背景調查在人員招聘中的作用

背景調查作為企業招聘考察的一種方式，越來越受到企業的重視。背景調查工作做得好與不好不僅關系到企業是否能招聘到合適的人才，而且能幫助企業屏蔽用人風險，減少企業損失，提升人力資源部的戰略性管理職能。文章針對背景調查對企業招聘中存在的問題，提出具有可操作性的對策，進而改善企業人員的篩選機制，提高企業的核心競爭力，對企業的發展起到積極的推動作用。

一、背景調查簡介

背景調查又稱為參考調查，是指通過各種正常的、合法的、合理的方法和渠道，對應聘者以往的教育狀況、工作經歷、工作業績、職業操守等進行核實的行為，以獲得應聘者背景資料的相關信息，并對獲得的信息與應聘者所提供的應聘信息進行對比，來核實其真實性的一種調查方法。在美國財富500強中，92%的企業都擁有一套標準的員工背景調查程序，歐洲和加拿大的名企亦是如此。在英國，自金融危機后，求職申請中存在虛假信息的求職者數量逐年增加。（1）國際上知名的背景調查機構FirstAdvantage（FADV） 提供的一項調查顯示，在中國的求職者中，有10%左右的職位申請人的實際情況，與其提供的簡歷信息存在“出入”。（2）而在這10%的人當中，有99%都是在工作經歷或者教育經歷方面做了手腳。因此，背景調查越來越成為企業人力資源管理者對員工聘用的參考依據，為人才決策提供強有力的證據材料。

二、企業應建立員工背景調查的規范流程

企業員工背景調查的目的和重要性，對于企業人力資源管理者來說必須要有清醒的認識，它涉及到企業法律和經濟方面的利益，對于員工未來在企業中作用的發揮也起著重要的作用。由于現代企業人員流動的必然性，對于員工背景的調查就會是一項必要和經常性的工作。因此，企業應該根據自身特點，從員工調查的目的，調查方式，調查的成本，調查的流程等方面建立一套規范流程。從而既可以避免由此帶來的法律風險，也可以真正發揮員工背景調查的作用。

三、背景調查中經常暴露的問題

筆者對多年來積累的背景調查數據進行粗略統計后發現，那些被淘汰的應聘者的背景調查結果主要存在以下問題：

一是學歷造假。應聘者為迎合錄用單位的錄用條件，拔高自己的學歷。

二是工作時間不準確。有的把長時間失業延續到之前的工作經歷中；有的把幾個月說成一年或幾年，等等。

三是工作職務不實。有的把區域主管的職位描述成區域經理，專員、主管的職位寫成部門經理。

四是工作業績多浮夸。應聘者夸大自己在項目或部門中的作用，把別人的業績攬到自己身上，或把本來在一個項目中擔當的小角色夸大為項目負責人。

五是職業操守有問題。比如故意隱瞞在原單位的違紀違規行為；明明還在職的說成已離職，已離職的說成還在職；離職時未進行正常工作交接等。

六是有無犯罪記錄。

案例：筆者所在的公司主要從事手機銷售，在手機銷售市場競爭日趨激烈的情況下，招到能力強的業務骨干對提升業績尤其重要，在一次銷售總監的招聘過程中，面試的前期比較順利，很快與應聘者達成了聘用意向。但當我準備在正式錄用之前需要他簽署相關背景調查授權時，應聘者表現出了不安，并拒絕簽署相關協議。事后了解到的情況是，他的學歷證明有虛構的地方。

類似案例在我們身邊經常會發生，由于企業缺乏對新聘人員真實背景的了解，給企業造成了不可預見的損失，筆者多年從事人力資源工作，在人員招聘中，最后一道環節背景調查，愈來愈顯得重要，如果加強了背景調查，或許可以避免類似事情的重復出現。

四、如何開展背景調查

員工背景調查的內容主要包括身份識別、犯罪記錄、教育背景、工作經歷、個人資信和資質調查等。在同一個企業中，對不同崗位所進行的背景調查的范圍和深度是不一樣的。企業可以根據不同的職位設計不同類別的背景調查表，責任越大的職位，則越需要進行準確、詳細的調查。如涉及財物等職位，則需進行信用記錄和犯罪記錄的調查。

首先，調查前要選擇可靠的調查渠道，比如對于工作起止時間等客觀信息，可查閱應聘者勞動手冊，另外，人力資源部是調查這些信息的可靠渠道。

其次，確保接收調查的人的身份是可靠的。如何認定我們所接觸的人真的是候選人前主管或者人力資源部門呢？總機和企業郵箱是關鍵。因為一個公司的總機是公開的、可以信賴的、相對來說是不會變的；企業郵箱也是這樣，所以如果一個人是我們通過總機或者是公司郵箱聯系上的，那么這個人的身份應該是可以信賴的。

