淺析會計電算化內(nèi)部控制

摘 要：作為會計與信息化結(jié)合的產(chǎn)物，會計電算化也是實現(xiàn)會計數(shù)據(jù)信息化的必要結(jié)果和途徑。會計電算化在社會經(jīng)濟中的運用越來越廣泛，作為內(nèi)部會計控制的特殊形式──電算化會計信息系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制，隨著IT技術特別是以Interent為代表的網(wǎng)絡技術的發(fā)展和應用，電算化會計信息系統(tǒng)進一步向深層次發(fā)展。這些變革為企事業(yè)單位帶來了機遇，會計電算化提高了工作的質(zhì)量和效率，同時也給內(nèi)部控制帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。建立和完善企業(yè)的內(nèi)部控制制度，才能充分發(fā)揮會計電算化的高效性及準確性，確保企業(yè)財產(chǎn)的安全，為企業(yè)經(jīng)營決策提供完整的信息，創(chuàng)造更高的效益，為了企業(yè)內(nèi)部控制制度在新的環(huán)境下不落后于形勢，建立一整套適合電算化會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度就顯得尤為重要。

關鍵字：會計電算化；內(nèi)部控制；內(nèi)部審計

一、電算化會計特征

1.信息系統(tǒng)的特征。電算化會計系統(tǒng)是指對會計數(shù)據(jù)的收集、存儲、處理與報告使用會計信息的管理信息系統(tǒng)，會計管理信息系統(tǒng)又是企業(yè)管理信息系統(tǒng)的一個重要子系統(tǒng)。

2.數(shù)據(jù)集中存放和管理采用先進的數(shù)據(jù)庫及數(shù)據(jù)倉庫技術，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)分類集中存放，既保證了數(shù)據(jù)的可靠性，又可從此完全取消各種會計明細分類賬和對賬操作，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

3.“人機對話”模式特征。會計電算化不僅具有核算的功能還具有管理和控制的功能，尤其是預測和輔助決策的功能必須在管理人員的控制下完成。因此，電算化會計系統(tǒng)是一個人機交互作用的“智能型”的管理信息系統(tǒng)。

二、電算化會計系統(tǒng)內(nèi)部控制的必要性

電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制可以劃分為兩大類：一般控制和應用控制。它們都能用來預防、發(fā)現(xiàn)、糾正系統(tǒng)所發(fā)生的錯誤、舞弊和故障，使系統(tǒng)能正常運行。與手工會計系統(tǒng)相比，電算化會計系統(tǒng)也是計算機應用于會計信息系統(tǒng)所產(chǎn)生的特殊控制。在會計電算化信息系統(tǒng)中引入會計內(nèi)部控制的意義在于保證會計信息的真實性和正確性，防范企業(yè)的經(jīng)營風險，應對經(jīng)濟全球化條件下來自國外的挑戰(zhàn)，適應互聯(lián)網(wǎng)時代發(fā)展趨勢以及強化審計工作的需要。

三、會計電算化對企業(yè)內(nèi)部控制制度的影響

1.內(nèi)部控制的形式發(fā)生了變化。

與傳統(tǒng)的手工賬務系統(tǒng)相比，電算化條件下會計信息處理方式和流程發(fā)生了變化，使會計工作機制發(fā)生了質(zhì)的變化，內(nèi)部控制由原先的單一人工控制轉(zhuǎn)變?yōu)槿斯た刂坪统绦蚧刂葡嘟Y(jié)合。

