、軟件、辦公設備等；八是旅游招待類，如票務、出租、住宿、餐飲等；統一集中采購。

②建立采購預算制度

2002年公司建立了采購預算制度，變過去采購用了算為算了用。采購預算不僅合理確定經濟采購批量和最佳庫存量，從總量上降低了采購成本，減少了企業資金占有率，增強了企業經濟運行質量，提高了經濟效益，而且，預測了采購價格預測體系。目前公司采購預算準確率已超過85%。

③建立價格管理體系

公司每年制定預算時，采購價格的制定需經相關領導和公司領導批準后生效。對重點材料的價格，建立價格評價體系，由公司有關部門組成價格評價組決定。采購價格高于采購清單價格，或未列入清單的物料價格高于原采購價格，需經有關部門領導和公司領導批準后生效。

（2）供應商管理創新

①建立供應商基礎庫

公司根據發展戰略和產品研發的進程，按供應商的重要度和供應市場的風險度，將供應商定位為4類：一是戰略型，成為戰略合作伙伴，建長期合同；二是瓶頸型，及時傳遞企業發展愿景，建中長期合同；三是力量型，采取多家供應策略，關注成本、績效；四是常規型，采取流程化集中采購。目前，公司已有300多家常規型供應商，其中長期合作的有100多家。

②建立供應商合作關系

公司與供應商通過公司網站和高層互訪，建立了協調溝通機制，采購招投標機制，關鍵材料寄售等，與關鍵供應商建立戰略伙伴合作關系，加強了與供應商溝通與合作，實施供應鏈管理。

③建立供應商評估體系

評定供應商的標準，主要有4個指標：一是質量績效，最高分35分。包括供方質量體系，出廠檢驗標準，是否免檢，進貨質量控制，抽檢產品缺陷等考核；二是物料管理績效，最高分25分。包括交貨完成率，準確率，懲罰性措施；三是價格績效，最高分25分。包括供應商透明報價，成本的合理性，付款上的靈活性，是否愿降低成本組成；四是服務績效，最高分15分。包括反饋響應速度，解決問題重視程度，質量改善合作態度、行動，完整、精確的發票等；供應商績效評估平均分為75分以上為綠色；60～75分之間為黃色；60分以下為紅色；綠色表示供應商績效良好，在合作中優先考慮并逐步增加配額；黃色績效可以接受，但需進一步改進；對于連續兩季為紅色的供應商，將采取措施，進行供應商的優化淘汰。

（3）庫存管理創新

①建立庫存績效指標

庫存管理有三個績效指標：一是庫存天數，為庫存物料金額相對于年度銷售出庫金額的天數比；二是庫齡，為庫存物料在倉庫停留的天數；三是超期呆滯物料庫存水平，以確保庫存物料的有效性。

②建立庫存分級管理

按物料的大類品種、采購難度和金額采取ABC分級管理：一是A類特別重要物品，品種占10%左右，占用金額70%左右，實行進貨勤、發貨快；二是B類一般重要的物品，品種占20%左右，占用金額20%左右，采用定量訂貨方式為主，定期訂貨為輔的方式，并可按經濟訂貨批量進行訂貨；三是C類不重要的庫存，品種占70%左右，占用金額達10%左右，采用較大的訂貨批量或經濟訂貨批量進行訂貨。

③建立安全庫存制度

為提高企業響應市場速度而設置的安全庫存，由歷史上市場需求波動量，以及企業愿承擔的缺貨損失來確定。一般多品種、小批量、特殊產品不設安全庫存量。

（4）倉儲管理創新

①建立倉儲績效指標

倉儲管理績效有2 個指標：一是盤點無誤率，為盤點準確的物料項目數占盤點總項目數的比例；二是倉儲管理效率，為周期內進出物料金額與倉儲管理人員的比例。

②建立倉儲管理制度

主要建立4個倉庫管理制度：一是物料的收、發、存制度，包括日常物料出庫，必須要先進先出，做到帳、卡、物一致；二是物料盤點制度，包括定期滾動盤點、定期抽樣盤點、盤贏盤虧處理等；三是倉儲安全制度，包括防火、防災、突發事故措施等；四是庫存信息管理制度，包括庫存信息記錄、月報、呆滯品處理等。

四、三項內控創新

（1）物料管理創新

①建立物料計劃管理

物料計劃管理是物料管理控制的重要組成部分，能有效縮短交貨期，是提高交貨準確率的關鍵。物料計劃管理有四方面組成：一是明確管理職責，物料部門計劃人員應對生產組織、計劃、控制等負責，企業應建立對物料管理整體負責的職能部門；二是落實績效指標，交貨期為客戶定單之日到發貨之日的時間；交貨可靠度，為定單細項按時按量交貨與定單總項目之比；生產線利用率，為實際生產數量與產能之比；預測可靠率，為銷售預測與實際訂單相比的正確率；三是制定工作內容，年度物料、生產年度、物料需求等計劃；四是做好計劃實施，就是做好物料計劃和控制的兩種基本方式，物料需求計劃制，即批生產系統和準時生產制，即重復生產動作系統。

②建立物料管理控制

物料管理控制從四方面著手：一是以銷售訂單為依據制定生產計劃，并平衡庫存水平；二是以生產計劃為依據制定物料需求計劃，組織訂貨，并綜合平衡庫存；三是嚴格按ABC分類法準確控制庫存，并達到安全存量；同時，合理控制產品庫存，成品按時及時放送客戶，以降低庫存占有成本；四是做好呆滯、廢料的防治與處理。

（2）權限管理創新

①建立物料總控機制

公司健全了各項規章制度和流程，建立了物料總控機制，包括申請制度、授權人的批準權限、價格審批制度；并制定了采購申請、簽訂采購合同、訂貨、收貨、入賬等工作流程，實現了生產經營標準化的物料管理體系。

②建立分權制約制度

公司制定了各級權限管理制度，進行職務分離，不同部門、不同崗位、不同人員根據各自負責不同授權，開展工作，并相互制約。如采購，建立采購與付款不相容崗位相互分離、制約、監督責任制，請購審批控制、采購與驗收控制、付款控制、監督與檢查。

（3）信息管理創新

①建立物流管理網絡

公司建立了物料管理SAP系統，實現了物流、資金流信息化管理，大大提高了企業綜合競爭力。

②建立權限管理規程

由于公司實現了信息化管理，從銷售、計劃、采購、制造、庫存、控制等全方位集成了物料所有信息，公司根據權限設置，高效實現了物流管理網絡化。

（作者系上海亞明照明有限公司）