再次，確保接受調查的人提供可靠的信息。即使我們選擇了可靠的渠道，確定了該渠道中某個人的身份，那么如何確保他/她所說的話是相對客觀公正的呢？因為人都是感情動物，在評價一個人的時候難免有主觀色彩，我們只能盡量控制這種主觀的程度，而無法完全消除。要做到這一點，我們需盡量弄清楚并記錄接受調查的人的姓名（至少是姓）、辦公室電話以及職位，如果一個人被別人知道了自己的姓名、性別、職位和辦公室電話，那么自然而然就不太可能會說謊。另外，如果是通過郵件、信件、傳真聯系此人，應妥善保留這些書面證據。

最后，一旦出現虛假的情況，人力資源部門應該高度重視，除了要求應聘者書面證明外，還要進行各種特殊情況的排除。

五、背景調查的方式

一般情況下，采用的調查方式越多，可信度越高，應該根據招聘工作的實際需要來確定背景調查的主要方法，靈活、巧妙采用多種方法相結合的方式，使得背景調查得以有效地開展。

1、電話調查。電話調查是背景調查最常用的一種方法。進行電話調查前，一定要設計好問卷調查表，根據問卷的綱要逐一詢問、核對，同時記錄被訪者的問答。調查者要注意打電話的技巧，盡量取得被訪者的理解與支持，以便告知客觀、真實的情況。

2、發函調查。商業信函調查有填寫調查問卷和證明人寫評論信兩種方式。這種方式系統性較強，然而最大的缺點是回收率低。

3、網絡調查。隨著經濟和信息化社會的發展，幾乎每個人的學習、工作、生活都離不開網絡。網絡調查也不失為是一種方便、快捷的調查方式。如對調查者的身份核實，可以通過全國公民身份證號碼查詢；教育背景核實則有全國高等教育學生信息網，就能查詢2001年以后的大專以上的畢業證書。還有最近十分流行的個人博客、微博等，都是開展網絡調查的途徑和手段。

4、面談調查。面談調查是可信度較高的背景調查方式。它可以深入挖掘被調查者的多重信息，做到最大限度地核查和證實其背景情況，但是要占用大量的時間和精力，包括設計訪談問卷、分赴證明人地點、記錄訪談信息等。

六、如何避免背景調查中的各種糾紛

背景調查內容難免會涉及求職者的個人隱私，而且，中國目前的法律沒有明確地對企業背景調查的權利和義務進行界定，因此，企業在背景調查前要做好兩手準備，一方面，要獲得應聘者的理解和支持，無論采取何種調查方式，事先都要征得應聘者的同意。另一方面，招聘單位可以在《應聘人員登記表》中注明此項，并親筆簽署聲明書。筆者所屬企業的《應聘人員登記表》中就包含了這樣的聲明書：“本人保證以上個人資料全部屬實，同意招聘單位對本人的工作經歷、所提供的學歷證書及其他相關事項的真實性進行調查，并愿在這些調查中予以合作。如上述資料或提供給貴公司的其他相關資料有欺騙和虛假內容，即使被公司錄用，我也愿意接受公司的開除處分，并愿意承擔一切法律后果”。

不同意做背景調查的，一般建議淘汰為好。對于仍然在職的應聘者的背景調查可以采取特殊的處理方式，向目前就職單位的前一家單位做調查。

值得一提的是，在員工招聘中非常有必要開展背景調查，但是也不能盲目崇信背景調查。除了背景調查，面試以及人才測評都是招聘選拔非常重要且不可缺少的工具，是幫助甄選人才的，他們都有其優點，也有其局限性。把背景調查納入企業招聘中，幾種方式方法綜合運用，可以最大限度地屏蔽企業招聘風險。因此，在背景調查過程中要保持嚴謹和客觀的態度，要做好背景調查結果的保密工作，同時，要妥善處理背景調查的負面結果，減少主觀因素的影響。例如，有的證明人為防止手下的業務骨干被挖走，故意地貶低被調查人的能力，以打消競爭對手的挖人意圖；也有的證明人可能與被調查人關系比較好，而夸大其能力或隱瞞一些重要的真實情況。由此，為避免主觀因素的影響，背景調查可以從多維度進行，比如向其原單位人力資源部門、應聘者上級主管、同事和客戶等進行調查。如果有負面反饋，要了解那些問題與現在招聘職位的關聯度，多渠道求證，不能輕易地下結論，要相信大部分員工都是誠實的，何況是過五關斬六將的候選人。但是一旦確定這些負面信息屬實則需采取相應措施，情況嚴重者要果斷拒絕聘用。

結論

無論企業大小，都面臨著人員招聘的壓力，招聘之難已成為人力資源同行的共識。筆者堅信，在當前人才市場不夠規范、員工職業化有待提高的情況下，背景調查作為招聘工作的一個重要環節，無論怎么重視都不為過。就像社會有法律、道德規范一樣，當所有用人單位都對應聘者做背景調查時，如同在全社會織就了一張嚴密的職業道德網，對提升職業道德水準及個人誠信都將起到難以估量的作用，也必將越來越受用人單位重視和采用。

（作者系中國郵電器材華東公司）