傳統(tǒng)手工賬工作流程：

會計電算化工作流程：

手工會計系統(tǒng)中，內(nèi)部控制的方式主要是人員的內(nèi)部牽制制度。企業(yè)的會計部門常按經(jīng)濟業(yè)務的性質(zhì)分為不同的職能中心或不同的工作崗位。在這一組織方式下，不同崗位的人員各司其職，彼此構(gòu)成一個內(nèi)部牽制網(wǎng)，十分嚴密，因而很少出現(xiàn)錯漏或舞弊的行為。而一旦出現(xiàn)問題，也可通過核查不同的責任者追究責任。這種職能的分割與人員的分工便形成了行之有效的手工會計的內(nèi)部組織控制。會計電算化后，經(jīng)濟業(yè)務的記錄和加工，手工會計的記賬、算賬、報賬全部由電子計算機自動完成，會計賬務的集中化處理，使會計部門傳統(tǒng)的內(nèi)部控制措施如編制科目匯總表、憑證匯總表，試算平衡的檢查，總賬、明細賬的核對等自然而然地消失了，使得傳統(tǒng)的形式發(fā)生了很大的變化。

2.內(nèi)部控制的對象和范圍發(fā)生變化。

由對人的控制為主轉(zhuǎn)變?yōu)閷θ?、機控制為主的會計系統(tǒng)。在手工方式下，企業(yè)的經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生均記錄于紙張之上，會計信息以賬、證、表等形式存儲在不同的紙張上，并按會計數(shù)據(jù)處理的不同過程分為原始憑證、記賬憑證，增、刪、修改會計憑證或會計賬冊都可以從各自筆跡和印章上分清責任，很難不漏痕跡的加以修改或偽造。會計電算化后，會計憑證轉(zhuǎn)變?yōu)橐晕募?、記錄形式儲存在電腦中，使會計核算無紙化，很容易不留痕跡地篡改和偽造，從而給內(nèi)部控制帶來新的挑戰(zhàn)。由于計算機具有高速、穩(wěn)定的特點，有很強的邏輯判斷和邏輯分析能力，加上電算化會計系統(tǒng)建立與運行的復雜性，在實現(xiàn)會計電算化后，內(nèi)部控制的范圍相應擴大。其中包括一些手工系統(tǒng)中不曾有的控制內(nèi)容，如對系統(tǒng)開發(fā)過程的控制、系統(tǒng)權(quán)限的控制、網(wǎng)絡系統(tǒng)安全的控制、數(shù)據(jù)編碼的控制以及對調(diào)用和修改程序的控制等。

3.內(nèi)部控制的重點有所轉(zhuǎn)移。

控制方式由手工控制轉(zhuǎn)為手工控制和程序化控制相結(jié)合。在會計電算化系統(tǒng)中，原有的手工控制手段有些保留，但需要增設一些包含于計算機程序中的程序控制。實現(xiàn)會計電算化后，內(nèi)部控制的重點轉(zhuǎn)移到對原始數(shù)據(jù)輸入計算機的控制、會計信息的輸出控制、人機交互處理的控制、計算機系統(tǒng)之間連接的控制等幾個方面，尤其是原始數(shù)據(jù)的輸入方面。電算化系統(tǒng)建立與運行的復雜性，要求內(nèi)部控制的范圍相應擴大，其中包括一些手工系統(tǒng)中沒有的控制內(nèi)容。如對系統(tǒng)開發(fā)過程的控制、數(shù)據(jù)編碼的控制以及對調(diào)用和修改程序的控制等，因而加大了內(nèi)部會計控制的難度。企業(yè)原有的內(nèi)部控制制度已不能適應電算化會計系統(tǒng)的要求，因此進一步完善企業(yè)內(nèi)部控制制度已刻不容緩。

4.伴隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡技術的發(fā)展，也要求加強內(nèi)部控制的完善和發(fā)展。

網(wǎng)絡技術的應用給會計電算化系統(tǒng)帶來了極其深遠的影響。市面上目前應用的財務軟件，其網(wǎng)絡功能主要包括：遠程報賬、遠程報表、遠程審計、網(wǎng)上報稅、網(wǎng)上采購、網(wǎng)上銷售、網(wǎng)上支付等。建立在英特網(wǎng)（Internet）或企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)（Intranet）基礎之上的信息系統(tǒng)是一個開放系統(tǒng)，開放性為電子商務的便利提供了條件，也為不法分子竊取企業(yè)機密信息、病毒的傳播與黑客的攻擊提供了可乘之機，這一系列問題的解決離不開會計電算化內(nèi)部控制制度的完善和發(fā)展。

四、會計電算化存在的問題

1.會組織管理控制不嚴帶來的問題。

操作權(quán)限控制是一種基本的內(nèi)控手段，在電算化環(huán)境下，會計業(yè)務處理大部分由計算機操作，人為控制相對減少，削弱了會計審核功能。有些單位各崗位操作權(quán)限制度落實不到位，操作員可以以不同身份進入系統(tǒng)，使分工控制名存實亡。實現(xiàn)會計電算化后，大部分處理由計算機完成，電算化功能的高度集中導致了職責的集中，使得某些人員既可以從事數(shù)據(jù)的輸入，又可以負責數(shù)據(jù)的輸出和報送，從而加大了出現(xiàn)錯誤和舞弊的風險。此外，一些計算機操作人員對整個系統(tǒng)及控制措施比較了解，系統(tǒng)內(nèi)部人員彼此也相互熟悉，往往不能嚴格執(zhí)行一些安全保密措施，使得利用計算機進行貪污、舞弊、詐騙等犯罪活動也日益猖獗。

2.數(shù)據(jù)處理方式變化帶來的問題。

一旦輸入操作不當，將會引發(fā)明細賬、總賬乃至會計報表等一系列錯誤，造成輸出信息的失真。財務上的數(shù)據(jù)，是企業(yè)的絕對秘密，在很大程度上關系著企業(yè)的自下而上與發(fā)展，責任高度集中于電算化軟件系統(tǒng)，企業(yè)面臨巨大的系統(tǒng)風險問題，一旦系統(tǒng)數(shù)據(jù)被非法修改、拷貝或是系統(tǒng)程序控制失效，就會影響系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性和安全性，嚴重的可能會導致系統(tǒng)的崩潰，給企業(yè)造成不可估量的損失。此外，會計數(shù)據(jù)基本上是以一種開放式的關系數(shù)據(jù)庫格式保存（如FOXPRO、ACCES等）。只要懂得這種數(shù)據(jù)庫操作，就很方便進入賬套數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，從而進行非法篡改。在電算化會計下，權(quán)限分工的主要表現(xiàn)是口令的授權(quán)?？诹畈幌褙攧沼≌履菢佑蓪Ｈ吮９?，而是存放于計算機系統(tǒng)內(nèi)部，一旦口令被竊取，便會帶來巨大隱患，比如會計人員被收買，竊取口令后非法核銷客戶的應收款或其他資料；銷售人員竊取口令竊得客戶信息轉(zhuǎn)賣給其他公司等。

3.財務軟件缺乏兼容性，系統(tǒng)內(nèi)部銜接性差。

目前，我國通過評審的財務軟件較多，它們都是自行開發(fā)的操作平臺和支持的軟件，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不同、編程風格各異，各軟件公司為技術保密，相互沒有交流和溝通，沒有業(yè)界的協(xié)議，自然也就沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，很難在不同系統(tǒng)上實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。例如，有的財務軟件有反結(jié)賬操作；有的財務軟件對機內(nèi)已作廢的記賬憑證不保留痕跡；有的財務軟件要求年終結(jié)賬前要強制性備份等。在內(nèi)部控制上作法不一致，這些功能上的差異，導致內(nèi)部控制缺乏共性，致使內(nèi)部控制難度大。

4.企業(yè)對系統(tǒng)日常維護能力差。

由于會計電算化涉及會計和計算機兩種專業(yè)知識，對會計人員提出了較高要求，而會計人員大多只具備會計專業(yè)知識，實際操作能力難以適應電算化環(huán)境下對內(nèi)控的要求，給實施內(nèi)控制度帶來困難。在我國，各級政府會計主管部門、社會辦學機構(gòu)對財會人員進行了大量的電算化培訓，但這些都是初級知識，僅僅是最一般的電算化操作技術。財會人員上崗后，只能進行一般的電算化操作，很難適應日常維護、電算化管理、電算化組織與實施等高層次的電算化工作，會計人員電算化水平急待進一步提高，電算化中級人才培養(yǎng)迫在眉睫。

五、會計電算化內(nèi)部控制制度建設

1.營造一個完善的內(nèi)部會計控制環(huán)境。

這是整個內(nèi)部控制系統(tǒng)的基石。具體來講，就是要盡快真正建立現(xiàn)代企業(yè)制度，實現(xiàn)產(chǎn)權(quán)明晰、權(quán)責清楚、管理科學、政企分開，從產(chǎn)權(quán)制度上保證內(nèi)部控制制度的有效實施，使所有者能有效行使職權(quán)，加強對全體管理者所實施的監(jiān)控；同時也使管理者能明確自己的職責權(quán)限，進一步強化對生產(chǎn)經(jīng)營管理過程的監(jiān)督與控制?？傊挥型ㄟ^產(chǎn)權(quán)制度改革，建立現(xiàn)代企業(yè)制度，企業(yè)才會有動力去實施內(nèi)部會計控制，內(nèi)部會計控制才能發(fā)揮出其應有的作用。

2.加強對系統(tǒng)開發(fā)者的控制，增強系統(tǒng)安全性，提高軟件智能化水平。

這項控制不是在企業(yè)內(nèi)部，而是體現(xiàn)在對軟件的要求之中。會計電算化系統(tǒng)的研制開發(fā)是一項系統(tǒng)工程，不僅涉及到諸多學科，如計算機學、會計學、系統(tǒng)工程學等，而且還涉及到其系統(tǒng)是否遵循當前的會計法規(guī)和財經(jīng)制度的有關規(guī)定。系統(tǒng)應符合包括《會計電算化管理辦法》、《會計電算化工作規(guī)范》、《會計核算軟件的具備功能規(guī)范》、《會計法》以及《內(nèi)部會計控制規(guī)范基本規(guī)范（試行）》等等相關的政策規(guī)定。系統(tǒng)開發(fā)者的控制是為了保證計算機系統(tǒng)的運行安全，避免由于外部環(huán)境因素導致系統(tǒng)運行錯誤的不安全隱患。財政部門在依據(jù)《會計電算化管理辦法》、《產(chǎn)品化會計核算軟件評審規(guī)則》、《會計核算軟件基本功能規(guī)范》等法規(guī)對商品化會計軟件進行評審時，在基本功能模塊符合規(guī)定的前提下，不能忽視對軟件內(nèi)部會計控制的檢查，應使會計軟件公司明確自己的責任，嚴格規(guī)范會計軟件產(chǎn)品的程序系統(tǒng)在數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出、傳輸和安全保護的控制功能。隨著網(wǎng)絡技術快速地發(fā)展，公司應加強網(wǎng)絡安全的控制，設置網(wǎng)絡安全性指標，包括訪問控制、身份識別、防火墻技術、對稱與非對稱加密技術、一次性口令、數(shù)字認證、數(shù)字簽名和網(wǎng)上支付技術等，并且針對公司的特定狀況，開發(fā)相應的技術來保護系統(tǒng)。同時，為了能夠根據(jù)會計資料，使用會計模型，運用會計方法對未來的生產(chǎn)、經(jīng)營活動的各種備選方案進行優(yōu)選，從而達到事前決策的目的，還應提高軟件的智能化水平。

3.加強會計電算化系統(tǒng)的組織控制，建立和完善會計電算化的管理制度。

在會計電算化系統(tǒng)中，建立有效的內(nèi)部會計控制，首先要有恰當?shù)慕M織控制。所謂組織控制，就是把系統(tǒng)中不相容的職責進行分離，即在系統(tǒng)中的各類人員之間進行分工，并用相應的管理規(guī)章與之配套。其目的在于通過設立一種相互稽核、相互監(jiān)督和相互制約的機制來保障會計信息真實、可靠，減少發(fā)生錯誤和舞弊的可能性。目前，由于我國各類企業(yè)規(guī)模、管理方式及發(fā)展方向不同，因而電算化系統(tǒng)的組織機構(gòu)設置也不同。組織機構(gòu)設置，必須貫徹業(yè)務審核與計算機操作相分離原則、輸入數(shù)據(jù)準備與計算機操作相分離原則、輸出文件處理與計算機操作相分離原則、程序編寫修改與計算機操作相分離原則和程序和數(shù)據(jù)文件的保管與計算機相分離原則。

管理制度是保證實現(xiàn)會計電算化安全、準確、可靠的先決條件。一是要確定各種人員的職責范圍及其考核辦法；二是要訂立內(nèi)部操作制度，制定口令密碼的使用和管理辦法，如機房、保衛(wèi)、數(shù)據(jù)資料安全等方面應遵循的制度；三是要加強數(shù)據(jù)管理制度，數(shù)據(jù)存貯和處理相隔離，規(guī)定輸入、輸出、存儲、查詢、使用數(shù)據(jù)應遵守的制度；四是要落實會計檔案管理制度；五是要做好系統(tǒng)維護管理制度，規(guī)定系統(tǒng)維護的申請、審批和應完成的任務。

4.充分發(fā)揮內(nèi)部審計的作用，不斷完善會計電算化內(nèi)部控制。

電算化內(nèi)部審計是內(nèi)部會計控制的一種特殊形式，在某種意義上說是對其他內(nèi)部控制的再控制。在會計電算化中，由于是“人機對話”模式的特殊形態(tài)，因而對內(nèi)部審計提出了更高、更嚴格的要求。內(nèi)部審計應包括以下幾個方面：（1）在系統(tǒng)運行的各個環(huán)節(jié)，都應有內(nèi)審人員參與，定期檢查和測試電算化會計系統(tǒng)的工作情況，參與制定和監(jiān)督執(zhí)行相關管理制度，建議修改或選擇會計軟件；（2）對會計資料定期進行審計，電算化會計賬務處理是否正確；（3）做好數(shù)據(jù)保存，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象；（4）審查電腦數(shù)據(jù)與書面資料的是否一致，如查看賬冊內(nèi)容，做到賬表相符，對不妥或錯誤的賬表處理應及時調(diào)整；（5）內(nèi)審人員要定期檢測電算化系統(tǒng)的工作情況，對內(nèi)部控制系統(tǒng)的健全性、適用性、可靠性進行評價和考核，看其是否能夠有效發(fā)揮控制作用，并針對其薄弱環(huán)節(jié)，提出改進意見，使之得以不斷完善。

5.加強復合型人才的培訓和從業(yè)人員的再教育。

拓寬渠道，培養(yǎng)人才，是提高會計電算化人才素質(zhì)的關鍵。要進一步改革人才教育培養(yǎng)的相關制度，多方面、多形式、多渠道培養(yǎng)會計電算化所需各個層次的人才。相關的大、專院校，要根據(jù)時代需要，及時調(diào)整專業(yè)設置和培養(yǎng)方向，把握人才市場需求的發(fā)展趨勢。為社會培養(yǎng)既懂計算機知識，又懂會計和企業(yè)經(jīng)營管理的復合型人才，重點掌握會計電算化應用軟、硬件的開發(fā)、改進、維護等問題。

隨著社會不斷的進步，科學技術不斷的發(fā)展。會計電算化后，從很大程度上改變了原手工會計下的內(nèi)部會計控制的方式和內(nèi)容。我們在高度重視會計電算化人才開發(fā)與培養(yǎng)的同時也要相應的提供大量的財力和物力，打造一支高素質(zhì)、高標準、高水平的會計電算化專業(yè)隊伍，為了建立比較完善、科學合理、具有可操作性的電算化會計信息系統(tǒng)環(huán)境下的內(nèi)部控制制度，要圍繞內(nèi)部會計控制目標，結(jié)合電算化內(nèi)部會計控制的特點，提出更高的控制要求，選擇新的更多的控制對象，采取更好的控制方式，堅持以人為本的原則，有效實施內(nèi)部控制，進一步完善會計電算化內(nèi)部控制體系。

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